Een traiteur website die aanvragen brengt, en software voor de rest van het feest

Een traiteur verliest zelden tijd aan het fornuis. Het lekt ervoor en erna. Op zondagavond komen vier aanvragen binnen via mail, Facebook en het contactformulier, elk met andere informatie: de ene noemt een datum en een aantal, de andere vraagt alleen "wat kost een buffet?". Op maandag bel je terug om het aantal kinderen, de zaal en de allergieën na te vragen. Op dinsdag reken je in een Excel uit wat drie menu's kosten voor 57 couverts, met en zonder materiaal.

In de week van het feest komt de rest. Een klant mailt op donderdag dat er toch twee gasten glutenvrij eten en dat tafel 6 een kind met een notenallergie heeft. De keuken moet dat weten voor de productie op vrijdag, niet op zaterdagochtend. De koelwagen vertrekt met warme en koude gerechten, en wie de temperatuur meet, schrijft ze op een papiertje dat in de wagen blijft liggen. Na het feest tel je borden en glazen, vind je er twaalf niet terug en weet je niet meer of ze op het communiefeest of op de walking dinner bleven.

In de weekends van mei en juni, met communies en huwelijken, gebeurt dat drie keer op een dag. Dan heb je ook extra mensen nodig, en die zoek je via een bericht in een WhatsApp-groep. Elk van die lekken is klein. Samen kosten ze een zaakvoerder zijn zondagavond en een stuk van zijn marge.

De eerste nood is de offerte. Een traiteur rekent per persoon, per menu, met een kindermenu, met toeslagen voor dieetwensen en met materiaal en personeel erbij. Dat is geen moeilijke rekensom, maar je maakt ze tientallen keren per week en elke keer opnieuw.

Wij bouwen een aanvraagformulier dat de juiste vragen stelt: datum, gelegenheid, aantal volwassenen en kinderen, de locatie, of je materiaal meebrengt en de dieetwensen per tafel. Uit die antwoorden maakt een systeem een concept-offerte met jouw vaste kaart en jouw prijzen. AI helpt waar een aanvraag in gewone woorden binnenkomt, zoals "een warm buffet voor een communie, ongeveer zestig mensen", en zet ze om in regels die je nakijkt. Hoe dat werkt, staat in offertes maken met AI. Wie nog met Word werkt, vindt een vertrekpunt in ons offerte-sjabloon.

Belangrijk: de AI verzint geen prijzen en beslist niets. Ze rekent met wat in je kaart staat, en jij leest na voor iets vertrekt. Een offerte die op maandagochtend klaarstaat in plaats van op woensdag, wint vaker van de traiteur die later antwoordt.

Wie een traiteur zoekt, zoekt op de gelegenheid en de gemeente: traiteur communiefeest Lochristi, traiteur huwelijk Gent, broodjeslunch bedrijf Aalst, koffietafel na een uitvaart. Een traiteur website met een pagina per gelegenheid beantwoordt die zoekopdracht beter dan een algemene pagina met "wij verzorgen al uw feesten". Op elke pagina staan de menu's voor die gelegenheid, de prijs per persoon of een vanafprijs, het minimum aantal couverts en de allergenen per gerecht.

Daarnaast telt je Google-profiel zwaar, want de kaart verschijnt boven de gewone resultaten. Een volledig profiel met je regio, je openingsuren voor afhaling en echte foto's helpt; hoe je dat opzet, staat in de gids Google Bedrijfsprofiel aanmaken. Reviews na elk feest vragen werkt beter dan ze in een keer te verzamelen; daarover gaat meer Google-reviews krijgen. Voor traiteurs die vooral in hun eigen streek werken, is lokale SEO het werk dat het meest oplevert.

De site zelf bouwen we vanaf 1.500 euro, met de pagina's per gelegenheid, de menukaart met allergenen en het aanvraagformulier. Wie ook een zaak met zitplaatsen heeft, leest best ook onze pagina over een website voor horeca, want een restaurant stelt andere vragen dan een feest.

Borden, glazen, bestek, chafing dishes, statafels en tafellinnen zijn voor een traiteur voorraad, maar een vreemde soort: ze vertrekken, blijven een nacht op een feest en komen niet altijd volledig terug. Een deel is van jezelf, een deel huur je bij een verhuurder voor de drukke weekends.

Een systeem voor materiaal werkt zoals voorraadbeheer-software, met plekken in plaats van rekken: het magazijn, het feest dat loopt, het feest waar je nog moet ophalen. Bij vertrek staat op de lijst wat meegaat. Bij terugkomst scan je de kratten en tel je af. Breuk en tekort gaan meteen naar de factuur van dat feest, niet naar een stapel die je in juli uitzoekt.

Het systeem kijkt ook vooruit. Als je op zaterdag 15 mei drie feesten hebt met samen 310 couverts en je bezit 260 champagneglazen, zie je dat op maandag in plaats van op vrijdagavond. Dan huur je bij, en het systeem zet de gehuurde glazen op het juiste feest.

Een traiteur draait met een vaste kern en een schil van mensen die in het weekend bijspringen: studenten, flexi-jobbers, een kok die elders werkt. In mei en juni heb je ze allemaal nodig, in januari bijna niemand. Wie in maart pas begint te zoeken, vindt in mei niemand meer.

Wij bouwen twee dingen. Een vacaturepagina op je eigen site waar iemand in drie tikken solliciteert: naam, keuken of zaal, en welke weekends. En een planning waarin elke medewerker zijn feesten een maand vooruit ziet, met het adres, het uur en wat hij moet meebrengen. Hoe zo'n planning eruitziet en wanneer Excel niet meer volstaat, lees je in planning in Excel of software en op onze pagina over personeelsplanning-software.

De uren gaan van de gsm naar wie de lonen doet. Je sociaal secretariaat doet de aangifte; wij zorgen dat de uren er juist en op tijd liggen.

Een traiteur die alleen met een partner werkt, heeft geen ERP nodig. Een cateraar met vijftig mensen en twee productiekeukens wel iets meer dan een Excel. Dit is waar we per grootte zouden beginnen.

De regel is dezelfde voor elke grootte: begin bij wat de meeste uren kost. Bij een kleine traiteur is dat bijna altijd de offerte. Bij een grote is het de planning tussen verkoop, keuken en logistiek. Een eerste raming van wat maatwerk kost, maak je met de tool softwarekosten berekenen.

Een traiteur werkt met voeding die vervoerd wordt en bij de klant wordt uitgeserveerd. Daar horen regels bij die je systeem moet kennen, zodat je ze niet elke keer zelf moet onthouden.

Hoe je de toelating aanvraagt en wat het FAVV controleert, staat in de gids FAVV-toelating. Welke allergenen je moet vermelden en hoe, lees je in allergenen verplicht. Voor de facturen aan bedrijven is er de gids e-facturatie in België, en wat je site moet doen met gegevens van bezoekers staat in GDPR en je website.

Wat levert dat op in uren? Een rekenvoorbeeld met aannames die je door je eigen cijfers vervangt.

Daar komt het materiaal bij. Glazen en borden die niet terugkomen en niet op een factuur staan, zijn een kost die niemand meet. Een telling per feest maakt die zichtbaar. En een offerte die op maandag vertrekt in plaats van op woensdag, is moeilijker in euro te zetten, maar elke traiteur weet dat de eerste die antwoordt vaak het feest krijgt.

Een site met pagina's per gelegenheid, menu's en een aanvraagformulier begint vanaf 1.500 euro, zoals op onze pagina website laten maken. De software voor offertes, planning en materiaal krijgt een vaste prijs per project na een gesprek; zie software op maat.

Ook wie naast feesten kamers verhuurt of zelf evenementen organiseert, vindt iets op onze pagina's voor hotels en evenementen, en wat AI al doet in de sector staat in AI in de horeca. Een traiteur als klant hebben we nog niet; een boekingsformulier met beschikbaarheidskalender bouwden we wel voor Villa Lidia, en voor Business Centrum maakten we een sectorpagina voor de horeca en een pagina over payroll in de horeca.