HubSpot vs Teamleader: marketingmachine of werkplek voor offertes en facturen?

HubSpot vs Teamleader is voor een Belgische kmo zelden een strijd tussen twee gelijke pakketten. HubSpot is een Amerikaans CRM-platform dat begint bij marketing: formulieren, e-mails, landingspagina's en een gratis instap. Teamleader komt uit Gent en begint bij het werk na de verkoop: offertes, projecten, uren en facturen, met Peppol in elk pakket. Wie haalt de klant binnen, en wie stuurt de factuur? Die vraag beantwoord je eerst.

Hieronder lees je wat beide kosten voor 3, 8 en 15 gebruikers, waar de prijs per gebruiker je op het verkeerde been zet, hoe elk omgaat met de Belgische e-facturatie en wanneer je ze allebei houdt en koppelt. VBS verkoopt geen van beide en is van geen van beide partner. We bouwen wel koppelingen en CRM's op maat, en zien daardoor waar teams na een jaar tegenaan lopen.

Elk pakket heeft een ander vertrekpunt

HubSpot is gebouwd rond de klantreis voor de verkoop. Iemand leest je blog, vult een formulier in, krijgt een reeks mails en wordt een lead met een score. Je verkoper pakt die lead op in hetzelfde systeem. Dat maakt HubSpot sterk als je klanten online zoeken en je marketing automation wil zonder losse tools. De gratis versie is bruikbaar voor twee gebruikers; lees of HubSpot gratis is voor wat erin zit en waar het stopt.

Teamleader Focus is gebouwd rond een dienstenbedrijf. Een offerte in je eigen huisstijl wordt na de handtekening een project, je team registreert er uren op en de factuur volgt daaruit. In de pakketten staan geen nieuwsbrieven of marketingcampagnes; daarvoor koppel je een tool uit de Marketplace van Teamleader, die meer dan 230 integraties telt. Teamleader is in Gent geboren, telt meer dan 34.000 klanten en heeft kantoren in Gent en Amsterdam.

Kort gezegd: HubSpot is het sterkst voor de handtekening, Teamleader erna. Een webbureau dat leeft van inbound leads voelt zich thuis in HubSpot. Een installateur, adviesbureau of IT-dienstverlener die elke week offertes maakt en uren factureert, vindt in Teamleader zijn dag terug.

De rekensom van HubSpot vs Teamleader voor 3, 8 en 15 gebruikers

Op licenties alleen is HubSpot Starter voor een klein team het goedkoopst. Maar vergelijk wat je ervoor krijgt. Teamleader SMART bevat al tijdsregistratie, documenten in je eigen huisstijl, facturatie en het versturen van Peppol-facturen. Bij HubSpot Starter betaal je voor een verkoop-CRM met marketingtools; kijk na of je voor uren, projecten en je Belgische facturen nog een tweede pakket nodig hebt. Tel dat erbij voor je de twee kolommen naast elkaar legt.

Bij vijftien gebruikers kantelt het beeld volledig. HubSpot Starter kan dan niet meer, en Professional kost drie keer zoveel als Teamleader FLOW, nog zonder onboarding. Groeit je team, dan speelt de korting van Teamleader vanaf de zesde gebruiker steeds zwaarder mee. Alle details per pakket staan in onze gidsen over de Teamleader kosten en de HubSpot kosten.

Waar de prijs per gebruiker je op het verkeerde been zet

• Teamleader rekent minimum twee gebruikersWerk je alleen, dan betaal je voor twee: SMART kost je dan 50 euro per maand bij jaarbetaling. Teamleader noemt dat de tweede gebruiker gratis. Lichtere opties voor een heel klein team staan in CRM voor kleine bedrijven.
• HubSpot Starter stopt bij tien gebruikersDaarna ga je naar Professional, meer dan vier keer de seatprijs, plus een verplichte onboarding waarvan HubSpot het bedrag in je offerte zet.
• De actieprijs van 7 euro is tijdelijkHet is een korting van 65 procent voor nieuwe klanten. Reken voor de lange termijn met 20 euro per seat.
• Per kwartaal betalen kost meerBij Teamleader wordt SMART dan 30, GROW 39 en FLOW 49,50 euro per gebruiker. Ook bij HubSpot is maandelijks betalen duurder dan per jaar.
• Boosters staan niet in de prijs per gebruikerProjectmanagement en Planning kosten bij Teamleader elk 35 euro per maand per account, Werkbonnen 20 en een Centrale inbox 50.
• AI telt in creditsWie veel met AI werkt, koopt bij Teamleader Focus AI Pro bij, vanaf 20 euro per maand voor 2.000 credits.

Wil je je eigen getallen invullen, met de software die je al betaalt en de uren die je team erin steekt? Gebruik dan de rekentool voor softwarekosten.

Peppol en de Belgische factuur

Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen, in de praktijk via Peppol. Dat maakt de factuur een harde eis voor je CRM. Lees de gids over e-facturatie in België voor de regels, en of Peppol ook voor kleine ondernemingen verplicht is.

Teamleader verstuurt Peppol-facturen in elk pakket. Ontvangen zit vanaf GROW, samen met automatische betalingsherinneringen en abonnementen. Voor een Belgisch dienstenbedrijf is dat de kortste weg: offerte, project, factuur en Peppol in een systeem.

HubSpot kan e-facturen via Peppol versturen, maar als Beta en met voorwaarden. Je bedrijf zit in België of Duitsland, je hebt een gekoppeld Stripe-account, een btw-nummer en een Super Admin die het aanzet. Je koper zit ook in België of Duitsland en heeft een btw-nummer op zijn bedrijfsfiche. Een verstuurde Peppol-factuur kan je daarna niet meer bewerken of annuleren. Over ontvangen zegt HubSpot niets; dat regel je dan via je boekhoudpakket. Twijfel je welk pakket wat doet, lees dan welke software je voor Peppol nodig hebt.

HubSpot en Teamleader samen laten draaien

Veel teams hoeven niet te kiezen. HubSpot draagt de marketing en de eerste opvolging, Teamleader neemt over zodra een deal gewonnen is. Dan moeten bedrijven, contacten en de gewonnen deal van het ene naar het andere systeem, en komen de factuurstatus en de betaling liefst terug.

Drie manieren, van licht naar zwaar:

Begin bij de lichtste rij en schuif pas op als die je proces niet dekt. Meer over hoe zo'n API-koppeling werkt, lees je in de uitleg.

Welke weg je kiest: beslis per veld wie de baas is. Een telefoonnummer dat in beide systemen gewijzigd kan worden, wordt anders een dubbel contact. Spreek af dat HubSpot de bron is voor contactgegevens en toestemming voor mails, en Teamleader voor offertes, facturen en betalingen.

Een CRM op maat als geen pakket je proces dekt

Soms past geen van beide. Je hebt een planning van chauffeurs, keuringen per toestel of een klantportaal waar je klanten zelf documenten opladen. Dan betaal je voor een pakket en werk je ernaast in Excel. Een CRM op maat heeft geen prijs per gebruiker, volgt je eigen stappen en blijft van jou. Weeg het af in bouwen of kopen, en lees wat een SaaS-abonnement over vijf jaar kost tegenover een eenmalige bouw.

Wat we eerder bouwden: voor DaTrans draait een platform dat 31 gebruikers dagelijks gebruiken, met releases in 2 tot 6 seconden en altijd een weg terug. Voor Business Centrum bouwden we een platform dat hun Excel vervangt, met 2FA per gebruiker en een dagelijkse back-up, lokaal getest op hun echte bestand met 309 werkgevers.