Aangifte van werken: drempels, onderaannemers en CIAO

De aangifte van werken is de melding aan de RSZ dat je als aannemer werken in onroerende staat start, met de werf, de opdrachtgever en je onderaannemers erin. Ze is verplicht voor bijna elke werf: alleen een werf zonder onderaannemers onder 30.000 euro excl. btw en een werf met een onderaannemer onder 5.000 euro excl. btw zijn vrijgesteld. Je dient ze elektronisch in, voor de werken beginnen.

Rond die aangifte hangen nog twee meldingen die vaak door elkaar gehaald worden: Check in at work, de dagelijkse registratie van wie er op een grote werf werkt, en vanaf 1 april 2027 de opvolger Check in and out at work. Deze gids zet alle drie op een rij: vanaf welk bedrag, wie aangeeft, wanneer, hoe je een onderaannemer toevoegt en wat er in april 2027 verandert.

Wat de aangifte van werken is

De aangifte van werken hoort bij artikel 30bis van de RSZ-wet, dezelfde regeling als de inhoudingsplicht. De RSZ wil weten welke werven er lopen, voor wie, en welke bedrijven erop werken. Met die gegevens kan de inspectie gericht controleren, en ze vormen de basis voor de aanwezigheidsregistratie op grote werven.

Je geeft werken in onroerende staat aan: bouwen, verbouwen, afbreken, herstellen, isoleren, dakwerken, schilderwerken, tegelwerk, grondwerken, plaatsing van ramen of een keuken die aan het gebouw vast komt. Het gaat om de werf, niet om je bedrijf. Een aannemer met twintig werven per jaar doet dus twintig aangiftes, of minder als een paar werven onder de drempel blijven.

De aangifte gebeurt elektronisch in de onlinetoepassing Aangifte van werken op de site van de sociale zekerheid. Er is geen papieren formulier meer. Wat je invult:

• De werfadres, aard van de werken, startdatum en verwachte einddatum, en het totaalbedrag excl. btw.
• De opdrachtgeverwie je betaalt, met ondernemingsnummer als het een bedrijf is.
• De onderaannemerselk bedrijf dat je op die werf inschakelt.

Vanaf welk bedrag je werken aangeeft

De regel werkt omgekeerd: aangeven is verplicht, tenzij je onder een van de twee vrijstellingen valt. Die vrijstellingen gelden sinds 1 januari 2014.

Het bedrag is het totaal van de werken zonder btw, niet het bedrag van een factuur of een fase. Een renovatie die je in drie vorderingsstaten factureert, telt als een geheel.

Een vrijstelling geldt zolang de voorwaarde klopt. Valt ze tijdens de werken weg, dan geef je onmiddellijk aan. Dat gebeurt vaker dan je denkt: een werf die klein begon, krijgt meerwerk, of je haalt er toch een onderaannemer bij.

Wie de aangifte van werken doet

De aannemer geeft de werken aan. Dat is het bedrijf dat de werken uitvoert in opdracht van de opdrachtgever. Ook een bouwpromotor die als aannemer optreedt, valt eronder, en buitenlandse aannemers die in België werken ook.

De opdrachtgever zelf geeft niet aan. Een particulier die zijn woning laat verbouwen, hoeft dus niets te doen; zijn aannemer doet het. Werkt een bedrijf met een hoofdaannemer, dan doet de hoofdaannemer de aangifte.

Een onderaannemer doet geen eigen aangifte voor de werf: hij wordt gemeld door de aannemer. Een kleine schrijnwerker die als onderaannemer ramen plaatst, ziet de aangifte dus niet zelf, maar moet wel zijn gegevens tijdig aan de aannemer bezorgen. Hoe sneller die gegevens er zijn, hoe minder de aangifte achterloopt op de werf.

Een zelfstandige zonder personeel

Werk je alleen en voer je zelf werken uit voor een klant, dan ben je de aannemer van die werf. Blijf je zonder onderaannemers onder 30.000 euro excl. btw, dan geef je niet aan. Een grote opdracht van een bedrijf of een verbouwing boven die grens geef je wel aan, ook als je alleen werkt.

Wanneer je de aangifte indient

De aangifte gebeurt voor de start van de werken. Niet de dag dat de eerste ploeg op de werf staat, maar ervoor. Voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen en voor asbestverwijdering vermeldt de RSZ minstens 15 kalenderdagen voor de start. Asbestverwijdering meld je bovendien aan het lokale Toezicht op het Welzijn op het Werk.

Sinds 1 januari 2025 heeft een aangifte voor lopende werken een maximale einddatum van een jaar na de startdatum. Duurt een werf langer, dan verleng je de aangifte jaarlijks. Een werf die in maart start en tot de zomer van volgend jaar loopt, vraagt dus een verlenging.

De aangifte is ook de plek waar de RSZ de voorafgaande kennisgeving van een bouwplaats ontvangt. Die doet de bouwdirectie die als eerste op de werf komt, als ze vereist is. Werk je met meerdere aannemers op een werf, spreek dan vooraf af wie dat doet, zodat het niet tussen twee stoelen valt.

Een onderaannemer toevoegen aan de aangifte

Een onderaannemer die je pas tijdens de werken inschakelt, voeg je toe aan de bestaande aangifte. De aannemer meldt zijn onderaannemers; wie de werf aangaf, past de aangifte dus ook aan.

Een paar situaties die vaak voorkomen:

• Een nieuwe onderaannemer op een aangegeven werfje vult de aangifte aan voor hij begint.
• Een eerste onderaannemer op een werf die vrijgesteld waskijk opnieuw naar de drempel. Ligt het totaal op 5.000 euro of meer, dan geef je de hele werf meteen aan.
• Een tweede onderaannemervanaf twee onderaannemers is er geen vrijstelling meer, wat het bedrag ook is.
• Een onderaannemer die zelf iemand inschakeltdie schakel komt er ook bij, met de gegevens die je onderaannemer je bezorgt.

Elke onderaannemer die je toevoegt, controleer je ook voor de inhoudingsplicht, bij het contract en voor elke betaling. Hoe dat werkt, staat in inhoudingsplicht controleren. Zijn het zelfstandigen zonder personeel, let dan ook op de inhouding voor het RSVZ die sinds 30 oktober 2026 geldt in de bouw.

Check in at work: aanwezigheden vanaf 500.000 euro

Op grote werven is de aangifte niet genoeg. Op werven met werken in onroerende staat vanaf 500.000 euro excl. btw registreert iedereen die er werkt zijn aanwezigheid, elke dag, voor hij aan het werk gaat. Voor werken die voor 1 maart 2016 begonnen, lag die drempel op 800.000 euro.

Die registratie heet Check in at work. Ze geldt voor iedereen op de werf: je eigen werknemers, onderaannemers, zelfstandigen en uitzendkrachten. Ook architecten die als bouwdirectie op de werf komen, registreren zich.

Voor een aannemer betekent dat drie dingen:

1. Weet op voorhand wie er staat. Je planning moet kloppen, ook voor de ploegen van je onderaannemers. Een app voor tijdsregistratie die per werf boekt, toont wie er effectief was.
2. Registreer voor de start, niet achteraf. Een registratie aan het einde van de dag is te laat.
3. Kijk de registraties na. Een onderaannemer die zijn mensen vergeet te registreren, is een probleem op jouw werf.

Het bedrag van 500.000 euro is het totaal van de werf excl. btw, zoals in de aangifte. Een werf die eronder begint en erboven eindigt door meerwerk, verandert van regime: vanaf dan registreert iedereen.

Vanaf 1 april 2027: Check in and out at work

Op 1 april 2027 verandert de registratie in de bouw. Check in and out at work, kort CIAO, vervangt Check in at work voor werken in onroerende staat en voor de levering van stortklaar beton, op werven vanaf 500.000 euro excl. btw. In de schoonmaak geldt CIAO al sinds 1 september 2024.

De rechtsgrond is de Programmawet van 30 mei 2026, titel 6, hoofdstuk 1, artikelen 124 tot 131. Vanaf 1 april 2027 kan je aanwezigheden voor werken in onroerende staat niet meer in Checkinatwork registreren.

Het grootste verschil zit in het moment. Vandaag kan een ploegleider 's morgens zijn ploeg registreren. Met CIAO registreert iedereen zelf, ter plaatse, bij aankomst en bij vertrek. Een vooraf ingevulde lijst kan niet meer. Voor jou als aannemer wordt de vraag dus: weet iedereen op mijn werf dat hij dit moet doen, ook de mensen van mijn onderaannemers?

Een werf, alle meldingen op een rij

Naast de aangifte en de registratie lopen er op een werf nog andere verplichtingen. Deze tabel zet ze op volgorde van de werf, met wie het doet.

De basisveiligheidsopleiding geldt sinds 15 april 2023 voor iedereen die op een tijdelijke of mobiele bouwplaats werkt. Ze moet gevolgd zijn voor de start, of als dat niet haalbaar is binnen een maand. Wie een ander certificaat zoals VCA heeft of minstens vijf jaar werfervaring in de laatste tien jaar, wordt vermoed de kennis te hebben. Het bewijs moet op elk moment voor te leggen zijn.

Van je planning naar de aangifte, zonder overtypen

Alle gegevens die je in een aangifte invult, bestaan al in je bedrijf: in je offerte, je planning en je contracten met onderaannemers. Het probleem is dat ze verspreid zitten. De offerte zit in je offerteprogramma, de planning op een bord of in Excel, de onderaannemers in een mailbox. Op het moment van de aangifte zoekt iemand ze bij elkaar.

Een eigen systeem doet dat omgekeerd. Je planning weet welke werf wanneer start, wat het totaalbedrag is en welke onderaannemers er staan. Daaruit volgt:

• Een herinnering op tijdzodra een werf boven de drempel komt of een onderaannemer erbij komt, krijg je een seintje, met de gegevens klaar om in te dienen.
• Een signaal bij de 500.000 eurokomt een werf door meerwerk boven die grens, dan zie je het voor de registratie verplicht wordt.
• Een overzicht per werfwie stond er gepland, welke onderaannemers zijn aangegeven en wie heeft een bewijs van de basisveiligheidsopleiding. Met een werkbon-app op de gsm van de ploeg zie je ook wie er effectief stond.
• Een verlenging na een jaarhet systeem weet wanneer de einddatum nadert.

Hoe zo'n planbord voor ploegen, machines en onderaannemers werkt, lees je op planning software voor de bouw. Wil je van aanvraag tot factuur alles op een spoor, dan is software voor bouwbedrijven de bredere stap. Wie nu in Excel plant, leest eerst planning in Excel of software.

Elk vak heeft daarbij zijn eigen werf. Een grondwerker plant kranen en ploegen over meerdere werven tegelijk: zie wat we bouwen voor grondwerkers. Een renovatiebedrijf werkt met veel onderaannemers per woning, en dus met veel aangiftes en controles: zie renovatie. Dakwerkers plannen rond het weer en werken vaak met zelfstandige leggers: zie dakwerkers. En wie keukens of maatwerk plaatst als onderaannemer, zit aan de andere kant van de aangifte: zie interieurbouw en schrijnwerkers.

Vragen over de aangifte van werken

Moet ik als particulier zelf werken aangeven?

Nee. De aannemer geeft aan. Voer je als privépersoon zelf werken uit aan je woning, dan ben je geen aannemer. Voor het btw-tarief op je verbouwing lees je 6 procent btw bij renovatie.

Ik werk alleen met eigen mensen en blijf onder 30.000 euro. Moet ik iets doen?

Geen aangifte. Komt er later toch een onderaannemer bij, kijk dan opnieuw: met een onderaannemer ligt de grens op 5.000 euro.

Telt het bedrag met of zonder btw?

Zonder btw. Dat geldt voor de drempels van 5.000 en 30.000 euro en voor de 500.000 euro van de aanwezigheidsregistratie.

Moeten zelfstandigen zich registreren met CIAO?

Ja. Vanaf 1 april 2027 registreren werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs zelf, bij aankomst en vertrek, op werven vanaf 500.000 euro excl. btw.

Kan software de aangifte voor mij indienen?

Wat we bouwen, zet de gegevens klaar en herinnert je op tijd. Of je de aangifte zelf indient in de toepassing van de RSZ of via een koppeling, bekijken we per bedrijf.

Wil je dat je planning weet wanneer een werf aangegeven moet worden? Als software op maat bouwen we het rond je werven en je onderaannemers. Vertel ons hoe je nu plant: plan een gesprek.