Een bezoekersregistratie systeem dat weet wie er nu binnen is

De redenen verschillen per bedrijf, en ze bepalen wat het systeem moet vragen.

• VeiligheidBij een evacuatie moet je weten wie er in het gebouw is, ook wie er niet op de loonlijst staat. Dat geldt zeker in een werkplaats of magazijn.
• OnthaalDe collega die iemand verwacht, krijgt een bericht zodra de bezoeker er is. Niemand staat tien minuten aan de balie te wachten.
• VeiligheidsinstructiesIn een productieomgeving moet een bezoeker of onderaannemer vaak eerst de regels lezen en bevestigen. Dat kan op het scherm, met een spoor van wie wat bevestigde.
• ToegangWie langer blijft, krijgt een badge of een code. Het systeem weet tot wanneer die geldig is.

Verwar dit niet met de wettelijke aanwezigheidsregistratie op bouwwerven. Die gaat over wie er op een werf werkt en loopt via de overheid. Een bezoekersregister gaat over wie er bij jou binnenkomt. Voor de uren van je eigen team is er de tijdsregistratie app.

Een bezoekersregister bevat persoonsgegevens, dus de GDPR geldt. Vraag alleen wat je echt nodig hebt, en leg vast hoe lang je het bijhoudt.

Een bewaartermijn van enkele weken volstaat voor de meeste bedrijven. Daarna wist het systeem de gegevens zelf. Wat dat voor je website betekent, lees je in de gids over een GDPR-conforme website. Een privacyverklaring hoort er ook bij; lees of een privacyverklaring verplicht is.

Minstens zo belangrijk is wie het register mag lezen. Het onthaal ziet de bezoekers van vandaag. De preventieadviseur ziet wie er nu binnen is, ook vanop afstand. Een collega ziet alleen zijn eigen bezoekers. Een beheerder kan oudere bezoeken opzoeken, en elke opzoeking komt in een logboek. Zo blijft een lijst met namen, bedrijven en uren waar ze hoort, en kan je bij een vraag van een bezoeker tonen wat je van hem bewaarde en wanneer het gewist wordt.

Een bezoeker die voor het eerst binnenkomt, moet in een halve minuut klaar zijn. Daarom houden we het bij vier schermen.

1. Welkom en taal. Een groot woord, drie taalknoppen en de vraag of je een QR-code hebt. Wie vooraf aanmeldde, scant en springt naar het laatste scherm.
2. Wie ben je en voor wie kom je. Naam en bedrijf, met een toetsenbord dat groot genoeg is voor een duim. De collega kies je uit een lijst die filtert terwijl je typt, zonder dat de volledige personeelslijst in beeld komt.
3. De regels. Alleen als je zone het vraagt: drie of vier korte regels met een pictogram, en een knop om te bevestigen.
4. Klaar. Je badge komt uit de printer en het scherm zegt wie je komt halen. Na tien seconden springt het terug naar welkom.

Voor wie vaak komt, zoals een vaste onderaannemer, onthoudt het systeem het bedrijf en de collega. Dan is het een tik op de naam en een bevestiging. Hoe zo'n scherm in andere situaties werkt, zie je bij kiosk software.

Er bestaan gratis apps en betaalde pakketten voor bezoekersregistratie. Voor veel kantoren volstaan die. Een eigen systeem loont als het register moet samenwerken met wat je al hebt.

Over die afweging gaat ook software bouwen of kopen. Wat een eigen systeem kost, kan je inschatten met de rekentool voor softwarekosten en de gids software laten ontwikkelen: kosten.

Een bezoekersregister wordt sterker als het weet wat er elders gebeurt.

• Het scherm aan het onthaalHoe je de tablet inricht en vergrendelt, staat bij kiosk software.
• Je agendaEen bezoeker die een afspraak boekte via je boekingssysteem op de website, staat al in het register voor hij aankomt.
• Je intranetDe melding komt binnen waar je collega's al werken, op het intranet.
• PlanningOnderaannemers die op een vaste dag komen, staan in je personeelsplanning software.
• Je eigen pakkettenVia een koppeling met je ERP of toegangssysteem; wat een API-koppeling is, lees je in de begrippenlijst.
• CijfersBezoekers per dag en per afdeling in een dashboard.

We bouwen het als webapplicatie. De tablet aan het onthaal en de gsm van de preventieadviseur gebruiken dezelfde software, als PWA zonder app-winkel.

Is een bezoekersregister verplicht?

Niet in het algemeen. Wel moet je bij een evacuatie kunnen weten wie er binnen is, en sommige sectoren of klanten vragen een register in hun veiligheidsregels. Een register is dan de eenvoudigste manier om dat aan te tonen.

Werkt het ook met meerdere ingangen of vestigingen?

Ja. Elke ingang krijgt een eigen tablet, het register is een geheel. De evacuatielijst toont per gebouw wie er binnen is.

Wat met leveranciers die alleen iets afzetten?

Die krijgen een korter pad: naam, bedrijf, waar ze leveren. Geen badge, geen instructies, wel in het register zolang ze binnen zijn.

Wat als de tablet uitvalt?

Dan meldt de bezoeker zich aan via de QR-code aan de deur, op zijn eigen gsm. Het register blijft hetzelfde, en de tablet haalt de gemiste aanmeldingen op zodra hij terug online is.

Hoe snel staat zo'n systeem er?

Een register met aanmelding, melding en evacuatielijst is een overzichtelijk project. Koppelingen met een toegangssysteem of een ERP vragen meer tijd, en die plannen we dan als tweede stap.

Kunnen bezoekers in hun eigen taal aanmelden?

Ja, met een taalknop op het eerste scherm. Het register zelf blijft in de taal van je kantoor.

Werkt het ook voor aannemers die meerdere dagen komen?

Ja, met een eigen pad. Een aannemer meldt zich de eerste dag aan, bevestigt de regels voor zijn zone en krijgt een badge die geldig blijft tot de laatste werkdag. Elke ochtend volstaat dan een tik op de naam. De preventieadviseur ziet per zone wie binnen is.

Wil je weten wat bij jouw onthaal past, neem contact op.