Software voor hotels en B&B's die naast Booking.com en Airbnb werkt

In een klein logies gaat zelden tijd verloren aan de gast zelf. Het lekt weg in alles errond: het overtypen van een boeking, het nakijken of een kamer op Airbnb wel dicht staat, het briefje voor de ontbijtploeg dat op de toog blijft liggen.

Wat we niet bouwen, is een volledig hotelpakket of een channel manager die met tientallen platformen praat. Die bestaan, en voor een hotel met veel kanalen en dynamische prijzen koop je er beter een. We bouwen eromheen: de site, de rechtstreekse boeking, het kamerbord, de ontbijtlijst en de koppelingen die je pakket open laat. Hoe zo'n koppeling werkt, staat bij koppeling laten maken.

De meeste kleine logies beginnen met iCal: elk platform publiceert een link met de bezette nachten, en leest de link van het andere. Dat is gratis en voor een of twee kamers vaak genoeg. Het zwakke punt is de snelheid. Elk platform haalt de andere kalender op zijn eigen tempo op, en in dat venster kan dezelfde kamer twee keer verkocht raken. Prijzen en minimumverblijf gaan ook niet mee met iCal.

Vanaf een handvol kamers werkt een channel manager beter: die geeft beschikbaarheid en prijzen via de koppeling van de platformen in een keer door. Wij bouwen dan de boekingsmodule op je eigen site die dezelfde beschikbaarheid leest, zodat een gast op je site nooit een kamer ziet die al weg is. Heb je nog geen channel manager en volstaat iCal, dan bouwen we de kalender zelf, met een aanvraag die jij bevestigt. Wat bij welk aantal kamers past, staat uitgewerkt op boekingssysteem voor je B&B.

Het kamerbord voor de poetsploeg leest dezelfde kalender. Elke ochtend zie je per kamer of ze vertrekt, blijft of een nieuwe gast krijgt, en welke kamer eerst klaar moet omdat de gast vroeg aankomt. Een extra bed, een babybedje of een kamer die buiten gebruik is voor een herstelling, zet je erbij met een tik. Werk je met een vaste ploeg en studenten in het weekend, dan hoort er een personeelsplanning bij die de poetsuren afstemt op het aantal vertrekken.

Booking.com en Airbnb zijn geen vijand. Ze brengen gasten uit het buitenland die je anders nooit vinden. Maar de gast die voor de tweede keer komt, de fietser die voor de Ronde van Vlaanderen komt, of de familie die je naam kreeg van een vriend, hoeft niet langs een platform te passeren. Op elke boeking via een platform betaal je commissie, ook op de gast die jij zelf binnenhaalde.

Rechtstreeks boeken begint bij gevonden worden. Gasten zoeken op je streek en je soort logies: B&B Oudenaarde, hotel Deinze centrum, overnachten Vlaamse Ardennen. Een site met een pagina per kamer, foto's die tonen wat je biedt, en de prijs met wat erin zit, haalt die zoekopdrachten. Daar hoort een Google-bedrijfsprofiel met recente foto's bij, en een manier om gasten na hun verblijf om een review te vragen, zoals in meer Google-reviews krijgen. Wil je hoger staan in je eigen streek, dan is er lokale SEO.

Gasten van over de grens lezen je site in hun eigen taal. Een meertalige website in het Nederlands, Frans, Engels en Duits is voor logies geen luxe: wie uit Rijsel of Keulen komt, boekt waar hij de voorwaarden begrijpt. Hoe de site van een hotel of B&B moet zijn opgebouwd, van de kamerpagina tot de boekingsknop, lees je op website voor hotels. Of je een gast beter via Airbnb of via Booking.com binnenhaalt, staat in Airbnb of Booking.

Een groepsboeking is een klein project. Een trouwfeest in een zaal rond Aalst vraagt acht kamers voor twee nachten, de namen komen pas twee weken vooraf, drie gasten eten glutenvrij en de bruidegom wil een late check-out. In de meeste logies leeft dat in een mailwisseling van veertig berichten.

In een dossier per groep zie je de offerte, wat al betaald is, welke kamers vastliggen en welke documenten nog ontbreken. De organisator vult de kamerlijst zelf in via een beveiligde link, en de namen en allergieën vloeien door naar het kamerbord en de ontbijtlijst. Werk je met een traiteur of een feestzaal samen, dan kan hetzelfde dossier hun kant tonen; hoe dat er bij hen uitziet, staat op software voor traiteurs en software voor evenementen.

Een klein hotel draait op een handvol mensen, en in het weekend op studenten en vaste weekendkrachten. Wie poetst of het ontbijt serveert, zoekt geen job op een groot jobplatform met een cv in Word. Ze zoeken 's avonds op hun gsm naar werk in de buurt, en haken af bij een formulier van twintig velden.

Daarom bouwen we de vacature op je eigen site, met de dagen en uren erbij, en solliciteren in drie tikken: naam, gsm-nummer, welke dagen. Jij ziet in een lijst wie reageerde en waar elk gesprek staat. Eens iemand begint, krijgt die het kamerbord en de taken van de dag op de gsm, zodat je geen briefjes meer achterlaat voor de ploeg van zondag.

AI beslist niets over je gasten. Ze bereidt werk voor dat je nu met de hand doet. De opmerkingen bij een boeking komen binnen via Booking.com, Airbnb en je eigen site, in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. De AI zet ze op een ontbijtlijst per uur en per kamer, met de allergieën apart. Jij bevestigt een allergie altijd bij de gast zelf, en wat op je ontbijtbuffet staat, volgt de regels van allergenen in de horeca.

Hetzelfde voor de mails. Een vraag over parking, fietsen of een vroege aankomst krijgt een concept van een antwoord in de taal van de gast, op basis van wat jij over je huis vastlegde. Jij leest, past aan en verstuurt. Hoe AI in een restaurant of hotel verder kan helpen, staat bij AI in de horeca; hoe je vragen van klanten laat voorbereiden zonder dat er een robot antwoordt, bij AI voor klantenservice.

Een B&B met drie kamers heeft geen hotelpakket nodig. Een hotel met veertig kamers en een restaurant heeft meer nodig dan een iCal-link. Dit is wat we per grootte zouden bouwen, en wat je beter koopt of laat liggen.

Voor de vraag of je iets koopt of laat bouwen, zie software op maat. Wil je weten wat een traject bepaalt, lees wat software laten ontwikkelen kost, of reken met je eigen cijfers in software kosten berekenen.

Wie gasten tegen betaling laat overnachten, krijgt met Toerisme Vlaanderen, de btw en de gemeente te maken. Dit zijn de regels die het vaakst in software moeten zitten.

De software meldt niets aan en beslist niets over je btw. Ze zorgt dat je de cijfers en documenten hebt op het moment dat je ze nodig hebt; je boekhouder kijkt de btw na. Hoe je aanmelding stap voor stap verloopt en welke brandnormen voor jouw aantal kamers gelden, staat in logies aanmelden bij Toerisme Vlaanderen.

Als een vijfde van de gasten van de platformen naar je eigen site verschuift, blijft hier 2.970 euro commissie per jaar bij jou, en 130 uur die je aan gasten of aan je eigen weekend kan besteden. Van die besparing gaat de kost van je betaaldienst af. Hoeveel gasten rechtstreeks boeken, hangt vooral af van of ze je vinden, niet van de kalender zelf.

Een hotel als klant hebben we nog niet; wel bouwden we voor No.4 Lange Ast in Huise een kalender uit de iCal van Airbnb en Booking met een aanvraagformulier, en voor Villa Lidia in Umbrië een site met beschikbaarheidskalender en een klein beheerpaneel.