Kmo software voor bedrijven met tien tot vijftig mensen

Een team van vijf heeft andere problemen dan een bedrijf van veertig. Software die bij de verkeerde grootte hoort, kost geld zonder iets op te lossen. Voor de fiscus is een onderneming klein zolang ze niet meer dan een van drie grenzen overschrijdt: 50 werknemers, 11,25 miljoen euro omzet en 6 miljoen euro balanstotaal.

Kleine zaken krijgen hier geen ERP aangepraat: wat een eenmanszaak nodig heeft, staat op software voor zelfstandigen. Twijfel je tussen een ERP en een CRM, dan helpt CRM of ERP. Wat een ERP-traject kost, lees je in ERP-kosten.

In de meeste kmo's begint het knellen bij de planning. Een Excel met namen in de rijen en dagen in de kolommen werkt zolang een persoon hem bijhoudt. Zodra drie mensen erin werken, ziet niemand nog welke versie klopt, wie ziek is of welke ploeg twee keer op dezelfde dag staat.

Een planningspakket lost veel op: verlof, beschikbaarheid, een app voor wie onderweg is. Past je planning in hun vorm, kies er dan een. Hoe je dat afweegt, staat in planning in Excel of software, en wat zo'n tool voor ploegen doet bij personeelsplanning software.

Eigen planningssoftware wint pas als je planning afhangt van dingen die een pakket niet kent: certificaten per technieker, machines die maar op een werf tegelijk kunnen staan, klanten die vaste tijdvensten hebben.

Wie projecten of klantdossiers beheert, herkent het: de offerte zit in het CRM, de factuur in de boekhouding, de foto's op een gsm en de laatste afspraak in een mail van een collega. Om een vraag van een klant te beantwoorden, moet je vier plekken openen.

Een dossier op een plek is vaak de eerste echte winst van eigen software. Het hoeft geen ERP te zijn. Een CRM op maat met de velden van jouw dossiers, of een ERP op maat voor wie ook voorraad en aankoop opvolgt, haalt de gegevens uit de pakketten die je al hebt. Laat je klanten zelf meekijken, dan wordt het een klantenportaal.

Voor je iets nieuws bouwt, loont het om te kijken wat je pakketten met elkaar kunnen delen. Een klant die je in het CRM aanmaakt, hoort automatisch in de boekhouding te staan. Een werkbon die afgesloten is, hoort een factuur te worden zonder dat iemand bedragen overtypt.

We bouwen zulke koppelingen op de publieke API van het pakket, met jouw sleutel of app-registratie. We zijn geen officiële partner van die leveranciers, en dat hoeft ook niet om hun API te gebruiken. Per pakket lees je wat er kan:

• Odoo koppelen voor wie Odoo als basis gebruikt;
• Exact Online koppelen, vaak het pakket van de boekhouder;
• Teamleader koppelen voor CRM, offertes en projecten;
• Robaws koppelen voor bouw en installatie;
• Business Central koppelen voor wie al in de Microsoft-wereld werkt.

Staat jouw pakket er niet bij, dan beschrijft koppeling laten maken hoe we aan de slag gaan. Een API-koppeling is in de grond een afspraak tussen twee programma's over welke gegevens ze uitwisselen.

Herken je drie of meer van die punten, dan is het tijd om de Excel te vervangen. De gids van Excel naar een eigen platform beschrijft hoe dat stap voor stap gaat, zonder dat je bedrijf een maand stilvalt.

Een eigen platform is geen alles-in-een. Het doet het werk dat jouw bedrijf anders maakt dan de concurrent: je calculatie, je dossierverloop, je planning met eigen regels. Boekhouding, mail en verloning blijven in hun pakket. Je begint met een eerste versie die een proces goed doet, een MVP, en bouwt verder op wat de ploeg echt gebruikt.

Afwegen helpt software bouwen of kopen, en voor wie al Odoo overweegt Odoo of software op maat. Wat zo'n traject kost, staat in software laten ontwikkelen: kosten. Hoe we werken, lees je bij software op maat en, voor een tool die in de browser draait, bij webapplicatie laten maken. Werk je voor grote opdrachtgevers die eisen stellen aan beveiliging en contracten, lees dan ook werken met grotere bedrijven.

Bij twintig tot vijftig mensen is aanwerven een vast werk. Kandidaten komen steeds vaker via Google en via de site van het bedrijf zelf, niet alleen via jobsites. Een vacaturepagina die op de gsm in een paar tikken een sollicitatie opneemt, haalt meer reacties binnen dan een pdf met een mailadres.

Dat is geen software op maat maar een goede website. Wat een site voor een kmo moet doen, staat op website voor kmo; een site laten maken begint bij ons vanaf 1.500 euro, met een vaste prijs na een gesprek. Wie verkoopt aan kleine bedrijven, vindt in CRM voor kleine bedrijven de pakketten die voor de verkoopkant volstaan.

Neem een technisch servicebedrijf met 25 mensen, waarvan 15 technici op de baan. Aannames: een planner besteedt acht uur per week aan de Excel-planning en het nabellen van technici; elke technicus verliest tien minuten per dag aan werkbonnen op papier die op kantoor worden overgetypt; de administratie typt vier uur per week bedragen over van werkbon naar factuur.

Dat is ongeveer 18,5 uur per week, of zo'n 850 uur over 46 werkweken. Dat cijfer zet je tegenover de bouwkost en het onderhoud. In dit voorbeeld blijven boekhouding en verloning in hun pakket: alleen planning en werkbon worden eigen software, met een koppeling naar het boekhoudpakket.

Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen via Peppol. Voor een kmo betekent dat: je facturatie moet dat kunnen, en elke koppeling naar je facturatie ook. Hoe het werkt, lees je in e-facturatie in België, en hoe ver kmo's ermee staan in ons onderzoek Peppol-klaar.

Kmo's en eenmanszaken krijgen sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent op digitale investeringen. De kmo-portefeuille, waarmee Vlaanderen advies en opleiding deels terugbetaalde, stopt op 1 januari 2027 en het budget voor 2026 is al op. Lees kmo-portefeuille afgeschaft en, voor wat er nog wel bestaat, subsidie digitalisering in Vlaanderen.