Een werkbon loodgieter die niets vergeet

Een goede bon toont alleen wat bij de opdracht hoort. Een technieker die bij een ontstopping eerst langs tien velden over een ketel moet scrollen, vult de bon niet in. Daarom kiest de bon zijn velden op basis van de soort opdracht die kantoor of het planbord meegaf.

Wie welke opdracht krijgt, beslist het planbord: lees personeelsplanning software voor hoe dat werkt met erkenningen en verlof. De uren op de bon voeden meteen de tijdsregistratie, zodat niemand een tweede keer tijd invult. En voor de algemene vorm van een digitale bon, los van het vak, lees je de pagina over de werkbon app.

Het grootste verlies op een papieren bon is het materiaal. Een loodgieter gebruikt per dag tientallen kleine stukken: knelkoppelingen, bochten, teflon, een kraan, een sifon. Op papier schrijft niemand dat allemaal op. Op vrijdag gokt kantoor wat er gebruikt werd, of vergeet het. Een sifon van twintig euro lijkt weinig, maar wie dat drie keer per week per technieker mist, ziet het aan het eind van het jaar in zijn marge. En wat niet op de bon staat, ontbreekt ook in de voorraad, zodat de bestelwagen op een dag zonder knelkoppelingen vertrekt.

Op de gsm gaat dat anders. De technieker scant de barcode of kiest uit de lijst van wat in zijn bestelwagen ligt, met de verkoopprijs al ingevuld. Wat op de bon komt, gaat uit de voorraad van die bestelwagen. Zo weet het magazijn 's avonds wat er morgen in moet, en weet jij wanneer je moet bijbestellen. Hoe dat bij meerdere bestelwagens en een magazijn werkt, lees je bij voorraadbeheer software.

Meerwerk krijgt een eigen regel. Als een technieker ziet dat het expansievat moet vervangen worden, zet hij het op de bon met een prijs, en de klant tikt akkoord op het scherm voor het werk begint. Dat ene akkoord voorkomt de meeste discussies over een factuur.

Een foto voor en na lijkt een detail tot een klant drie weken later belt dat er opnieuw water op de vloer staat. Dan wil je weten hoe de aansluiting eruitzag toen je wegging. De bon bewaart elke foto bij de opdracht, met datum en plaats, en bij de woning, zodat de volgende technieker ze terugvindt.

De handtekening sluit de bon af. De klant tekent op de gsm, met zijn naam erbij, en krijgt meteen een kopie in zijn mailbox. Is de klant niet thuis, bijvoorbeeld bij een verhuurder of een syndicus, dan gaat de bon met foto's naar die persoon en tekent die online. Voor wie veel met verhuurders en syndici werkt, is een klantenportaal de volgende stap: alle bonnen, attesten en facturen per gebouw op een plek.

Tevreden klant? Dan is het moment na de handtekening ook het moment om om een review te vragen. Hoe je dat doet zonder de regels van Google te breken, staat in meer Google-reviews krijgen.

AI helpt bij het invullen. De technieker spreekt in wat hij deed, en AI zet het verslag op de bon en stelt het materiaal voor; de technieker kijkt na en verstuurt. Meer daarover op AI voor installateurs. Stuurt een klant eerst foto's van een probleem, dan wordt dat een offerte: zie offertes maken met AI.

Een bon van een loodgieter draagt gegevens die door regels bepaald worden. Die moeten juist zijn, en de bon kan ze nakijken voor de factuur vertrekt.

De factuur zelf vertrekt vanuit de bon, met uren, materiaal en meerwerk. Ze gaat naar je boekhoudpakket of rechtstreeks via Peppol: lees e-facturatie in België en hoe je je Peppol-registratie regelt. Wil je de factuur zelf ook in eigen hand, dan is er facturatie software op maat. Plaats je ook warmtepompen, dan komen er een premie en een certificaat bij: zie de pagina voor hvac-installateurs.