Een onkostennota app die bonnetjes niet meer laat zoekraken

Niet elke onkost werkt hetzelfde. Een goede app vraagt per soort alleen wat nodig is.

Het lezen van een bonnetje gebeurt met tekstherkenning of AI. Hoe dat werkt voor facturen, lees je bij facturen automatisch verwerken.

Voor dienstverplaatsingen met een eigen wagen betalen veel werkgevers een kilometervergoeding. Voor de periode van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2027 ligt het maximum voor federale ambtenaren op 0,4761 euro per kilometer. Wie niet meer betaalt dan dat bedrag, kan het als kost eigen aan de werkgever behandelen, zonder sociale bijdragen of belasting. Of je kilometers moet vergoeden, hangt af van je sector en je paritair comité.

In de app zet je het tarief als instelling, met een begin- en einddatum. Verandert het bedrag op 1 juli, dan rekent de app de ritten van juni nog aan het oude tarief en die van juli aan het nieuwe. Zo hoeft niemand na te denken over welk tarief bij welke rit hoort.

Voor forfaitaire vergoedingen geldt hetzelfde principe: een bedrag per maand, per functie of per persoon, met een periode. Vraag je sociaal secretariaat welke bedragen voor jouw bedrijf gelden. De app legt ze vast en past ze consequent toe.

Voor een Belgisch transportbedrijf bouwden we een platform waar chauffeurs op hun telefoon onder meer bonnetjes doorsturen, in het Nederlands, het Engels of het Turks. Op kantoor komen ze binnen in een wachtrij, naast verlof, afspraken en meldingen over de vrachtwagen. Kosten en loon zitten in hetzelfde platform, en de boekhouder krijgt een bundel.

Dat is het verschil met een losse app voor onkosten: de onkost staat niet apart, maar naast de rest van het werk van die chauffeur. Het volledige verhaal staat in de DA Logistics case.

Er bestaan goede pakketten voor onkostennota's, en voor een team dat alleen bonnetjes wil inscannen volstaan ze vaak. Een eigen app loont als onkosten deel zijn van een groter proces.

Een pakket is SaaS: je huurt het per gebruiker en het draait bij de leverancier. Dat is snel gestart, en voor tien mensen die af en toe een bonnetje hebben is het vaak de beste keuze. Bij vijftig chauffeurs of monteurs die elk een paar keer per maand iets indienen, telt elke licentie mee. Dan weegt een eenmalige bouwprijs anders, zeker als de onkosten in een platform komen dat je toch al hebt.

De bredere afweging staat bij software bouwen of kopen. Wat een eigen app kost, reken je uit met de calculator voor softwarekosten en lees je in de gids over software laten ontwikkelen en de kosten.

De meeste kmo's hebben een onkostenbeleid op papier dat niemand vanbuiten kent. Hoeveel mag een lunch met een klant kosten? Wanneer mag iemand een hotel boeken? Wie keurt een aankoop boven 250 euro goed? In de app worden die afspraken regels die vanzelf gelden.

• Een maximum per categorieGaat een maaltijd erover, dan vraagt de app om een reden voor de verantwoordelijke iets ziet.
• Een tweede goedkeuring boven een bedragKleine bedragen keurt de teamverantwoordelijke goed, grotere gaan daarna nog naar de zaakvoerder.
• Verplichte veldenMateriaal hoort bij een project of een klant, een maaltijd bij een naam van wie erbij was.
• Geen dubbele bonnetjesHetzelfde bedrag op dezelfde dag bij dezelfde winkel valt op voor het betaald wordt.

Werkt je team met werkbonnen, dan kan een onkost voor materiaal ook rechtstreeks aan de bon hangen. Hoe dat eruitziet, lees je bij de werkbon app.

Een onkostennota app wordt sterker als ze weet wat er rond de onkost gebeurt.

• Je intranetDe app is een onderdeel van je intranet, naast verlof en documenten.
• Je boekhoudingVia een koppeling op maat met je boekhoudpakket; wat een API-koppeling is, staat bij de begrippen.
• Het loonGoedgekeurde vergoedingen gaan naar je sociaal secretariaat bij de maandelijkse looninput.
• Uren en rittenKilometers en werkuren uit dezelfde tijdsregistratie app.
• CijfersOnkosten per maand, per afdeling en per project in een dashboard. Werk je met Power BI, lees dan wanneer een alternatief voor Power BI loont.

We bouwen de app als webapplicatie op maat die als PWA op de telefoon staat. Moet ze echt in de appwinkel, dan bekijken we een app laten maken.

Werkt het ook zonder internet?

Ja. De medewerker neemt de foto en vult de onkost in, de app stuurt alles door zodra er weer verbinding is.

Kan een verantwoordelijke ook weigeren?

Ja, met een reden. De medewerker ziet waarom en kan het aanpassen of een ontbrekend bonnetje toevoegen.

Hoe snel worden onkosten terugbetaald?

Dat bepaal jij. De app maakt het overzicht klaar per periode, de betaling loopt via je bank of mee met het loon.

Wat met onkosten in een andere munt?

De medewerker vult het bedrag in zoals op het bonnetje, de boekhouder ziet het omgerekend bedrag op basis van het afschrift van de kaart of de bank.

Kunnen we ook onkosten van freelancers of uitzendkrachten verwerken?

Ja, met een eigen rol. Een freelancer factureert zijn kosten meestal mee, een uitzendkracht via het uitzendkantoor. De app houdt die stromen apart, zodat je boekhouder niet twee keer betaalt.

Moet iedereen de app installeren?

Nee. Ze opent in de browser en staat met een tik op het beginscherm van de telefoon.

Wil je weten wat een eigen onkostennota app je team bespaart? Neem contact op.