Op deze pagina
Een webinar is een afspraak met mensen die je nog niet kent. Ze geven je hun e-mailadres en een halfuur van hun dag, en ze verwachten er iets voor terug dat ze morgen kunnen gebruiken. Wie dat goed regelt, bouwt in een uitzending meer vertrouwen op dan met tien posts. Wie het slordig doet, praat tegen een lege zaal.
Volgens de benchmarks van ON24 woont gemiddeld 57 procent van de inschrijvers effectief bij, en Univid meet 49 procent live. Bijna de helft van wie zich inschrijft, kijkt dus niet live. Daarom gaat dit antwoord evenveel over de weken ervoor en de dagen erna als over het uur zelf. De webinarplanner zet al die stappen voor je datum in een lijst.
Een onderwerp waar je klant zelf om vraagt
Het sterkste onderwerp komt uit je mailbox en je verkoopgesprekken. Welke vraag krijg je elke week? Welk misverstand moet je telkens rechtzetten? Een webinar over "de vijf fouten bij een vergunningsaanvraag" trekt meer inschrijvers dan een webinar over "onze visie op de sector".
Maak de titel concreet en beloof een uitkomst die je in 30 tot 45 minuten echt kan geven. Schrijf er drie zinnen bij die zeggen wat iemand na afloop kan. Die tekst gebruik je later op je inschrijfpagina, in je mails en in je posts.
Dag en uur kiezen
Contrast analyseerde 500.000 inschrijvingen: woensdag haalt de hoogste opkomst, dinsdag en donderdag volgen met 45 procent. Op het uur won 14 uur met 55 procent live, 11 uur volgt met 50 procent. Maandag en vrijdag zijn zwakker, omdat mensen dan hun week openen of afsluiten.
| Moment | Live opkomst (Contrast) | Wanneer kiezen |
|---|---|---|
| Woensdag 14 uur | Hoogste dag en hoogste uur | Je standaardkeuze voor een Belgisch of Nederlands publiek |
| Dinsdag of donderdag | 45 procent live | Als woensdag botst met een beurs of feestdag |
| 11 uur | 50 procent live | Als je ook kijkers in het VK wil, waar het dan 10 uur is |
| Avond na 19 uur | Lager voor B2B | Alleen voor consumenten of zelfstandigen die overdag werken |
Zit je publiek verspreid over meer landen, leg de werkuren dan naast elkaar in de tijdzonecalculator. Een uur dat in Brussel goed valt, valt in New York om 8 uur 's ochtends.
De vijf weken voor je uitzending
Vier tot vijf weken is genoeg voor een publiek dat je al kent. Begin je van nul, reken dan op zes.
- Week vijf: de paginaBouw een inschrijfpagina met de titel, de spreker, wat je leert en een kort formulier. Vraag naam, e-mail en bedrijf, niet meer.
- Week vier: de aankondigingStuur een mail naar je lijst en post op LinkedIn en Instagram. Een nieuwsbrief die over het probleem gaat, werkt beter dan een kale uitnodiging.
- Week drie: het bereikWil je buiten je eigen kring, zet dan een kleine campagne op met Facebook- en Instagram-advertenties of LinkedIn. Je kan de sessie ook als online evenement op Facebook zetten, zodat volgers aangeven dat ze komen. Meet de inschrijvingen met de Meta-pixel.
- Week twee: de generale repetitieTest de software met de echte spreker, de dia's, het geluid en het licht. Spreek af wie vragen modereert en wie de chat opvolgt.
- De laatste week: herinnerenEen mail een week vooraf, een de dag ervoor en een een uur voor de start, met de link bovenaan. Die laatste mail haalt mensen terug die het vergeten waren.
Tijdens de uitzending
Start twee minuten na het afgesproken uur, niet later. Wie op tijd is, wacht anders te lang. Open met de belofte uit je titel en zeg hoe lang het duurt. Wissel na tien minuten van vorm: een poll, een vraag aan het publiek of een korte demo. Mensen die alleen naar dia's kijken, haken na een kwartier af.
Hou de vragen voor het laatste kwart, maar lees ze tijdens de presentatie al mee. Zo kan de moderator de beste vragen bundelen. Eindig met een concrete volgende stap: een gesprek boeken, een checklist downloaden of je inschrijven voor de volgende sessie.
Na het laatste woord: de replay en de opvolging
Stuur binnen 24 uur een mail naar iedereen die zich inschreef, met de opname, de dia's en de volgende stap. Univid ziet de opkomst stijgen van 49 naar 57 procent als je de replay meetelt. De mensen die niet live kwamen, zijn dus niet verloren.
Monteer de opname tot een video zonder wachttijd en technische haperingen. Zet hem op YouTube met een titel waarop mensen zoeken en hoofdstukken in de beschrijving, zodat kijkers naar het deel springen dat hen interesseert. Uit een webinar van 45 minuten haal je vaak vier of vijf korte clips voor social media. Check met de bestandsgrootte-calculator hoe zwaar die exports worden.
Klaar om live te gaan
- De inschrijfpagina werkt op gsm en het formulier stuurt een bevestiging
- De link naar de uitzending staat bovenaan in elke herinnering
- Spreker en moderator hebben de software een keer samen getest
- Microfoon, licht en camera staan klaar en de meldingen op de laptop staan uit
- De volgende stap staat in de laatste dia en in de mail achteraf
- De opname staat aan, lokaal of in de cloud van je software
Wat organisatoren ons het vaakst vragen
Hoe lang mag een webinar duren?
Tussen 30 en 60 minuten, vragen inbegrepen. Een eerste webinar hou je best op 30 tot 45 minuten. Langer werkt alleen als het publiek een opleiding verwacht.
Welke software heb ik nodig?
Zoom, Microsoft Teams en Livestorm hebben elk een webinarvorm met inschrijving en opname. Kies wat je publiek al kent. Een tool die eerst geïnstalleerd moet worden, kost je kijkers bij de start.
Moet een webinar gratis zijn?
Voor een eerste reeks wel. Een betalend webinar vraagt een sterke naam of een opleiding met attest. Gratis met een duidelijke volgende stap brengt meestal meer gesprekken op.
Hoeveel inschrijvers heb ik nodig?
Reken dat ongeveer de helft live komt. Wil je 40 mensen in de zaal, mik dan op 80 inschrijvingen. De webinarplanner zet de stappen ernaartoe in je agenda.
Kan ik een webinar ook als podcast uitbrengen?
Ja, als het gesprek ook zonder dia's te volgen is. Een interview met een gast werkt beter dan een presentatie. Bekijk wat een podcast laten maken vraagt.