Op deze pagina
Zo leest de planner je datum
Een webinar mislukt zelden op de dag zelf. Het mislukt drie weken eerder, als de inschrijfpagina nog niet online staat of de eerste mail pas vertrekt als de agenda's van je publiek al vol zitten. Deze planner rekent daarom terug. Je kiest de datum, het startuur en hoeveel aanloop je neemt: twee, vier of zes weken. Hij zet elke stap op een dag, van het moment dat onderwerp en spreker vastliggen tot de opvolgmail een week na de uitzending.
Teamtaken die in een weekend zouden vallen, schuiven naar de vrijdag ervoor. Niemand werkt zaterdag aan slides. Herinneringen aan je inschrijvers blijven wel op hun dag staan, want die hangen aan het webinar zelf: de dag ervoor is de dag ervoor, ook als dat een zondag is. Valt je webinar zelf in een weekend, dan zegt de planner dat. Voor een zakelijk publiek is dat zelden een goed idee.
Klik op downloaden en je krijgt een agendabestand met elke stap als afspraak. Open het in Outlook, Google Agenda of Apple Agenda. Wie samenwerkt, stuurt het door naar de spreker en de collega die de technische kant doet. Kijkers in een andere tijdzone? Reken het startuur om met de tijdzone calculator voor je de datum vastlegt.
De twaalf stappen bij vier weken aanloop
- 4 weken voorafOnderwerp, spreker en platformEen onderwerp waar je publiek een vraag over heeft, iemand die het kan uitleggen, en een platform dat inschrijvingen bijhoudt.
- 3,5 weken voorafInschrijfpagina liveEen pagina met de belofte, de datum in de tijdzone van je publiek, de spreker en een kort formulier.
- 3 weken voorafEerste aankondigingEen mail naar je lijst, een bericht op je site en een post op de kanalen waar je publiek zit.
- 2 weken voorafTweede golfEen korte clip of quote van de spreker. Mensen schrijven zich in voor een persoon, niet voor een onderwerp.
- 1 week voorafSlides en herinneringSlides en pollvragen af, en een eerste herinnering aan wie zich inschreef.
- 3 dagen voorafGenerale repetitieMet dezelfde laptop, dezelfde micro, dezelfde link en dezelfde verbinding als op de dag zelf.
- De dag zelfHerinneringen en uitzendingEen mail de dag ervoor, een laatste een uur vooraf, en dan live.
- DaarnaReplay en opvolgingDe opname naar iedereen die zich inschreef, en een week later een mail met een volgende stap.
Wanneer je een webinar plant
Uit het onderzoek van Contrast bij meer dan 500.000 inschrijvers komt woensdag naar voren als de sterkste dag voor live aanwezigheid, gevolgd door dinsdag en donderdag. Maandagochtend en vrijdagnamiddag doen het slechter: dan staan mensen hun week te plannen of zijn ze al weg. Op het uur scoren 14:00 en 11:00 het best. Die cijfers komen uit een internationale steekproef; je eigen publiek kan afwijken.
| Keuze | Wat goed werkt | Wat vaak tegenvalt |
|---|---|---|
| Dag | dinsdag, woensdag, donderdag | maandag, vrijdag, weekend |
| Uur voor een Belgisch publiek | 11:00 of 14:00 | vroeg in de ochtend, na 16:00 |
| Duur | 30 tot 45 minuten, plus vragen | langer dan een uur zonder pauze |
| Aanloop | vier weken | minder dan tien dagen |
| Herinneringen | een week, een dag en een uur vooraf | alleen de bevestigingsmail |
Verwacht niet dat iedereen die zich inschrijft ook komt. Het benchmarkrapport van ON24 over 2024 kwam uit op gemiddeld 57 procent van de inschrijvers die live of later kijken. Andere platformen meten rond 40 tot 50 procent live. Plan dus op ongeveer de helft, en zorg dat de andere helft de replay krijgt. Voor veel mensen is die opname de echte webinar.
Waarom vier weken de standaard is
Twee weken lukt voor een vast publiek dat je al kent: klanten, leden, een interne groep. Voor wie je nog niet kent, is het te kort. De eerste aankondiging heeft tijd nodig om gelezen en doorgestuurd te worden. Veel inschrijvingen komen pas in de laatste week, maar alleen als de eerste golf de datum al in hun hoofd zette.
Zes weken is goed voor een groot webinar met een externe spreker, een partner die mee promoot of advertenties die moeten leren. Hoe je een inschrijfpagina bouwt die werkt, lees je bij landingspagina laten maken. Advertenties voor je webinar op Facebook en Instagram werken het best met een Meta pixel op die pagina, zodat je ziet welke klik een inschrijving werd.
De mails die het werk doen
De meeste inschrijvingen komen uit mail, niet uit socials. Je eigen lijst kent je al en opent wat je stuurt. Schrijf de aankondiging zoals een uitnodiging: een onderwerp met een vraag die je lezer herkent, twee zinnen over wat hij na afloop kan, de datum en een knop. Meer over toon en opbouw lees je in een nieuwsbrief schrijven.
De herinneringen zijn korter. Een week vooraf herhaal je de belofte en de datum. De dag ervoor stuur je de link en een agendabestand. Een uur vooraf alleen de link, met de vraag of ze hun micro al getest hebben. Wil je ook mensen bereiken die nog niet op je lijst staan, dan werken advertenties op Facebook en Instagram die naar je inschrijfpagina sturen. Begin daar twee weken vooraf mee, zodat de campagne tijd heeft om te leren.
Planning, herinneringen en opkomst
Hoeveel tijd heb ik nodig om een webinar te organiseren?
Vier weken voor een publiek dat je nog moet bereiken, twee weken voor een vast publiek. Korter kan, maar dan mis je de mensen die hun agenda een paar weken vooruit plannen.
Hoeveel herinneringen stuur ik?
Drie werkt goed: een week vooraf, de dag ervoor en een uur vooraf met de link. De bevestigingsmail na de inschrijving telt niet mee.
Wat is een goede opkomst voor een webinar?
Rond de helft van de inschrijvers live is normaal. Het ON24-rapport over 2024 kwam op 57 procent met de replay erbij. Stuur de opname naar iedereen die zich inschreef.
Kan ik het agendabestand in Outlook openen?
Ja. Het is een gewoon .ics-bestand. Outlook, Google Agenda en Apple Agenda lezen het en zetten elke stap als afspraak in je agenda.
Na het webinar
De opname is het begin van de tweede helft. Een webinar van 45 minuten levert een replay voor wie er niet bij was, drie tot vijf korte clips voor je socials, en een video die op YouTube jaren gevonden kan worden als de titel klopt. Test die titel met de YouTube thumbnail preview en lees bij YouTube marketing hoe een kanaal zo groeit.
Wil je het hele traject uit handen geven, van de inschrijfpagina tot de clips achteraf, lees dan wat we doen bij webinar organiseren. Meer over de opbouw van de dag zelf staat in hoe organiseer je een webinar. Je planning voor de rest van het jaar zet je in onze contentkalender template, en een vraag die nog openstaat stel je via contact.