Een digitaal personeelsdossier dat waarschuwt voor iets vervalt

Welke documenten je bijhoudt, hangt af van je sector. Een transportbedrijf heeft andere vervaldata dan een bouwbedrijf of een kantoor.

Sinds Dimona hoeven de meeste werkgevers geen papieren personeelsregister meer bij te houden; in- en uitdiensttredingen gaan elektronisch naar de RSZ. Het personeelsregister, waar het nog verplicht is, en de individuele rekening bewaar je vijf jaar. Je sociaal secretariaat weet wat voor jouw bedrijf geldt.

Voor een Belgisch transportbedrijf bouwden we een platform met een personeelsdossier per chauffeur. Het dossier werkt met een vervaltrap: het waarschuwt op tijd voor een document vervalt, eerst de chauffeur, dan het kantoor. De chauffeurs zelf gebruiken hun telefoon voor verlof, bonnetjes en meldingen, in het Nederlands, het Engels of het Turks. Lees het in de DA Logistics case.

Voor Business Centrum bouwden we een beheerplatform voor werkgevers en hun werknemers, met onder meer arbeidskaarten en hun vervaldata, cheques en lonen. Klanten loggen in op een portaal met een link per mail, en gebruikers kunnen tweestapsverificatie inschakelen. Voor de start werd het platform getest op hun echte Excel, met 309 werkgevers en 971 werknemers. Het hele verhaal staat in de case over het Business Centrum-platform.

Welke documenten vervallen, hangt sterk af van wat je team doet. Drie voorbeelden van hoe het dossier zich aanpast.

Transport. Rijbewijs, vakbekwaamheid (code 95), medische schifting en de bestuurderskaart voor de tachograaf. Een chauffeur zonder geldig document mag niet rijden, dus het dossier hangt rechtstreeks aan de planning. Lees meer bij planning software voor transport.

Schoonmaak en bouw. Veiligheidsopleidingen, attesten voor hoogwerkers of heftrucks en soms een toegangsbadge per klant of werf. Wie bij welke klant mag werken, volgt uit die attesten. Voor schoonmaakbedrijven loopt dat vaak samen met de planning per locatie.

Zorg. Een visum of erkenning per beroep, opleidingsuren en vaccinaties waar de werkgever ze mag vragen. In woonzorgcentra telt vooral dat de juiste mensen op de juiste shift staan.

Het dossier kent per functie een lijst. Een nieuwe medewerker krijgt de lijst van zijn functie, en wat ontbreekt staat meteen bovenaan bij HR.

Een personeelsdossier bevat de gevoeligste gegevens van je bedrijf. De AVG vraagt dat je alleen bijhoudt wat je nodig hebt, dat je weet waarom, en dat alleen wie het nodig heeft erbij kan.

In de praktijk betekent dat drie dingen. Medische gegevens horen niet in het dossier; je bewaart alleen of iemand geschikt is en tot wanneer. Een rijksregisternummer is zichtbaar voor HR, niet voor de planning. En een medewerker kan zijn eigen dossier inkijken, zoals de AVG hem toestaat.

We bouwen het dossier met inloggen in twee stappen, versleuteling van gevoelige gegevens en een logboek van wie wat opende. Wat de AVG vraagt voor je website, staat in de gids over een AVG-conforme website.

HR-pakketten en de portalen van sociaal secretariaten bieden vaak een documentenmap per medewerker. Voor een kantoor met tien bedienden is dat meestal genoeg. Een eigen dossier loont als vervaldata je werk sturen.

De algemene afweging staat bij software bouwen of kopen. Wat een eigen dossier kost, reken je uit met de calculator voor softwarekosten.

Een dossier wordt waardevol als andere systemen het kunnen raadplegen.

• PlanningJe personeelsplanning software ziet of iemand een geldig rijbewijs of attest heeft voor ze hem inplant.
• VerlofAfwezigheden en saldi komen uit de verlofregistratie software.
• IntranetMedewerkers zien hun eigen dossier op het intranet en laden er nieuwe attesten op.
• Je sociaal secretariaatVia een koppeling op maat, voor zover het secretariaat dat toelaat.
• AIEen assistent die een nieuw attest leest en de vervaldatum invult. Wat dat vraagt, lees je bij AI voor HR.

We bouwen het dossier als webapplicatie op maat. Voor klanten die zelf documenten aanleveren, zoals werkgevers bij een sociaal kantoor, komt er een klantenportaal bij.

Mag een personeelsdossier volledig digitaal zijn?

Ja, voor de meeste documenten. Een digitaal ondertekend contract heeft dezelfde waarde als een papieren. Vraag je sociaal secretariaat welke documenten je in een specifieke vorm moet bewaren.

Hoe lang bewaar je een dossier na een uitdiensttreding?

Dat verschilt per document. Sociale documenten zoals de individuele rekening bewaar je vijf jaar. Andere stukken mogen eerder weg. Het dossier kan per documentsoort een bewaartermijn hebben en daarna zelf opruimen.

Kunnen we beginnen met alleen vervaldata?

Dat is vaak de beste start. Een lijst van wie welk document heeft en tot wanneer, met een herinnering. De rest van het dossier komt erbij.

Wie laadt de bestaande documenten in?

Wij, samen met iemand van HR. We zetten de vervaldata over en tonen wat ontbreekt.

Werkt het voor uitzendkrachten en freelancers?

Ja, met een eigen lijst. Van een uitzendkracht hou je minder bij, maar een geldig attest of rijbewijs telt net zo goed voor de planning.

Kan een medewerker documenten in het dossier ondertekenen?

Ja. Een bijlage bij het contract, een reglement of een afspraak kan hij lezen en bevestigen op zijn telefoon. Het dossier bewaart wie wat wanneer bevestigde. Voor een gekwalificeerde elektronische handtekening koppelen we een dienst die daarvoor erkend is.

Krijgt een uitzendkracht of freelancer ook een dossier?

Een lichter dossier. Voor uitzendkrachten houdt het uitzendkantoor het personeelsdossier bij, maar jij wil wel weten of hun veiligheidsopleiding of rijbewijs geldig is voor ze op je werf beginnen. Het dossier bewaart dan alleen die documenten, met dezelfde vervaltrap.

Wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat?

Het dossier gaat op slot. Niemand kan nog iets toevoegen, alleen HR kan het inkijken, en na de bewaartermijn per documentsoort ruimt het systeem op.

Wil je weten wat een digitaal dossier voor jouw team doet? Neem contact op.