Een koeriersbedrijf starten in België

Wie in België een koeriersbedrijf wil starten, stuit snel op een misverstand. Veel starters denken dat een bestelwagen onder 3,5 ton vrij is van elke vergunning. Dat klopt niet. De Belgische grens ligt bij het nuttig laadvermogen, dus bij wat je wagen mag laden, en die grens is 500 kilo. Een gewone bestelwagen zit daar bijna altijd boven.

Deze gids zet op een rij wat je nodig hebt, wat het kost en wat je bijhoudt. Hij gaat uit van vervoer voor rekening van derden: je brengt goederen van klanten rond tegen betaling. Vervoer je alleen je eigen spullen, bijvoorbeeld als winkel die zelf levert, dan valt dat onder andere regels.

Bakfiets, bestelwagen of vrachtwagen: welke regels voor jou gelden

Je voertuig bepaalt welke papieren je nodig hebt. Begin dus met de vraag wat je gaat vervoeren en hoe ver. Documenten en kleine pakjes in een stad passen op een cargofiets. Meubels, pallets of grote zendingen vragen een bestelwagen. Ritten naar Nederland, Frankrijk of Duitsland voegen nog een laag regels toe.

Een paar soorten vervoer vallen helemaal buiten de regeling, ongeacht het gewicht. Denk aan het vervoer van defecte voertuigen, postvervoer in opdracht van de overheid en het vervoer van geneesmiddelen en medisch materiaal voor eerste hulp. Voor de meeste koeriers is dat niet van toepassing.

De vier voorwaarden van de FOD Mobiliteit

Een vervoervergunning krijg je pas als je onderneming aan vier voorwaarden voldoet. De FOD Mobiliteit en Vervoer toetst ze bij de aanvraag en blijft ze opvolgen zolang je rijdt.

1. Vestiging. Je onderneming heeft een daadwerkelijke vestiging in België, met een zetel waar je papieren en je vergunning liggen.
2. Vakbekwaamheid. Minstens een persoon die de vervoersactiviteit permanent en echt leidt, heeft een getuigschrift van vakbekwaamheid. Die persoon heet de vervoersmanager.
3. Betrouwbaarheid. De onderneming, haar dagelijks bestuur en de vervoersmanager hebben geen beroepsverbod, geen zware veroordelingen en geen ernstige inbreuken op de vervoerswetgeving. Dat toon je aan met een uittreksel uit het strafregister en een uittreksel uit het elektronisch register van wegvervoerondernemingen.
4. Financiële draagkracht. Je stelt een borgtocht per motorvoertuig, zie verder.

Een vroegere Vlaamse drempel speelt niet meer mee: het attest basiskennis bedrijfsbeheer is in Vlaanderen sinds 2018 afgeschaft. Je hoeft dus geen apart diploma bedrijfsbeheer voor te leggen.

Het getuigschrift van vakbekwaamheid halen

Het getuigschrift is voor veel starters de langste stap. De FOD Mobiliteit en Vervoer reikt het uit aan wie slaagt voor een examen, en het ITLB organiseert dat examen in de praktijk. Het ITLB biedt ook de opleiding aan die je erop voorbereidt. Sommige diploma's geven vrijstelling voor een deel van de stof; de infobrochure van het ITLB toont welke.

Het getuigschrift dat vandaag wordt uitgereikt, geldt voor nationaal en internationaal vervoer. Wie het heeft, kan dus een communautaire vergunning aanvragen. Heb je zelf geen tijd voor de opleiding, dan kan een andere persoon in je bedrijf de rol van vervoersmanager opnemen, zolang die de vervoersactiviteit echt leidt en niet alleen op papier.

De borgtocht: wat 9.000 euro concreet betekent

De financiële draagkracht bewijs je met een borgtocht. Die bedraagt 9.000 euro voor het eerste motorvoertuig en 5.000 euro voor elk bijkomend. Start je met twee bestelwagens, dan stel je dus 14.000 euro borg. Aanhangwagens en opleggers tellen niet mee; alleen voertuigen met een motor krijgen een kopie van de vergunning.

Je hoeft dat bedrag niet cash op tafel te leggen. Een bank, een verzekeraar of een vennootschap van gezamenlijke borgstelling kan zich borg stellen. Je betaalt hun dan een jaarlijkse vergoeding. Je kan ook geld in deposito geven bij de Deposito- en Consignatiekas. Vraag bij twee of drie partijen een prijs, want de kost van zo'n borg verschilt sterk.

Nationale of communautaire vergunning

Zodra je aan de vier voorwaarden voldoet, krijg je een vervoervergunning. Het origineel bewaar je op de zetel van je onderneming. In elk motorvoertuig dat tegen betaling goederen vervoert, moet je een kopie kunnen tonen.

Een nationale vergunning laat je alleen in België rijden. Een communautaire vergunning opent de hele Europese Unie, Zwitserland, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein en het Verenigd Koninkrijk. Rij je af en toe binnenlandse ritten in een ander EU-land, dan heet dat cabotage. Dat mag alleen na een internationale rit en met maximaal drie ritten binnen zeven kalenderdagen. Binnen de Benelux gelden die grenzen niet voor Benelux-vervoerders.

Wat je vanaf de eerste levering bijhoudt

Een koerier leeft van bewijs. Een klant die belt omdat een pakje niet aankwam, wil weten wie het afleverde, waar en om hoe laat. Daarnaast vraagt de wet een paar vaste documenten.

Wie pakjes levert als dienst, kijkt ook naar de pakjeswet. Pakjesbezorgers melden zich bij het BIPT, en dat publiceert een lijst van wie die meldingsplicht naleeft. Check bij de start of jouw activiteit eronder valt, zeker als je voor webwinkels rijdt.

Een werkbon-app met foto en handtekening vervangt het papieren leverbriefje. Combineer je dat met planningssoftware voor transport, dan ziet je klant waar zijn zending is zonder te bellen. Hoe zo'n systeem heet en wat het doet, lees je bij het begrip TMS.

Je onderneming, je facturen en je wagens

Je schrijft je in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen via een erkend ondernemingsloket; dat kost 111,50 euro sinds 1 maart 2026. Een besloten vennootschap vraagt geen minimumkapitaal, maar je stelt wel een financieel plan op. Zet je ondernemingsnummer meteen op je site en op je facturen; de vraag moet je ondernemingsnummer op je website legt uit waarom.

Rij je voor andere bedrijven, dan factureer je via Peppol. De gids over e-facturatie in België zet uiteen wat er op zo'n factuur moet staan, en de Peppol-registratie toont hoe je een adres krijgt.

Voor je wagens geldt nog iets goeds nieuws. De verstrenging van de lage-emissiezones in Antwerpen en Gent is op 28 november 2025 ingetrokken, dus de huidige toegangsregels blijven. Hou keuring, verzekering en onderhoud per wagen bij in software voor vlootbeheer, zodat geen enkele bestelwagen met een verlopen document rijdt.

Een stappenplan voor je eerste maand

Zo ziet een haalbare start eruit voor wie met een of twee bestelwagens begint.

1. Week 1. Schrijf je onderneming in, open een zakelijke rekening en kies wie vervoersmanager wordt.
2. Week 2. Schrijf je in voor de opleiding of het examen vakbekwaamheid en vraag offertes voor de borgtocht.
3. Week 3. Dien je vergunningsaanvraag in bij de FOD Mobiliteit en Vervoer, met strafregister en bewijs van borgtocht.
4. Week 4. Zet je site en je Google-profiel online, maak een prijslijst per zone en bel lokale winkels, labo's en advocatenkantoren.

Het examen vakbekwaamheid ligt niet elke week vast. Wie nog moet slagen, kan in de eerste maanden starten met een cargofiets of een kleine wagen onder 500 kilo nuttig laadvermogen, en zo al klanten opbouwen.

Je prijs per rit berekenen

Een koeriersrit lijkt eenvoudig te prijzen, tot je alle kosten optelt: brandstof of laadstroom, verzekering, de borg, je eigen uren en de lege kilometers terug. Reken eerst uit hoeveel ritten je per maand moet doen om break-even te draaien met de break-even calculator. Zet daarna met de margecalculator je prijs per zone of per kilometer op een niveau dat ook winst laat.

Werk je met vaste klanten, dan kan je hen een maandfactuur sturen in plaats van per rit te rekenen. Dat scheelt administratie aan beide kanten en geeft je een voorspelbare omzet.

Hoe je eerste klanten je vinden

Lokale bedrijven zoeken een koerier wanneer er iets dringend weg moet. Ze typen 'koerier' plus hun stad en bellen wie bovenaan staat met goede reviews. Een volledig Google Bedrijfsprofiel en een site die elke stad noemt waarin je rijdt, helpen daarbij. De tips voor lokale SEO tonen hoe je per regio gevonden wordt.

Een eigen website start bij VBS vanaf 1.500 euro, met een formulier waar een klant een ophaling aanvraagt. Hoe we zoiets opbouwen, zie je bij een website laten maken. Groeit je dienst naar tien wagens of meer, dan loont het om planning, leverbewijzen en facturatie in een eigen systeem te steken; daarvoor bestaat transport-software op maat. Hoe AI de routeplanning en de klantvragen kan versnellen, lees je bij AI in de transportsector.

Subsidies in 2026: verwacht er weinig van

Hoop je op steun voor je eerste bestelwagen, dan valt dat tegen. De kmo-portefeuille houdt op 1 januari 2027 op, en voor 2026 was het geld op 15 oktober al op. In Gent verdwenen de starterspremie en de handelspandsubsidie op 31 december 2025. Wat er in andere steden nog bestaat, mikt meestal op winkels in een winkelstraat. In de gids over de starterspremie zie je per stad wat er nog loopt.

Klaar om te rijden

Met de vergunning in de zetel, een kopie in elke wagen en een sluitend leverbewijs ben je klaar voor je eerste klant. De rest is snelheid: snel bevestigen, snel plannen, snel factureren. Op onze pagina voor koeriers zie je hoe een planbord, een app voor de chauffeur en automatische facturen in elkaar grijpen.