Een webshop voor je drukkerij die rekent zoals jij rekent

De configurator is de reden waarom klanten online bestellen. Ze willen zelf zien wat 1.000 folders meer kosten dan 500, en of een dikker papier het verschil waard is. Achter de schermen rekent de configurator met dezelfde regels als je calculatie: drukvellen per formaat, papierprijs, inschiet, en de afwerking per stap. Een prijs per stuk die daalt naarmate de oplage stijgt, toont hij als tabel, zodat de klant zelf de sprong naar een grotere oplage ziet.

De bedragen in die tabel zijn verzonnen om het principe te tonen; jouw configurator rekent met je eigen prijzen. Wie de rekenregels al in een calculatieprogramma heeft, laat de configurator die prijs ophalen via een koppeling in plaats van ze dubbel bij te houden. Hoe een configurator op maat in elkaar zit, ook voor andere sectoren, lees je op configurator laten maken.

Niet alles past in een configurator. Een jaarverslag met een speciale kaft of een boek met een harde band komt beter binnen als aanvraag. Daarvoor zet de site een formulier naast de configurator dat de specificaties vraagt en het bestand meeneemt, zodat je calculator een volledige vraag krijgt.

De meeste vertraging in een drukkerij zit niet aan de pers maar in de bestanden. Een logo in RGB, een flyer zonder afloop, een brochure van vijftien bladzijden die zestien moet zijn, een foto van 72 dpi uit een website. Een upload met een controle vangt die fouten op het moment dat de klant nog aan zijn bureau zit.

De controle toont per fout wat er mis is en wat de klant kan doen: het bestand opnieuw exporteren met afloop, een beeld vervangen, of toch akkoord gaan met een kleine afwijking. Wat de controle niet zelf kan beslissen, gaat naar je DTP'er met een melding. Zo ziet de klant meteen of zijn order verder kan, en je DTP'er besteedt zijn tijd aan de bestanden die echt aandacht vragen.

Wie ontwerpen wil aanbieden, kan een eenvoudige editor toevoegen voor naamkaartjes of uitnodigingen, met de huisstijl van een vaste klant als sjabloon. Dat is maatwerk bovenop de webshop; we bekijken in het gesprek of het voor jouw klanten loont, of dat een upload volstaat.

Na de controle komt de proef. De klant krijgt een link, ziet de proef met de snijlijnen, en keurt goed of zet een opmerking op de plek waar iets moet veranderen. De goedgekeurde versie wordt vergrendeld, met de naam en het tijdstip erbij. Komt er later een discussie over een datum of een kleur, dan ligt vast wat de klant goedkeurde.

Daarna kiest de klant de levering: afhalen, levering met je eigen wagen in de regio, of verzending. De datum die hij ziet, volgt uit je planning en de levertijd per product, niet uit een vaste belofte die op drukke dagen niet klopt. Wie met een eigen wagen levert, geeft de chauffeur een werkbon-app met de route en de proef.

Vaste klanten zijn het meeste waard. Een school die elk jaar dezelfde brochure bestelt, een bedrijf met naamkaartjes voor elke nieuwe medewerker, een gemeente met een vast formaat voor affiches. In een klantenportaal ziet zo'n klant zijn vorige orders met het goedgekeurde bestand, bestelt opnieuw met een andere oplage, en vindt er zijn facturen. Voor bedrijven toont het portaal hun eigen prijzen en kunnen meerdere collega's bestellen met een goedkeuring door de verantwoordelijke.

Niemand zoekt op web to print. Mensen zoeken folders drukken, naamkaartjes laten drukken, spandoek bestellen of trouwkaarten drukken, vaak met een stad erbij. Elke soort drukwerk die je verkoopt, krijgt daarom een eigen pagina met de keuzes, de prijs vanaf een oplage, de levertijd en een paar vragen die klanten stellen. Die pagina's maken de webshop vindbaar, en je zaak op de kaart doet de rest via lokale SEO.

Voor wie snel volume wil, werkt Google Ads op producten met een duidelijke prijs, zoals flyers en naamkaartjes, omdat de klant in de advertentie al ziet wat hij betaalt. Hoe je Google Shopping en je productpagina's laat samenwerken, bespreken we in het gesprek; een basis staat in tips voor lokale SEO.

Een webshop voor drukwerk verkoopt zowel aan bedrijven als aan particulieren, en de regels verschillen per groep. Een paar ervan zie je terug in hoe de shop werkt.

De volledige lijst van plichten staat in wettelijke verplichtingen van een webshop. Over de herroepingsknop die eraan komt, lees je in herroepingsknop in je webshop, over toegankelijkheid in de European Accessibility Act, en over de e-factuur in e-facturatie in België. Welke betaalmethodes je klanten verwachten, staat in betaalmethodes in Europa.

Voor SN Group, een bouwbedrijf in Gent, bouwden we een site met een kostenberekening in stappen en een EPC-berekening, en voor Business Centrum vier rekentools; dezelfde aanpak gebruiken we voor een prijsconfigurator voor drukwerk.

Achter de webshop hoort een drukkerij die haar orders ook intern op een plek beheert. Wat drukkerij software daarvoor doet, van calculatie tot planning per pers, staat op een eigen pagina. Wil je een webshop voor iets anders dan drukwerk, kijk dan bij webshop laten maken of de vergelijking Shopify of WooCommerce.