Wat is een webinar, en hoe werkt het?

Het woord is een samentrekking van web en seminar. Een webinar is een presentatie, les of workshop die je online geeft aan een publiek dat zich vooraf heeft ingeschreven. De spreker deelt zijn scherm en zijn camera, de deelnemers kijken mee en stellen vragen via de chat, een vragenlijst of een peiling.

Dat verschilt van een gewone videovergadering. In een vergadering praat iedereen mee. In een webinar zit er een duidelijke spreker vooraan en is het publiek in de eerste plaats toeschouwer. Bedrijven gebruiken webinars om kennis te delen, een product te tonen, klanten op te leiden of nieuwe contacten te leren kennen.

Hoe een webinar werkt

Je kiest een onderwerp en een datum en maakt een inschrijfpagina. Wie zich inschrijft, krijgt een bevestiging en herinneringen met een persoonlijke link. Op het moment zelf start de uitzending in software als Teams, Zoom of een gespecialiseerd platform. Achteraf krijgt iedereen de opname, ook wie er niet bij was.

Die laatste stap is belangrijker dan hij lijkt. Volgens de benchmarks van ON24 woont gemiddeld 57 procent van de inschrijvers bij, en Univid meet 49 procent live. De helft van je publiek bereik je dus pas met de opname. De volledige planning, van eerste mail tot replay, zet je op een rij met de webinarplanner.

Webinar, seminar, vergadering of livestream?

Een seminar is de fysieke variant: je publiek reist naar een zaal. Een webinar haalt die drempel weg, waardoor er meer mensen kunnen inschrijven, maar ook meer mensen afhaken. Een livestream op YouTube of LinkedIn is open voor iedereen en vraagt geen inschrijving, waardoor je ook geen e-mailadressen verzamelt.

Hoeveel deelnemers passen er in?

Dat hangt af van de software en de licentie. Microsoft meldt dat je met Teams Enterprise tot 1.000 deelnemers ontvangt die hun micro en camera kunnen aanzetten, tot 3.000 met chat en Q&A, en tot 10.000 in een weergave waarin deelnemers alleen kijken en vragen stellen. Voor de meeste kmo's is dat ruim genoeg. Zoom en andere platformen werken met vergelijkbare trappen per licentie.

Voor een eerste webinar met je eigen klanten is het aantal plaatsen zelden de grens. Belangrijker is dat je inschrijfpagina, je herinneringsmails en je opname goed geregeld zijn. Die pagina bouw je het best als aparte landingspagina met een kort formulier.

Waarom bedrijven webinars geven

Wie zich inschrijft, geeft je een naam, een e-mailadres en een halfuur aandacht. Daarmee is een webinar een vorm van leadgeneratie: je leert mensen kennen die interesse tonen in je onderwerp. Na de uitzending volgt een reeks mails, vaak geautomatiseerd met marketing automation, die de volgende stap voorstelt.

Een webinar werkt ook voor bestaande klanten: een opleiding over een nieuwe functie of een jaarlijkse update. De opname wordt daarna een YouTube-video met hoofdstukken, zodat hij blijft werken. Zit je publiek in meer landen, check dan eerst met de tijdzonecalculator welk uur voor iedereen haalbaar is.

Een webinar laten organiseren

We bouwen de inschrijfpagina, schrijven de mails, regelen de techniek en staan achter de knoppen tijdens de uitzending, zodat jij alleen hoeft te praten. Daarna monteren we de opname en zetten we de opvolging klaar. Alles staat bij webinar organiseren.