Software voor kappers die weet hoe lang een kleurbeurt duurt

Een kapper verliest zelden tijd met de schaar in de hand. Het lekt ervoor en erna: aan de telefoon, aan de kleurkast, aan de balie bij het afrekenen en 's avonds bij het herplannen.

Niet elk van die momenten vraagt software. Een salon met een stoel en een vaste klantenkring heeft genoeg aan online boeken en een goede klantenkaart. Hoe meer stoelen, hoe meer het bord en de kleurkast opbrengen.

Een kleurformule is het meest waardevolle stuk informatie in een salon, en vaak het slechtst bewaard. Tint, verhouding, oxidant, inwerktijd en hoeveel uitgroei er was: wie dat bij elke kleurbeurt noteert, mengt de volgende keer dezelfde kleur, ook als een collega de klant overneemt.

Op de klantenkaart die we bouwen, is de formule geen vrij tekstvak. Je kiest de tinten uit je eigen kleurkast, zet de verhouding en het oxidant erbij en de app onthoudt de inwerktijd. De foto van het resultaat staat ernaast. Bij de volgende afspraak staat de formule klaar voor je de klant begroet.

Elke kleuring die je afboekt, haalt tubes en oxidant van de voorraad. Een scan aan de kleurkast is genoeg. Omdat de agenda weet welke kleuren de komende twee weken geboekt staan, ziet het systeem een tekort voor het er is en zet het een bestelling klaar bij je groothandel. Hetzelfde voor het verkooprek: shampoo, maskers en serum die je aan de balie verkoopt. Hoe zo'n voorraadsysteem in elkaar zit, lees je bij voorraadbeheer software.

In veel salons werkt niet iedereen in dienst. Een stoelhuurder is zelfstandig, heeft zijn eigen klanten en rekent zijn eigen behandelingen af. Hij huurt de stoel per week of per maand. Een leerling in duaal leren staat twee dagen op school. Een gewone agenda ziet daar vier gelijke kolommen in.

Op het bord dat we bouwen, heeft elke kolom zijn eigen regels. De huurder ziet alleen zijn eigen klanten en zijn eigen omzet, en de huur staat apart. De leerling krijgt alleen behandelingen die hij al mag doen, zoals wassen en brushen. Wie in dienst is, valt onder het paritair comité voor het kappersbedrijf en de schoonheidszorg, en de uren gaan als export naar je sociaal secretariaat. Een planning die je nu in Excel bijhoudt, kan vaak een stap terug: zie planning in Excel of in software en personeelsplanning software.

Een klant die niet komt, kost bij een herenknipbeurt een half uur. Bij een balayage is het een halve dag. Drie dingen helpen, en ze werken het best samen:

• een herinnering per sms of mail 24 uur vooraf, met een knop om te verplaatsen;
• een annulatieregel die de klant ziet voor ze boekt, niet pas als ze niet kwam;
• een voorschot voor lange behandelingen, online betaald bij het boeken.

Hoe hoog het voorschot is en tot wanneer een klant kosteloos annuleert, kies je zelf. Zet het in je voorwaarden en toon het op het boekingsscherm. Een eigen boekingsmodule bouwen we zoals bij een boekingssysteem op je website, met de duur per behandeling als basis.

Wie een kapper zoekt, typt zelden alleen kapper. Het is balayage Aalst, herenkapper Erembodegem, kapper open op maandag. Een salon die per behandeling een eigen pagina heeft, met de duur, een vanafprijs en foto's van echt werk, staat op die zoekopdrachten hoger dan een site met een prijslijst als pdf.

De kaart in Google is minstens zo belangrijk. Een Google-bedrijfsprofiel met de juiste categorie, je openingsuren en recente foto's, en reviews die blijven binnenkomen. Een link die klanten meteen naar je reviews brengt kan je na elke afspraak in de bevestiging zetten. Meer over meer Google-reviews krijgen en over lokale SEO staat elders op onze site. Instagram blijft voor kappers het etalageraam; hoe je dat volhoudt zonder elke avond te posten, lees je bij social media beheer.

's Avonds komen de vragen binnen: via Instagram, WhatsApp of het contactformulier. Hoeveel kost een balayage, kan ik zaterdag nog, wat moet ik doen voor een allergietest? AI kan daar een concept van een antwoord voor maken, met de juiste duur uit je prijslijst, de formule van de vorige keer en een vrij moment uit je agenda. Ze beslist niets: de kapper leest het concept en stuurt het.

Dezelfde aanpak werkt voor een samenvatting van de week, een tekst bij een foto of de beschrijving van een nieuwe behandeling. Wat we bouwen, leest alleen je eigen gegevens. Hoe zo'n assistent in een kleine zaak werkt, staat bij AI voor klantenservice en bij AI-automatisatie.

Een zelfstandige kapper heeft geen stoelenbord nodig. Een salon met huurders en twee vestigingen heeft meer nodig dan een agenda. Dit zouden we per grootte bouwen.

Verbinden met wat je al hebt, gaat via een koppeling: je boekhouding, je betaalterminal of het pakket dat je wil houden.

Een kapsalon is minder geregeld dan een praktijk, maar een paar regels moeten in de software zitten.

Wat je over je klanten bijhoudt, hoort in je privacyverklaring. Wie je klantgegevens voor jou bewaart, tekent een verwerkersovereenkomst; dat doen wij ook. Welke betaalmethodes Belgische klanten gebruiken, staat in betaalmethodes in Europa.

Goede kappers zoeken werk zoals klanten een kapper zoeken: op de gsm, 's avonds, via Instagram en via collega's. Een sollicitatie die een cv in Word vraagt, verliest hen. Een kapper bewijst wat hij kan met foto's, dus vragen we een link naar zijn werk, een gsm-nummer en wanneer je mag bellen. Een proefdag plan je in hetzelfde bord als je afspraken. Zo wordt je salon ook een plek waar mensen willen werken, wat employer branding heet.

Samen 305 minuten, ruim vijf uur per week. Software haalt dat niet volledig weg: sommige klanten blijven bellen en sommige blijven wegblijven. Maar de helft is genoeg om elke week twee extra kleurbeurten in de agenda te zetten. Reken je eigen geval na met de rekentool voor softwarekosten of lees wat software laten ontwikkelen kost.

Een kapsalon als klant hebben we nog niet; een boekingskalender met beschikbaarheid bouwden we wel voor Villa Lidia en No.4 Lange Ast, en een salonagenda werkt op dezelfde manier.