Intranet
Een intranet laten bouwen waar je team elke dag iets komt doen
Een intranet dat alleen nieuws toont, opent niemand. Een intranet waar je verlof aanvraagt, een bonnetje doorstuurt en het juiste formulier vindt, wel. Dat bouwen we.
Het verschil tussen een prikbord en een werkplek
De meeste intranetten beginnen als prikbord: een startpagina met nieuws van de directie en een map met documenten. Na drie maanden staat er niets nieuws meer op en zoekt iedereen weer in zijn mailbox.
Een intranet blijft leven als het een taak overneemt die je team elke week doet. Verlof aanvragen, een onkost indienen, een defect melden of het laatste werkrooster openen. Het nieuws komt dan vanzelf mee, omdat mensen er toch al zijn.
De startpagina van een intranet dat werkt
Goeiemorgen, Lotte
Zoek een document, collega of procedure
Mededelingen
Nieuwe werfkledij vanaf maandag
Ines, preventie
41 van 52 gelezen
Kantoor dicht op 11 november
Tom, administratie
52 van 52 gelezen
Snel aanvragen
Vaakst geopend
- 1Arbeidsreglement 2026
- 2Procedure ongeval op de werf
- 3Bestelbon materiaal
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen.
Wat er op een kmo-intranet hoort
Niet alles moet erop. Begin met wat je team nu het vaakst vraagt aan het onthaal, de HR-verantwoordelijke of de zaakvoerder.
| Onderdeel | Wat je team er doet | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Mededelingen | Lezen, met een vinkje bij gelezen | Je weet wie een nieuwe regel al zag |
| Documenten | Het juiste formulier of reglement zoeken | Een versie in plaats van vijf in mailboxen |
| Aanvragen | Verlof, onkosten, materiaal, een attest | Elke aanvraag komt bij de juiste persoon en blijft opvolgbaar |
| Meldingen | Een defect, een incident, een vraag aan ICT | Niets blijft hangen in een WhatsApp-groep |
| Wie is wie | Collega's per afdeling, met wie je waarvoor belt | Nieuwe mensen vinden hun weg |
| Rooster en planning | De eigen shifts en wie er vandaag is | Geen foto van het rooster meer rondsturen |
Elk onderdeel kan klein beginnen. Een verlofaanvraag is een formulier met een goedkeuring. Hoe ver je daarmee kan gaan, lees je bij verlofregistratie software. Voor bonnetjes en kilometers is er de onkostennota app, en voor defecten en vragen een intern ticketsysteem. Wie aan het onthaal binnenkomt, meldt zich aan via een bezoekersregistratie systeem.
Wat een intranet bruikbaar maakt
Op de telefoon
Wie niet aan een bureau zit, opent het intranet op zijn telefoon, zonder appwinkel.
In de talen van je team
Nederlands, Frans, Engels of Turks, per persoon in te stellen.
Inloggen zonder gedoe
Met je werkaccount, een link per mail of een naamtegel met een code.
Zoeken dat iets vindt
Een zoekveld over documenten, mensen en aanvragen tegelijk.
Rechten per rol
Een chauffeur ziet iets anders dan de boekhouder of de zaakvoerder.
Een melding die aankomt
Een nieuwe mededeling of een goedgekeurde aanvraag komt als bericht binnen.
Een intranet voor chauffeurs die nooit op kantoor zijn
Voor een Belgisch transportbedrijf bouwden we een platform met een eigen deel voor de chauffeurs. Op hun telefoon vragen ze verlof aan, sturen ze bonnetjes door, zien ze hun afspraken en melden ze een probleem met de vrachtwagen of een aanrijding. Dat kan in het Nederlands, het Engels en het Turks. Ze loggen in met een tegel met hun naam en vier cijfers, zonder wachtwoord.
Op kantoor komt alles binnen in vijf wachtrijen, zodat elke aanvraag bij de juiste persoon ligt. Het personeelsdossier waarschuwt voor documenten die vervallen. Dat is geen intranet met een startpagina vol nieuws, maar het doet wat een intranet moet doen: je team vindt er alles wat het nodig heeft, waar het ook is. Het volledige verhaal staat in de DA Logistics case.
Hoe we een intranet bouwen
- De vragen van een weekWe noteren welke vragen je team een week lang stelt aan HR, het onthaal en de zaakvoerder. Die lijst wordt de inhoud van de eerste versie.
- Een klikbaar ontwerpJe ziet de startpagina en drie taken op pc en telefoon, en laat het testen door twee collega's die er niets van weten.
- Bouwen en koppelenWe bouwen de onderdelen, het beheerscherm en de koppeling met je werkaccounts en je bestaande software.
- Starten met een taakDe eerste dag vervangt het intranet een ding dat iedereen doet, bijvoorbeeld de verlofaanvraag. Daarna komt de rest erbij.
SharePoint, een pakket of een eigen intranet
Werk je al met Microsoft 365, dan heb je SharePoint en kan je daar een intranet op inrichten. Voor een kantoor met iedereen aan een bureau is dat vaak een goede start. Een eigen intranet loont als je team anders werkt dan een kantoor.
| SharePoint | Intranetpakket | Eigen intranet | |
|---|---|---|---|
| Licentie | Zit in de meeste Microsoft 365-abonnementen | Per gebruiker per maand | Geen licentie per gebruiker |
| Voor wie zonder kantooraccount | Elke gebruiker een account nodig | Elke gebruiker een licentie | Een login op maat, ook voor chauffeurs of arbeiders |
| Aanvragen met goedkeuring | Via Power Automate, met inrichtingswerk | Wat het pakket biedt | Zoals jouw proces loopt |
| Koppeling met je eigen software | Beperkt tot connectoren | Beperkt tot wat het pakket kent | Rechtstreeks |
| Talen per gebruiker | De talen van Microsoft | De talen van het pakket | Elke taal die je team spreekt |
De afweging tussen beide vind je uitgewerkt op SharePoint intranet of maatwerk. De algemene vraag staat bij software bouwen of kopen.
Een intranet heeft een eigenaar nodig
Iemand in je team beslist wat erop komt en haalt weg wat verouderd is. Zonder eigenaar wordt elk intranet een archief. Dat is een taak van een uur per week, geen voltijdse job.
Waarom een intranet niet gebruikt wordt, en hoe je dat voorkomt
Een nieuw intranet sterft meestal aan drie dingen, en elk ervan los je op in het ontwerp.
Het geeft niets terug. Als je er alleen leest, ga je er niet naartoe. Leg er minstens een taak op die je team moet doen, zoals verlof aanvragen of een rooster bekijken. Dan opent iedereen het intranet minstens een keer per week.
Het werkt alleen op kantoor. De helft van een kmo-team zit in een magazijn, op de baan of bij een klant. Een intranet dat niet op de telefoon werkt, bereikt die helft niet. Wij bouwen het als PWA: een webapp die op het beginscherm staat zonder appwinkel.
De oude kanalen blijven open. Zolang verlof ook via een sms aan de baas kan, blijft het via sms gaan. Spreek af vanaf welke dag een aanvraag alleen nog via het intranet loopt, en houd je eraan.
Wat een intranet precies is en hoe het verschilt van een extranet, lees je bij het begrip intranet.
Koppelingen met wat je al hebt
Een intranet wordt sterker naarmate het meer weet van je andere systemen.
- PlanningDe eigen shifts komen uit je personeelsplanning software, en gewerkte uren uit een tijdsregistratie app.
- PersoneelContracten, attesten en vervaldata zitten in een digitaal personeelsdossier. Een medewerker ziet zijn eigen documenten, HR ziet alles.
- Je pakkettenLoon, boekhouding of je ERP via een koppeling op maat.
- KlantenWie ook klanten iets wil laten zien, bouwt daarvoor een apart klantenportaal, met eigen rechten.
- AIEen assistent die vragen over het arbeidsreglement beantwoordt uit je eigen documenten. Wat dat vraagt, lees je bij AI voor HR.
We bouwen een intranet als webapplicatie op maat. Zo draait het in de browser en op de telefoon met dezelfde software.
Wat een intranet kost en waar de prijs van afhangt
Een eigen intranet heeft geen prijs per gebruiker, maar een bouwprijs. Die hangt af van het aantal onderdelen, de koppelingen en de talen. Een startpagina met mededelingen, documenten en een verlofaanvraag is een overzichtelijk project. Elk extra onderdeel met een goedkeuring, zoals onkosten of meldingen, komt erbij.
Reken je eigen geval door met de calculator voor softwarekosten. Hoe een maatwerkproject in het algemeen geprijsd wordt, staat in de gids over software laten ontwikkelen en de kosten.
Vragen over een intranet laten bouwen
Hoe groot moet een bedrijf zijn voor een intranet?
Er is geen ondergrens. Met tien mensen loont het als je team verspreid werkt of als dezelfde vragen elke week terugkomen. Met vijftig mensen wordt het moeilijk zonder.
Kunnen mensen zonder werkmail inloggen?
Ja. Arbeiders of chauffeurs zonder bedrijfsaccount loggen in met een link per sms of mail, of met een naamtegel en een code op een gedeelde telefoon.
Kunnen we beginnen met een deel en later uitbreiden?
Dat raden we aan. Begin met de taak die het meest tijd kost, en voeg elke maand een onderdeel toe als het vorige gebruikt wordt.
Wie beheert de inhoud?
Jijzelf, via een beheerscherm. Mededelingen, documenten en wie wat ziet verander je zonder ons.
Wat gebeurt er met de documenten op onze server of in Dropbox?
Die verhuizen mee, maar niet allemaal. We maken eerst een lijst van wat je team echt opent: reglementen, formulieren, procedures en sjablonen. Dat gaat naar het intranet, met een eigenaar per document. Oude versies en archief blijven waar ze staan.
Hoe zit het met privacy?
Een intranet bevat gegevens over je team, dus de AVG geldt. Een medewerker ziet zijn eigen aanvragen en documenten, HR en de zaakvoerder zien meer. Wie wat opent, houdt het systeem bij.
Wil je weten wat een intranet voor jouw team kan doen? Neem contact op.
Webapplicatie
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen software in de browser voor je hele team, op elke computer en telefoon, rond hoe jullie werken.
- Rollen en rechten per medewerker
- Koppelingen met je boekhouding en je mail
- Live zetten zonder downtime, met back-up en terugweg
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Webapplicatie.
Welke vraag krijg je elke week opnieuw?
Vertel ons wat je team nu via mail, sms en papier regelt. We schetsen de eerste versie van je intranet en wat het als eerste overneemt.
Liever meteen contact?