Boekingssysteem yoga voor lessen, kaarten en retraites

Een yogastudio verkoopt geen toegang tot een zaal, maar een plaats in een les. Dat maakt het boeken anders dan in een fitness: elke les heeft een maximum, een docent en een stijl, en elke plaats die leeg blijft, is omzet die niet terugkomt. Je boekingssysteem moet dus weten welk product een deelnemer heeft en wat dat product toelaat.

De regels per product beslis jij: hoe lang een kaart geldig is, tot wanneer iemand kosteloos annuleert, of een abonnement mag pauzeren. Het systeem houdt zich eraan, voor elke deelnemer even streng. Dat haalt de discussies aan de balie weg, want de regel staat bij het boeken al op het scherm.

De meeste studio-eigenaars geven zelf ook les. Tussen twee lessen door beantwoorden ze mails over een vergeten beurt, zetten ze iemand van de wachtlijst in een les, en sturen ze een docent een bericht omdat de zaal om 18 uur toch vrij moet. 's Avonds volgt de boekhouding: wie betaalde via overschrijving, wie nog niet, welke kaart verviel. Het werk zelf, lesgeven, krijgt de rest van de dag.

Het lesrooster is het hart van een studio. Een goed rooster weet meer dan uur en zaal: welke docent welke stijlen mag geven, wie een reformeropleiding heeft, wie alleen op woensdag kan, en hoeveel matten er in elke zaal liggen. Zo kan het bij een ziekmelding iemand voorstellen die past, in plaats van een groepsbericht naar iedereen.

Veel docenten werken als zelfstandige in bijberoep en geven les in twee of drie studio's. Ze willen hun lessen zien op hun eigen gsm, een les kunnen ruilen met een collega en weten hoeveel lessen ze deze maand gaven. Dat laatste is meteen de basis voor hun factuur aan de studio. Met een rooster dat lessen per docent telt, loopt de afrekening op het einde van de maand zonder telwerk. Meer over planning voor een ploeg lees je bij personeelsplanning software, en wie nog twijfelt tussen een spreadsheet en een systeem vindt de afweging in planning in Excel of software.

Een nieuwe deelnemer zoekt "yoga" met de naam van zijn gemeente, kijkt naar de kaart en klikt door naar twee of drie studio's. Daar wil hij drie dingen zien: welke stijlen je geeft en voor wie, wanneer de lessen zijn, en wat een eerste les kost. Vindt hij het rooster niet of moet hij een mail sturen om te boeken, dan klikt hij terug.

Daarom bouwen we de website en het boekingssysteem als een geheel. Het rooster op je site is het echte rooster, met de plaatsen die nog vrij zijn. Elke stijl krijgt een eigen pagina: vinyasa, yin, hatha, reformer pilates, zwangerschapsyoga, met het niveau en wie lesgeeft. Een proefles boeken kan in drie tikken op een gsm, betalen zit erbij. Een website laten maken doen we vanaf 1.500 euro; een boekingssysteem erbij prijzen we na het gesprek, als vaste prijs.

Gevonden worden in je eigen gemeente hangt aan je Google-profiel en je reviews. Een profiel met de juiste categorie, foto's van de zaal en het rooster in de beschrijving doet meer dan een advertentie. Hoe je het opzet, lees je in Google Bedrijfsprofiel aanmaken en meer Google reviews krijgen; met lokale SEO zetten we de pagina's per stijl en per gemeente sterker. Geef je les in het Nederlands en het Engels, dan helpt een meertalige website expats die je studio zoeken.

Lijkt je aanbod meer op begeleiding dan op groepslessen, met trajecten en sessies op afspraak, kijk dan ook naar een website voor coaches of een website voor therapeuten. Een fitnessclub met toestellen en een badge heeft eigen noden, die staan bij een website voor een fitnessstudio.

Workshops en retraites brengen per keer meer op dan een gewone les, maar vragen meer werk vooraf: een pagina met het programma, inschrijvingen met een voorschot, een herinnering voor het saldo, een paklijst en een route. Bij een retraite met verblijf komt daar de kamerverdeling en een vraag naar dieetwensen bij.

AI helpt hier op een praktische manier. Jij spreekt na een overleg in wat de retraite inhoudt; de AI maakt er een concept van met het programma per dag, de prijs, de voorwaarden en de mails die op vaste momenten vertrekken. Jij leest na en zet het online. Hetzelfde werkt voor de nieuwsbrief met het rooster van de volgende maand, of voor een antwoord op een vraag die elke week terugkomt. Meer daarover bij AI voor zelfstandigen en AI-automatisatie; hoe je zo'n maandelijkse mail opbouwt, lees je in een nieuwsbrief schrijven.

Organiseer je retraites op een vaste plek, met eigen kamers, dan lijkt de boeking op die van een vakantiehuis: beschikbaarheid per weekend, een aanvraag of een boeking met voorschot. Daarover gaat een website voor je vakantiehuis.

Een studio groeit zo snel als ze docenten vindt. Wie een vinyasadocent zoekt voor zondagochtend, vraagt rond in de eigen opleiding of zet een bericht op Instagram. Dat levert vaak dezelfde drie namen op. Een vaste pagina op je site met de lessen die je zoekt, de uren en wat je biedt, wordt gevonden door docenten die in je regio wonen en net hun opleiding afrondden.

Reageren gaat in drie tikken: naam, stijlen en opleiding, en de uren die iemand kan. Jij ziet de reacties in een lijst en plant een proefles. Zodra een docent start, staat hij in hetzelfde rooster als de anderen, met zijn lessen op zijn gsm. Hoe je als kleine werkgever opvalt bij kandidaten, lees je bij employer branding en AI voor HR.

Een pilatesstudio starten met reformers vraagt meer kapitaal dan een yogazaal: een reformer kost veel meer dan een mat, en een zaal met zes toestellen vraagt een volle agenda om rond te komen. Juist daarom moet het boeken vanaf de eerste dag kloppen. Elke reformer die leeg blijft, kost meer dan een lege mat.

Wie start, regelt eerst de basis bij een ondernemingsloket: de inschrijving in de KBO en het activeren van je ondernemingsnummer als btw-nummer. Veel lesgevers beginnen in bijberoep naast een job als werknemer. Het RSVZ toont nu deze grenzen: onder 1.922,16 euro inkomen geen sociale bijdragen, tussen 1.922,16 en 17.374,08 euro verminderde bijdragen, en vanaf 17.374,08 euro betaal je als in hoofdberoep. Wie start, kan ook een starterspremie bekijken.

Begin je klein, met een zaal en een paar lessen per week, dan volstaat een eenvoudige site met een rooster dat boekt en betaalt. Komen er reformers, een tweede docent of workshops bij, dan bouwen we dat erbij in hetzelfde systeem, zonder dat je deelnemers opnieuw een account moeten maken. Meer over software die meegroeit met een zelfstandige lees je bij software voor zelfstandigen.

Een docent die drie lessen per week geeft in een gehuurde zaal heeft iets anders nodig dan een studio met twee zalen, reformers en tien docenten. Per grootte zie je hieronder wat we meestal aanraden.

Verkoop je lessen aan bedrijven, zoals bedrijfsyoga over de middag, dan kan Peppol voor die facturen gelden; check bij je boekhouder of dat voor jouw studio zo is. Een koppeling met je boekhoudpakket of facturatie op maat haalt het overtypen weg. Moet je deelnemers een app op hun startscherm kunnen zetten zonder app store, dan volstaat vaak een PWA; een echte app laten maken loont pas bij een grote groep vaste leden.

Een studio verwerkt betalingen, contactgegevens en soms gezondheidsinfo. Deze regels bepalen hoe je systeem daarmee omgaat.

Meer over privacy op je site lees je in GDPR voor je website en bij een verwerkersovereenkomst. Voor Peppol is er Peppol-registratie en voor wie Peppol verplicht is. Prijzen met en zonder btw reken je om met de btw-calculator.

De twee extra matten komen uit drie bronnen: een wachtlijst die doorschuift bij een annulering, een herinnering de avond voor de les waardoor minder mensen vergeten, en een seintje bij de laatste beurt van een kaart zodat mensen verlengen in plaats van weg te blijven. Reken het na met je eigen cijfers; bij een kaart van tien beurten ligt de prijs per les lager, en niet elke les zit vol genoeg om een wachtlijst te hebben.

Let op: extra omzet kan je over de grens van de btw-vrijstellingsregeling brengen. Bespreek met je boekhouder wat dat voor je prijzen betekent.

Een yogastudio staat nog niet bij onze klanten. Boekingen en beschikbaarheid wel: voor No.4 Lange Ast bouwden we een beschikbaarheidskalender uit de iCal van Airbnb en Booking met een aanvraagformulier, en voor Villa Lidia een reservatieformulier, een beschikbaarheidskalender en een klein beheerpaneel. Geef je dansles in plaats van yoga, kijk dan bij dansscholen; voor praktijken met behandelingen op afspraak is er kinesisten. Wil je eerst praten, neem contact op.