Fietsenwinkel software voor werkplaats, voorraad en leasefietsen

Een fietsenwinkel verliest zelden geld op de fiets zelf. Het verliest het aan de beurt die op een briefje stond, de telefoon die niemand opnam en de leasefactuur die in een mapje bleef zitten.

Geen van die momenten vraagt een groot pakket. Ze vragen dat de werkplaats, de verkoop en de leasefietsen dezelfde gegevens zien. Daar begint software op maat voor een fietsenwinkel: niet bij een scherm vol knoppen, maar bij de plek waar je nu dubbel werk doet.

Een beurt is geen beurt. Een kleine beurt aan een stadsfiets duurt een half uur, een grote beurt aan een e-bike met naafversnelling een namiddag, en een foutcode aan een middenmotor vraagt iemand met de diagnosesoftware van dat merk. Een papieren agenda kent dat verschil niet. Een werkplaatsplanning voor een fietsenwinkel wel.

We bouwen het bord rond je eigen soorten werk. Elke soort krijgt een duur, de mensen die hem mogen doen en de onderdelen die hij meestal vraagt. Boekt een klant online een grote beurt, dan zoekt het bord een dag waarop er genoeg uren vrij zijn bij iemand die het mag. Komen er drie e-bikes met een foutcode op dezelfde dag, dan ziet het bord dat voor de dag begint, niet om tien uur als de eerste klant al aan de toog staat.

Een paar dingen die we in bijna elke fietsenwinkel terugzien:

• Afzetten en ophalenDe klant kiest een dag, zet de fiets 's ochtends af en krijgt een sms als hij klaar is. Het bord weet hoeveel fietsen er die dag binnenkomen, zodat de werkplaats niet om negen uur vol hangt.
• Snelle herstellingenEen lekke band of een losse remkabel terwijl de klant wacht. Een vrij kwartier per dagdeel houdt die buiten de geplande beurten.
• Het voorjaarVan maart tot mei loopt de werkplaats vol. Het bord toont weken op voorhand waar de uren op zijn, zodat je een student vraagt voor het te laat is.
• Wie mag watEen student plakt banden, een ervaren fietsenmaker legt een motor open. Het bord plant niemand in voor werk dat hij niet mag doen.

Plan je nu met een agenda of een spreadsheet, lees dan eerst planning in Excel of software. Wil je vooral de uren van je mensen beter verdelen, dan past personeelsplanning software beter dan een volledige werkplaatsmodule.

De werkbon is het hart van een fietsenwerkplaats. Op papier hangt hij aan het stuur en raakt hij vol vettige vingers. Op de gsm of een tablet aan de muur hangt hij aan het framenummer van de fiets. Daardoor ziet de fietsenmaker meteen wanneer de fiets gekocht is, welke beurten hij al kreeg, of het een leasefiets is en wat er in dat contract zit.

Vindt hij een versleten ketting of een gescheurde buitenband, dan zet hij die op de werkbon met een foto. Boven een bedrag dat jij kiest, krijgt de klant een sms met de prijs en een knop om goed te keuren. De fiets blijft niet hangen omdat niemand de telefoon opnam, en aan de toog volgt geen discussie over een factuur die hoger uitvalt dan gedacht.

Als de werkbon sluit, staan de gebruikte onderdelen van de voorraad af en ligt de rekening klaar aan de kassa. Bij een leasefiets gaat het deel dat in het contract zit naar de leasemaatschappij, en betaalt de klant alleen wat erbuiten valt. Die werkbon bouwen we als een eenvoudige app voor je werkplaats, die ook werkt met vette handen en zonder wifi achteraan in de werkplaats. Wie meer wil weten over werkbonnen in het algemeen, vindt het op werkbon app.

Voorraad in een fietsenwinkel is twee soorten voorraad. Fietsen tel je per stuk, per maat en per kleur, en elke fiets heeft een eigen framenummer. Onderdelen tel je per doos, en ze verdwijnen in de werkplaats vaak zonder dat iemand ze afboekt. Een gewoon voorraadbeheer kent het eerste niet en ziet het tweede te laat.

Wat we daarom bouwen:

• Een fiets is een fiets met een nummerBij ontvangst scan je het framenummer. Vanaf dan weet het systeem waar de fiets staat, of hij gereserveerd is en aan wie hij verkocht werd.
• Onderdelen hangen aan de beurtDe werkplaatsplanning weet welke beurten deze week komen. Zijn er vijf beurten met schijfremmen en nog twee sets remblokken, dan krijg je een bestelvoorstel voor de groothandel.
• Inruil is tweedehands voorraadEen ingeruilde fiets krijgt een eigen fiche, een eigen prijs en een eigen garantietermijn, zodat je ze niet vermengt met nieuwe fietsen.
• Winkel en site zien hetzelfdeVerkoop je ook online, dan staat de voorraad per maat op je site, en verdwijnt de laatste fiets in 57 cm van de site als hij aan de toog verkocht wordt.

Werk je al met een kassasysteem voor fietsenwinkels, zoals Lightspeed? Dan bouwen we eromheen, niet ernaast: een koppeling die de werkplaats en de leasefietsen aan je kassa hangt. Wat zo'n kassa jaarlijks kost, staat in Lightspeed kosten, en of je beter vanuit de kassa of vanuit de webshop vertrekt, in Shopify of Lightspeed. Wie al online verkoopt en wil overstappen, leest van Lightspeed naar Shopify. Een gewone winkel zonder werkplaats vindt het juiste overzicht op onze pagina over winkels.

Een fietsenwinkel valt onder de gewone regels voor verkoop aan consumenten. Een paar ervan raken je software rechtstreeks, omdat ze bepalen wat je moet kunnen terugvinden of tonen.

Een geregistreerd kassasysteem, de witte kassa, geldt niet voor een fietsenwinkel. Die regel is voor horeca en traiteurs; wat wel geldt voor een gewone winkel, staat in is een kassa verplicht in een winkel. Voor de facturen aan leasemaatschappijen lees je best Peppol registratie. Verkoop je online, dan komen er nog regels bij, zoals het herroepingsrecht: die staan in webshop wettelijke verplichtingen. En wanneer de solden lopen, lees je in solden 2027.

Een nieuwe fiets koop je om de paar jaar, een beurt laat je elk jaar doen. Wie op zoek gaat naar een fietsenmaker in de buurt, beslist vaak op de gsm, op een avond, tussen de drie namen die bovenaan op de kaart staan. Dat zijn de klanten die je werkplaats vullen, en ze komen terug als ze een nieuwe fiets zoeken.

Daarom bouwen we een site rond wat die mensen zoeken: een pagina per soort fiets en per soort beurt, je uren voor de winkel en voor de werkplaats, en een knop om online een beurt te boeken in een vrij uur van de planning. Een leasefiets via de werkgever krijgt een eigen pagina, want wie er een bestelt, wil weten bij welke maatschappijen je werkt en hoe de levering gaat.

Daarnaast een sterk Google-bedrijfsprofiel met foto's van je werkplaats, en een vaste manier om na elke beurt om een review te vragen. Hoe dat zonder gedoe gaat, staat in meer Google reviews krijgen. Wie lokaal hoger wil staan, vindt de aanpak in lokale SEO. Meer over de site zelf lees je op website voor een fietsenwinkel.

AI verkoopt geen fietsen. Ze haalt het overtypen weg. Een bestelbon van een leasemaatschappij, een mail van een klant met een foto van een gebroken spaak, of een prijslijst van de groothandel in een pdf: AI leest wat erin staat en zet een concept klaar. Bij de bestelbon is dat een order met de juiste fiets uit je voorraad, de toebehoren uit het contract en de factuur naar de maatschappij. Bij de foto is dat een werkbon met een voorstel van onderdelen.

Een mens kijkt altijd na. De verkoper ziet of de maat klopt met wat de klant aan de toog paste, en drukt dan op bevestigen. Zo bespaar je het overtypen zonder dat er een fiets in de verkeerde maat vertrekt. Hoe zo'n assistent werkt voor vragen van klanten, staat op AI klantenservice.

Een fietsenmaker die alleen werkt, heeft geen keten-ERP nodig. Een winkel met drie vestigingen wel meer dan een papieren agenda. Per grootte ziet de eerste bouw er anders uit.

Verkoop je online buiten je eigen regio, dan komt er meer bij, zoals levering en retouren van fietsen in een doos. Daar helpt online verkopen in heel België. Wat een eigen webshop voor fietsen inhoudt, lees je bij webshop laten maken.

Boekt de helft van je klanten online, en vraagt een leasebestelbon nog vijf minuten nakijken in plaats van twintig minuten overtypen, dan win je in dit voorbeeld ongeveer 73 uur per jaar terug (48 plus 25 uur), of zo'n 2.200 euro, vooral in de weken dat de werkplaats al vol hangt. Wat het voorbeeld niet telt: de beurten die nu verloren gaan omdat niemand de telefoon opnam, en de leasefactuur die nooit vertrok. Of een eerste bouw voor jou loont, reken je na met de break-even calculator.

Een fietsenwinkel staat nog niet bij onze klanten; wat wel elke dag draait sinds juli 2026, is het planbord met conflicten en de app per chauffeur van DA Logistics, met een dertigtal chauffeurs en 34 voertuigen.