Software voor diëtisten die je trajecten telt

De consultatie zelf loopt meestal goed. De tijd verdwijnt ervoor en erna. De telefoon gaat terwijl je met een patiënt zit. Iemand vraagt per mail of het ziekenfonds iets terugbetaalt. Een patiënt komt voor een derde sessie in een traject dat er twee per jaar dekt, en dat merk je pas als het getuigschrift klaarligt. De huisarts wacht op een kort verslag. En wie in twee praktijken en een woonzorgcentrum werkt, zoekt elke ochtend in welke agenda de dag staat.

Een pakket voor het dossier hebben veel diëtisten al. Wat ontbreekt, is wat ernaast zit: de online agenda op je eigen site, de teller per traject, de berichten aan patiënten en het overzicht over meerdere locaties. Dat bouwen we, en waar je pakket het toelaat, koppelen we eraan in plaats van het te vervangen.

De trajecten van een diëtist hebben elk een eigen ritme. Een diabetes-voortraject of zorgtraject type 2 geeft twee sessies van dertig minuten per jaar op voorschrift. Een zorgtraject nierinsufficiëntie geeft er twee, drie of vier, afhankelijk van het stadium. Voor kinderen en jongeren van 2 tot 17 jaar bestaat een traject van tien sessies verspreid over twee jaar, op voorschrift van een arts. Een eigen app houdt per patiënt bij welk traject loopt, hoeveel sessies er gebruikt zijn en tot wanneer.

De teller doet drie dingen. Hij toont bij het boeken of de sessie nog binnen het traject valt. Hij waarschuwt als het voorschrift verloopt. En hij laat de patiënt vooraf weten wanneer een sessie niet terugbetaald wordt, met het tarief erbij. Dat laatste is meer dan beleefdheid: de wet op de patiëntenrechten vraagt dat je vooraf informeert over de financiële gevolgen.

Wat de teller niet doet, is beslissen of een patiënt recht heeft op een traject. Dat blijft bij de arts en het ziekenfonds. De software leest wat op het voorschrift staat en telt.

Veel diëtisten werken op meer dan een plek: een eigen praktijk, een zitdag in een groepspraktijk, uren in een woonzorgcentrum en consultaties via video. Elke plek heeft vaak haar eigen agenda. Een planbord zet ze naast elkaar, per diëtist en per dag. In een groepspraktijk met drie of vier diëtisten ziet iedereen wie waar zit, welke kamer vrij is en waar een patiënt naartoe kan als jouw dag vol zit.

Het bord bewaakt de regels die je zelf kiest. Een derde sessie in een traject van twee? Het bord markeert de afspraak en stelt voor om de patiënt vooraf te verwittigen. Een zitdag die overlapt met de uren in het woonzorgcentrum? Je ziet het een week op voorhand. Hoe zo'n bord voor een team werkt, zie je ook bij de kinesisten, waar zalen en huisbezoeken dezelfde puzzel geven.

Wie een diëtist zoekt, tikt diëtist en de gemeente in. Een praktijk met een eigen pagina per begeleiding, een Google-profiel met de juiste categorie en uren, en online afspreken in een vrij uur, wordt gevonden. Wat terugbetaald wordt, staat op de site als informatie vooraf, niet als reden om te komen. Hoe je dat profiel opzet, staat in Google Bedrijfsprofiel aanmaken; hoe we lokaal werken, bij lokale SEO.

Voor een diëtist geldt daarbij de kwaliteitswet. Praktijkinformatie moet waarheidsgetrouw en verifieerbaar zijn, mag niet aanzetten tot overbodige behandelingen en vermeldt je beroepstitel. Geen beloftes over kilo's, geen voor-en-na-foto's. Hoe een site daarbinnen toch afspraken brengt, lees je op website voor een diëtist.

De meeste mails aan een diëtist zijn dezelfde vijf vragen: wordt dit terugbetaald, kan het online, ik heb een voorschrift, kan mijn kind komen, ik moet verzetten. AI leest die berichten, legt ze in volgorde en stelt een antwoord voor met de link naar de juiste uitleg of twee vrije uren. Jij leest, past aan en verstuurt.

De AI geeft geen voedingsadvies en beslist niets over een behandeling. Gezondheidsgegevens zijn onder artikel 9 van de AVG een bijzondere categorie, dus een model dat zulke berichten leest, draait in de EU bij een leverancier met een verwerkersovereenkomst. Hoe dat in de praktijk werkt, staat in een eigen ChatGPT maken en is ChatGPT veilig voor bedrijven.

Een zelfstandige diëtist heeft geen planbord nodig. Een netwerk van twintig diëtisten in ziekenhuizen, woonzorgcentra en eigen praktijken heeft meer nodig dan een agenda. Dit zouden we per grootte bouwen naast je dossierpakket.

De grens schuift met je werk. Wie veel kindtrajecten begeleidt, heeft sneller een ouderlink nodig dan wie vooral volwassenen ziet.

Diëtetiek is een paramedisch beroep met een eigen erkenning. Dit zijn de regels die het vaakst in de software terechtkomen. Ze veranderen af en toe; de software volgt wat het RIZIV en je ziekenfonds op dat moment vragen.

Wat de regel precies inhoudt voor jouw patiënt, bepalen het RIZIV, de arts en het ziekenfonds. De software rekent niets uit wat zij niet vastleggen.

Dat is twee en een half uur per week, of ruim honderd uur per jaar. Wat zo'n project kost, hangt af van wat je bouwt; wat software laten ontwikkelen kost legt de opbouw uit, en met de rekentool maak je een eerste schatting.

Een diëtist als klant hebben we nog niet; gevoelige gegevens afschermen deden we wel in het beheerplatform voor Business Centrum, met tweestapsverificatie, sessies die je kan intrekken en versleutelde opslag. Werk je in een gedeelde praktijk met andere therapeuten, lees dan ook praktijksoftware voor therapeuten.