Verlofregistratie app
Verlofregistratie software met een saldo dat altijd klopt
Je team vraagt verlof in een app, het saldo per soort verlof telt mee, en op het einde van de maand staat alles klaar voor je sociaal secretariaat.
Verlof bijhouden zonder telefoontje naar het kantoor
Hoeveel vakantiedagen heb ik nog? Het is de vraag die het kantoor van elk bedrijf met personeel het vaakst krijgt. Het antwoord staat in een Excel, in een map met briefjes, of in het hoofd van de persoon die het bijhoudt. Wie verlof wil, stuurt een bericht en wacht. Wie het goedkeurt, moet eerst zelf gaan tellen.
Verlofregistratie software zet die drie dingen op een plek: de aanvraag, de beslissing en het saldo. Je medewerker kiest op zijn telefoon het soort verlof en de dagen, ziet meteen hoeveel er na de aanvraag overblijft, en krijgt een melding zodra het kantoor beslist. Het kantoor ziet de aanvragen in een rij, met de oudste bovenaan.
Deze pagina gaat over het registreren: soorten verlof, saldo's, attesten en de export. Wil je vooral een rooster met ploegen en bezetting, lees dan eerst over personeelsplanning software. De twee horen vaak samen, maar niet altijd.
Een aanvraag die het saldo meteen bijwerkt
Aanvraag van Sanne Peeters
Wettelijke vakantie, 3 werkdagen
ma 16 tot wo 18 november
Wettelijke vakantie
11 over
6 opgenomen, 3 deze aanvraag
Inhaalrust
4 over
2 opgenomen
Klein verlet (huwelijk broer)
2 over
0 opgenomen
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen.
Soorten verlof die een Belgisch systeem moet kennen
Een verlofsysteem dat alleen vakantiedagen telt, is na een maand een tweede Excel. In België loopt verlof langs verschillende regels en verschillende instanties. Dit zijn de soorten die het vaakst terugkomen.
| Soort verlof | Waar het recht vandaan komt | Wat het systeem moet doen |
|---|---|---|
| Wettelijke vakantie | De prestaties van het vorige jaar (vakantiedienstjaar); voltijds in een vijfdagenweek is dat 20 dagen | Het saldo per persoon berekenen, ook bij deeltijds werk of een start in de loop van het jaar |
| Aanvullende of jeugdvakantie | Een start of herstart van werk, of een jonge werknemer met weinig recht | Een aparte teller, want de betaling loopt anders |
| Inhaalrust en ADV | Je arbeidsregime: wie 40 uur per week werkt voor een week van 38 uur, bouwt rustdagen op | Opbouw per periode, met een eigen saldo |
| Klein verlet | Een gebeurtenis in de familie, met een vast aantal dagen per gebeurtenis | Een keuzelijst met de gebeurtenis, zodat niemand moet tellen |
| Ziekte | Een attest van de arts | Het attest bij de afwezigheid, en de melding naar wie moet weten dat je er niet bent |
| Ziek tijdens je vakantie | Sinds 2024 mag een werknemer die ziek wordt tijdens zijn vakantie die dagen later opnemen | De dagen met attest terugzetten op het saldo |
| Ouderschapsverlof en tijdskrediet | Een aanvraag bij de RVA | Registreren als afwezigheid, zonder saldo bij jou |
De laatste rij is de reden waarom een pakket uit het buitenland vaak wringt. Het kent vakantiedagen en ziekte, maar geen klein verlet met een keuzelijst en geen ziekte tijdens de vakantie volgens de Belgische regel. In een systeem op maat zet je die regels er een keer in, met het arbeidsreglement van je eigen bedrijf ernaast. Hoe dat samenhangt met de uren die je team werkt, lees je bij de tijdsregistratie app.
Wat erin zit, van aanvraag tot export
Aanvragen op de gsm
Soort verlof, de dagen en een reden als je wil. In de browser, zonder appwinkel.
Saldo per soort
Elke teller apart, met wat al opgenomen is, wat aangevraagd is en wat overblijft.
Wie wat goedkeurt
Een ploegleider voor zijn ploeg, het kantoor voor iedereen, met een rij per beslisser.
Attesten bij de afwezigheid
Een foto van het ziekteattest hangt aan de dagen waarover het gaat.
Wie er weg is
Een kalender per week met de afwezigen, zodat je ziet wie er niet is voor je plant.
Export voor je secretariaat
Een maandbestand met afwezigheden per code, in het formaat dat je sociaal secretariaat vraagt.
Excel of een eigen systeem: een rekensom voor 25 mensen
Neem een bedrijf met 25 mensen en een kantoor dat het verlof bijhoudt naast ander werk. De tijden zijn aangenomen; zet je eigen getallen in de plaats.
| Taak per maand | Excel en berichten | Verlof in een app |
|---|---|---|
| Aanvragen lezen, tellen en beantwoorden | 5 uur | 1 uur |
| Saldovragen van het team beantwoorden | 3 uur | 0 uur |
| Attesten zoeken en bij de dagen leggen | 2 uur | 0,5 uur |
| Afwezigheden doorgeven aan het sociaal secretariaat | 2 uur | 0,25 uur |
| Samen | 12 uur | 1,75 uur |
Dat is ruim 10 uur per maand, of 123 uur per jaar. De tijd is niet het enige. Een fout in de afwezigheden komt terug in de loonbrief, en die fout rechtzetten kost het kantoor en het secretariaat meer dan het bijhouden zelf.
Of bouwen de goedkoopste weg is, hangt af van wat je nog meer nodig hebt. Wie alleen verlof wil bijhouden, vindt een pakket dat het doet. Wie verlof, uren, onkosten en het personeelsdossier in een systeem wil, met de eigen regels van het bedrijf, rekent beter eens met onze rekentool voor softwarekosten. De afweging zelf staat in software bouwen of kopen.
Een verlofaanvraag in vier stappen
- AanvragenJe medewerker kiest wettelijke vakantie, de dagen en eventueel een reden. Het systeem toont hoeveel werkdagen dat zijn.
- Saldo nakijkenDe aanvraag gaat van het saldo af als aangevraagd, nog niet als opgenomen. Is het saldo te klein, dan zegt de app het meteen.
- BeslissenHet kantoor of de ploegleider ziet de aanvraag in een rij, met wie er die dagen al weg is. Goedkeuren of weigeren met een reden.
- VastleggenGoedgekeurd verlof staat in de kalender, het saldo is bij, en de dagen gaan mee in de maandexport.
Een aanvraag tegen de bezetting van de week
Wettelijke vakantie
Sara, late dienst
Vraagt verlof van woensdag tot vrijdag
- Donderdag en vrijdagNa het verlof nog 6 van 6 in de late dienst
- WoensdagNa het verlof 5 van 6 in de late dienst
Voorbeeld met verzonnen namen en aantallen. Het rooster rekent met vaste regels; de planner beslist.
Zo werkt verlof in het platform voor een transportbedrijf
Voor een Belgisch transportbedrijf bouwden we een platform met een app voor de chauffeurs en een kantoor voor de planning. Verlof is er een van de dingen die een chauffeur in de app doet, naast een onkost met een foto van het bonnetje, een afspraak met het kantoor en een melding van schade. Het hele verhaal staat in de case van DA Logistics.
Drie keuzes uit dat project die voor elk verlofsysteem gelden:
- Inloggen zonder wachtwoord om te onthoudenEen chauffeur tikt zijn naam aan en geeft vier cijfers in. Wie de app een keer per maand opent, is zo geen wachtwoord kwijt.
- Elke taal op dezelfde gegevensDe app werkt in het Nederlands, het Engels en het Turks. Het kantoor leest de aanvraag in zijn eigen taal.
- Het kantoor legt vast wat de medewerker niet zelf vraagtInhaalrust, klein verlet, onbetaald verlof en ziekte zet het kantoor in het systeem. In de app staat dat er ook zo bij, zodat niemand een aanvraag doet die niet nodig is.
In het kantoor wachten de aanvragen in een van vijf rijen, naast onkosten en meldingen. Wie beslist, ziet de oudste eerst. Hoe zo'n kantoor er voor een sociaal secretariaat uitziet, met werknemers, prestaties en documenten per werkgever, toont de case van het Business Centrum-platform.
Verlof hoort bij het dossier
Een ziekteattest, een aanvraag ouderschapsverlof of een bewijs van klein verlet is een document over een persoon. Het hoort in het personeelsdossier, met een bewaartermijn en met de regel wie het mag zien. Bouw je verlof, dan denk je het dossier best meteen mee.
Wat het samen met de rest van je software doet
Verlof staat zelden alleen. Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen.
- Het personeelsdossierAttesten en aanvragen landen in het digitaal personeelsdossier, met wie ze mag zien.
- OnkostenWie verlof vraagt in de app, dient er ook een bonnetje in. Hoe dat werkt, staat bij de onkostennota app.
- Het sociaal secretariaatEen maandexport met de afwezigheden per code, of een koppeling als je secretariaat een API heeft. Wat een API-koppeling is, lees je in ons begrip.
- Je intranetWie een eigen startpagina voor het team heeft, zet er de afwezigen van vandaag op, naast de bezoekers uit je bezoekersregistratie. Zie intranet laten bouwen.
- Het roosterIn een bedrijf met ploegen keurt de planner verlof goed met de bezetting ernaast. Dat staat bij personeelsplanning software; in de transportsector bij planningssoftware voor transport.
De app werkt als PWA: een icoon op het beginscherm, zonder appwinkel. Hoe we zo'n systeem bouwen en wat het kost, lees je bij webapplicatie laten maken en in de gids over de kosten van software op maat. Werk je nog met een verlofplanning in een rekenblad, lees dan eerst planning in Excel of software.
Wat kantoren ons vragen over verlof
Kan een medewerker zijn saldo zelf zien?
Ja. Elke teller staat in de app: opgenomen, aangevraagd en wat overblijft. Dat is ook de vraag die het kantoor daarna het minst krijgt.
Hoe kom je aan het saldo van het begin van het jaar?
Uit je sociaal secretariaat of uit je huidige Excel. We lezen het een keer in, nakijken doet het kantoor, en daarna telt het systeem zelf.
Werkt het voor arbeiders en bedienden?
Ja. Het aantal dagen volgt dezelfde logica; het vakantiegeld loopt anders. Voor arbeiders betaalt een vakantiefonds, voor bedienden de werkgever. Het systeem telt dagen, het loon rekent je secretariaat.
Wat met de privacy?
Een ziekteattest is een gevoelig document. Alleen wie het mag zien, ziet het, en wie het opent, staat in een logboek. Lees ook wat AI voor HR wel en niet mag met zulke gegevens.
Webapplicatie
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen software in de browser voor je hele team, op elke computer en telefoon, rond hoe jullie werken.
- Rollen en rechten per medewerker
- Koppelingen met je boekhouding en je mail
- Live zetten zonder downtime, met back-up en terugweg
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Webapplicatie.
Hoeveel saldovragen krijg je per maand?
Vertel ons hoe je nu verlof bijhoudt en welke soorten je kent. We tonen je hoe dat in een eigen app werkt, met je eigen regels.
Liever meteen contact?