Een tuincentrum website die meegaat met het seizoen

Een tuincentrum verliest zelden tijd met verkopen. Het lekt tussen de afdelingen: de bestelling die per mail binnenkomt en op een briefje naar de chauffeur gaat, de plant die online te koop staat maar al weg is, het rooster dat op vrijdagavond nog drie keer verandert.

Geen van die dingen vraagt een groot systeem. Ze vragen dat de stukken die je al hebt met elkaar praten: je kassa, je site, je bestelwagen en je rooster. Daar begint software op maat, en vaak volstaat een koppeling tussen twee pakketten die je al gebruikt.

Wie een tuincentrum zoekt, zoekt meestal iets: een olijfboom, haagplanten, potgrond, een kerstboom met kluit. Google toont eerst de kaart, met de zaken in de buurt. Daar win je met een volledig Google-bedrijfsprofiel, de juiste categorieën, foto's van je afdelingen en reviews die blijven binnenkomen.

De site doet de rest. Een goede tuincentrum website heeft:

• een pagina per plantengroep en per seizoen (hagen, fruitbomen, kerstbomen, binnenplanten) met wat er nu staat;
• de openingsuren op zon- en feestdagen, die bij een tuincentrum vaak afwijken;
• levering aan huis met een tijdvak en een zone, en afhalen aan de kassa;
• de klantenkaart, met punten die ook online gelden;
• een pagina per gemeente waar je levert, met echte inhoud en niet alleen een andere plaatsnaam.

Een webshop met duizenden artikelen is voor de meeste tuincentra te veel. Planten leven, de voorraad wisselt per dag en een olijfboom van 180 centimeter stuur je niet met de post. Vaak werkt het beter om online te tonen wat er staat, te laten bestellen of reserveren, en zelf te leveren in je regio. Wat een webshop kost, lees je in wat kost een webshop; wanneer hij loont, in wanneer loont een webshop. Een site zonder webshop begint bij ons vanaf 1.500 euro, zie website laten maken.

Een tuincentrum heeft een voorraad die geen gewoon magazijn kent. Een tray perkplanten heeft een paar weken, een kerstster een paar weken in december, een olijfboom een jaar. Een kassasysteem telt stuks; het weet niet hoe lang iets al op de tafel staat. Daarom bouwen we er een laag naast die het wel weet: per plantengroep een termijn, een melding als iets te lang staat, en een voorstel om het te verkopen voor het weg moet.

Dezelfde laag helpt bij het bestellen. Wie in maart weet hoeveel geraniums er vorig voorjaar per week weggingen, bestelt beter bij de kweker. Zo'n overzicht bouwen we als voorraadbeheer op maat of als dashboard bovenop je kassa. Een pakket dat al werkt, vervangen we niet.

Een tuincentrum heeft in het voorjaar en rond kerst meer handen nodig dan de rest van het jaar, en vaak zijn dat studenten. Een student mag 650 uur per jaar werken aan verminderde sociale bijdragen. Het rooster houdt per student bij hoeveel uur er al gepland is, zodat je niet in december merkt dat iemand erover gaat. Of je voor andere seizoenskrachten gelegenheidsarbeid kan gebruiken, hangt af van je paritair comité: vraag het je sociaal secretariaat voor je het in een rooster giet.

Het rooster staat op de gsm van iedereen. Ruilen gaat met een tik, de verantwoordelijke keurt goed, en het bord waarschuwt als een dag onderbezet raakt. Hoe zo'n rooster eruitziet, lees je bij personeelsplanning; of het in Excel kan blijven, in planning in Excel of software. Uren registreren kan in dezelfde app, zie tijdsregistratie.

Seizoenskrachten zoek je in februari, niet in april. Wie dan solliciteert, doet dat op de gsm, vaak 's avonds. Een formulier met drie velden haalt meer mensen binnen dan een vraag om een cv. Waarom mensen ergens graag werken en hoe je dat toont, lees je bij employer branding.

Klanten sturen foto's: van een border, van een haag met bruine plekken, van een plant waarvan ze de naam niet kennen. Wie al die vragen per mail beantwoordt, is er 's avonds mee bezig. AI maakt van een foto en een paar maten een eerste voorstel uit je eigen assortiment, met prijs en levering. Een medewerker leest na, past aan en verstuurt. Het advies blijft van jou.

Een grens trekken we hard: advies over gewasbeschermingsmiddelen geeft een medewerker met een fytolicentie, nooit de AI alleen. Het systeem mag een concept maken, maar wie het verstuurt, staat in je rooster met een geldige licentie. Meer over AI in een kmo lees je bij AI voor bedrijven; of ChatGPT veilig is voor klantgegevens, in is ChatGPT veilig voor bedrijven.

Een kwekerij met een kleine winkel heeft geen ERP nodig. Een groep met drie vestigingen heeft meer nodig dan een webshop. Van een winkel tot een groep met vestigingen loopt dat zo:

Begin klein. De eerste stap is meestal de site met wat er staat en levering aan huis; de rest bouw je in de stille maanden erna.

Een tuincentrum verkoopt meer dan planten: middelen tegen ziekten en plagen, soms voeding, en steeds vaker online. Dit zijn de regels die we het vaakst in de software inbouwen.

Een fytolicentie hoort bij een persoon, niet bij het bedrijf. Gaat je enige medewerker met een licentie weg, dan moet het systeem dat zien. Voor de webshop staat alles over de knop in de herroepingsknop in Shopify en WooCommerce en de rest in wettelijke verplichtingen van een webshop. Verkoop je voeding in een cafetaria of hoekje met streekproducten, lees dan eerst de FAVV-toelating.

Met een site die de voorraad toont, bestellen met een tijdvak en een rooster op de gsm valt het grootste deel daarvan weg. Niet alles: sommige klanten blijven bellen, en dat is goed. Reken het na met je eigen aantallen in de rekentool voor softwarekosten, en kijk of een subsidie voor digitalisering meetelt.

Een tuincentrum als klant hebben we nog niet; beschikbaarheid die zichzelf bijwerkt uit de iCal van Airbnb en Booking, met direct boeken zonder commissie, bouwden we wel voor No.4 Lange Ast.