Boekingssysteem voor fotograaf en studio, met voorschot en galerij

Een trouwfotograaf, een bedrijfsfotograaf en een studio met gezinsshoots doen elk ander werk, maar ze verliezen tijd op dezelfde plekken. Niet achter de camera, wel ervoor en erna.

De schakel die het meest kost, is de eerste. Wie op een vrijdagavond drie fotografen aanschrijft, kiest vaak de eerste die zegt dat de datum vrij is. Een boekingssysteem op je eigen site neemt die vraag over, ook als jij net op een trouw staat.

Een dossier per shoot klinkt zwaar voor een zelfstandige. In de praktijk is het de plek waar alles samenkomt wat nu over vijf apps verspreid zit. De aanvraag wordt een offerte, de offerte wordt een contract, het contract vraagt een voorschot, en pas als dat binnen is, staat de datum vast in je agenda. Wat het koppel tekende over het gebruik van de beelden, staat bij het dossier. Zie je zes maanden later een beeld dat je op Instagram wilt zetten, dan zie je meteen of dat mag.

De klant krijgt een link naar zijn eigen kant: de offerte, het contract, de betalingen, de lijst groepsfoto's die hij zelf invult en later de galerij. Dat is wat een klantenportaal doet, maar dan op maat van een fotograaf. Wil je het als losse module naast je site, dan bouwen we een klantenportaal op maat dat je eigen naam en huisstijl draagt.

Veel fotografen leveren nu via een apart galerijplatform en willen dat houden. Dat kan: we koppelen het dossier aan wat je al gebruikt, of we bouwen de galerij erin. Het verschil zit in wie de klantrelatie bezit. Een eigen galerij op je domein brengt de klant terug naar jouw site, niet naar een platform met andere fotografen ernaast.

Voor een fotograaf zijn twee rechten tegelijk aan het werk: jouw auteursrecht op het beeld en het recht op afbeelding van wie erop staat. Software lost die regels niet op, maar ze kan wel vastleggen wat afgesproken is. Deze regels komen bij elke shoot terug.

De regels voor wie start, zoals de inschrijving, de btw en het statuut in bijberoep, staan in de gids zelfstandig fotograaf worden. Voor de Peppol-kant is er de stap-voor-stapregistratie en de uitleg over e-facturatie in België. Bewaar je namen, adressen en beelden van klanten, dan vraagt de AVG ook iets van je site: begin bij GDPR voor je website. Twijfel je over een concrete situatie, vraag het dan na bij je boekhouder of een jurist.

Fotografen worden gevonden op een stad en een soort shoot: trouwfotograaf Mechelen, gezinsfotograaf Gent, bedrijfsfotograaf Antwerpen. Een portfolio met de mooiste beelden op een pagina scoort daar zelden op, omdat Google niet weet waar je werkt en wat je fotografeert. Wat wel werkt, is een pagina per soort shoot met volledige reportages, je regio in de tekst, en een Google Bedrijfsprofiel met je eigen beelden en echte reviews.

Reviews komen er het snelst als je ze vraagt op het moment dat de klant de galerij opent. Een link naar je reviewpagina in de mail met de galerij doet meer dan een vraag twee maanden later; de gids over meer Google-reviews krijgen toont de timing. Wil je dat iemand de vindbaarheid per stad voor je opbouwt, dan is dat lokale SEO. Hoe zo'n site er voor een fotograaf uitziet, staat op de pagina over een website voor fotografen.

AI kiest geen beelden voor je en bewerkt ook niet in jouw stijl. Ze haalt het schrijfwerk weg dat elke aanvraag vraagt. Een bedrijf mailt dat het nieuwe portretten wil voor achttien mensen voor eind november. De AI leest het aantal, de plaats en het gebruik, zoekt het pakket uit je prijslijst en een vrije dag in je agenda, en zet een concept van de offerte klaar. Jij leest na, past aan en verstuurt. Hoe dat in andere vakken werkt, staat bij offertes maken met AI.

Hetzelfde werkt voor de mail met de galerij, de herinnering voor de albumselectie of het antwoord op een vraag naar beschikbaarheid in mei. De AI schrijft met je eigen pakketten en je eigen toon, en niets vertrekt zonder dat jij het ziet. Meer voorbeelden voor wie alleen werkt, staan bij AI voor zelfstandigen.

Een fotograaf die alleen werkt, heeft geen planbord voor tien mensen nodig. Een studio met schoolfotografie en drie fotografen wel meer dan een gedeelde agenda. Per grootte ziet de eerste bouw er anders uit.

Wie start of in bijberoep fotografeert, begint bij de site en het formulier. De rest bouwt erop verder zonder dat je opnieuw moet beginnen. Wat een eerste bouw kost, hangt af van welke stukken je nu kiest; de kosten van software laten ontwikkelen tonen hoe zo'n prijs tot stand komt.

De getallen zijn een voorbeeld. Het punt is de volgorde: zonder voorschot blokkeert een optie een datum die je aan een ander had kunnen geven. Met een voorschot en een vervaldatum op de optie komt de datum vanzelf terug vrij. Om je eigen uurtarief te kennen, helpt de uurtarief-rekenhulp.

Een fotograaf staat nog niet bij onze klanten. Wat wel draait, is een beschikbaarheidskalender met aanvraagformulier voor het vakantiehuis No.4 Lange Ast en een reservatieformulier met kalender voor Villa Lidia. Wil je weten wat dat voor jouw shoots betekent, neem contact op.