Inhoudingsplicht controleren bij elke onderaannemer

Inhoudingsplicht controleren doe je als aannemer twee keer per onderaannemer: wanneer je het contract sluit en opnieuw voor elke betaling van een factuur. Je tikt het ondernemingsnummer in op checkinhoudingsplicht.be en krijgt groen, rood of grijs. Is het rood, dan hou je een deel van de factuur in en stort je dat zelf door aan de RSZ, de FOD Financiën of sinds 30 oktober 2026 ook het RSVZ.

Wie dat vergeet of een week te vroeg nakijkt, betaalt de schulden van zijn onderaannemer mee. Niet een boete van een paar honderd euro, maar een hoofdelijke aansprakelijkheid die kan oplopen tot de volledige prijs van de werken. In deze gids staat wanneer je controleert, hoe je het doet, hoeveel je inhoudt en hoe je het bewijs bewaart, met een tabel van alle momenten op een werf.

Wanneer je de inhoudingsplicht controleert

De regel is kort, maar wordt vaak verkeerd toegepast. Je kijkt de inhoudingsplicht na op twee momenten, en beide zijn verplicht:

1. Bij het aangaan van het contract. Voor je een onderaannemer een opdracht geeft, weet je of hij schulden heeft. Dat bepaalt of je met hem wil werken en hoe je je betalingen plant.
2. Voor elke betaling van een factuur. Niet een keer per maand en niet een keer per werf, maar op de dag dat je betaalt. Een onderaannemer die in maart groen stond, kan in mei rood staan.

Dat laatste is het punt waar het misloopt. Het resultaat van een raadpleging geldt alleen op de dag dat je ze doet. Een schermafdruk van vorige week beschermt je niet als je vandaag betaalt. Betaal je een factuur in drie schijven, dan controleer je drie keer.

Dezelfde twee momenten gelden voor de sociale en de fiscale inhoudingsplicht. De RSZ en de FOD Financiën gebruiken daarvoor een gemeenschappelijke raadpleging, dus een controle dekt beide.

Wie de inhoudingsplicht moet controleren

De plicht ligt bij wie betaalt voor werken die onder de regeling vallen. In de praktijk zijn dat twee groepen:

• De opdrachtgever die een aannemer betaalt, zoals een bedrijf dat een loods laat verbouwen of een bouwpromotor die een hoofdaannemer inschakelt.
• De aannemer die een onderaannemer betaalt. Ook een kleine aannemer met twee man in dienst die een tegelzetter of een dakwerker inhuurt, moet bij elke factuur van die onderaannemer controleren.

Een particulier die werken uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren, valt er niet onder. Wie zijn woning laat renoveren, hoeft dus niet te controleren of zijn aannemer schulden heeft. Die aannemer zelf moet het wel doen voor de onderaannemers die hij op die werf zet.

Werk je in een keten, dan controleert elke schakel de volgende. De hoofdaannemer kijkt de onderaannemer na, die onderaannemer kijkt zijn eigen onderaannemer na. Zo gaat het tot de laatste schakel.

Werk je zelf als onderaannemer, dan is het goed om te weten dat je klant je opzoekt. Staat er een schuld open, dan ziet die klant dat voor hij betaalt, en ontvang je een deel van je factuur pas via de inhouding. Een schuld die je regelt voor je factureert, houdt je betalingen dus volledig.

Welke werken onder de inhoudingsplicht vallen

De inhoudingsplicht geldt voor werken in onroerende staat. Dat is ruim: bouwen, verbouwen, afbreken, herstellen, schilderen, isoleren, dakwerken, tegelwerk, grondwerken, de plaatsing van een keuken of ramen die aan het gebouw vastzitten. Ook de levering van stortklaar beton valt eronder, net als de bewakingssector en de vleessector, maar die laatste twee laten we in deze gids liggen.

Fiscaal zijn sommige land-, tuin- en bosbouwactiviteiten uitgesloten. De FOD Financiën heeft daarvoor een lijst van 33 activiteiten. Werk je als hovenier of laat je tuinwerk uitvoeren, kijk dan na of het werk op die lijst staat voor je aanneemt dat de regel niet geldt. Aanleg van een oprit, een riolering of een terras bij een woning is grondwerk en valt er wel onder.

Twijfel je, ga dan uit van de strengste lezing. Een controle die achteraf niet nodig bleek, kost je een minuut. Een controle die je oversloeg terwijl ze nodig was, kan je de schulden van een ander kosten.

De inhoudingsplicht controleren in vijf stappen

Zo doe je een controle die achteraf standhoudt:

1. Neem het ondernemingsnummer van de factuur. Niet uit je contactenlijst of je offerte, maar van de factuur die je gaat betalen. Een onderaannemer met twee vennootschappen factureert soms vanuit de andere.
2. Raadpleeg checkinhoudingsplicht.be op de dag van betaling. Je vult het ondernemingsnummer in en krijgt het resultaat voor de RSZ, de fiscus en het RSVZ.
3. Lees de kleur. Groen: niet inhouden, je betaalt de volledige factuur. Rood: inhouden, je betaalt een deel aan de onderaannemer en stort het andere deel door. Grijs: de regeling is niet van toepassing op die onderneming.
4. Bewaar het resultaat bij de factuur. Een pdf of schermafdruk met de datum, gekoppeld aan het factuurnummer. Bij een controle is dat je bewijs dat je op de juiste dag keek.
5. Betaal en stort door in dezelfde beweging. Staat het op rood, zet de inhouding dan meteen op de betaalopdracht, zodat het nooit blijft liggen.

Betaal je veel facturen, dan is de webservice BillRetainment de betere weg. Dan vraagt je eigen software het resultaat op voor elke betaling, zonder dat iemand het met de hand opzoekt. Hoe zo'n koppeling werkt, lees je bij wat een API-koppeling is.

Hoeveel je inhoudt: 35, 15 en 15 procent

Bij rood bepaalt het soort schuld hoeveel je inhoudt. Je rekent altijd op het factuurbedrag zonder btw.

Komen RSZ en fiscus samen al aan 50 procent, dan toont de raadpleging het RSVZ-deel tijdelijk niet. De schuld bij het RSVZ blijft wel bestaan; ze wordt alleen niet via die factuur ingehouden.

Een attest om minder in te houden

Bij de fiscus speelt een drempel van 7.143 euro excl. btw. Ligt de factuur daaronder, dan hou je bij rood gewoon 15 procent in. Vanaf 7.143 euro mag de aannemer een attest vragen met het bedrag van zijn fiscale schulden. Dat attest is 20 dagen geldig. Is de schuld lager dan 15 procent van de factuur, dan hou je alleen het bedrag van de schuld in.

Ook de RSZ kent een attest tot beperking van de inhouding, voor facturen boven 7.143 euro excl. btw. Krijg je zo'n attest van je onderaannemer, bewaar het dan bij de factuur, net als de raadpleging.

Nieuw sinds 30 oktober 2026: de inhouding voor het RSVZ

Tot eind oktober 2026 keek je naar twee soorten schulden: sociale bij de RSZ en fiscale bij de FOD Financiën. Sinds 30 oktober 2026 komt daar een derde bij in de bouw en de schoonmaak: de sociale bijdragen die een zelfstandige verschuldigd is aan het RSVZ.

Dat raakt vooral wie met zelfstandigen zonder personeel werkt. Een tegelzetter in eenmanszaak, een dakwerker die alleen werkt, een schilder die je per werf inhuurt: tot nu toe stond zo iemand vaak groen omdat hij geen RSZ-schulden kan hebben zonder werknemers. Nu kan hij rood staan voor zijn eigen bijdragen.

Wat je moet weten:

• 15 procentvan het factuurbedrag excl. btw, door te storten aan het RSVZ.
• Een drempelschulden tellen pas boven 2.647,00 euro, een bedrag dat jaarlijks geïndexeerd wordt (referentiejaar 2026).
• Gefaseerdde invoering begint bij de grootste schulden. Dat een onderaannemer vandaag groen staat bij het RSVZ, zegt niet dat hij geen schuld heeft.
• Een boete als je niet inhoudt15 procent van het factuurtotaal, met een maximum van 10.578,23 euro in 2026, jaarlijks geïndexeerd.

De raadpleging op checkinhoudingsplicht.be toont het RSVZ-resultaat naast dat van de RSZ en de fiscus. Een controle blijft dus een controle; je moet alleen ook naar de derde kleur kijken.

Wat je riskeert als je niet inhoudt

Wie had moeten inhouden en het niet deed, wordt hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de onderaannemer. Dat betekent dat de RSZ of de fiscus die schulden bij jou kan komen halen, alsof het de jouwe zijn.

Het verschil met een gewone administratieve fout zit in de grootte. De aansprakelijkheid rekent op de totale prijs van de werken, niet op die ene factuur. Bij een onderaanneming van 120.000 euro gaat het bij de fiscus over 42.000 euro, bij de RSZ mogelijk over het hele bedrag.

De fiscale hoofdelijkheid vermijd je door bij elke betaling correct in te houden en door te storten. Een correcte controle bij het contract helpt je niet als je bij de vierde factuur vergat te kijken. Daarom gaat het in de praktijk mis bij lange werven met veel tussentijdse facturen, en bij boekhoudingen waar de controle en de betaling door twee mensen gebeuren.

Een werf in momenten: wanneer je wat nakijkt

Een werf met onderaannemers heeft vaste momenten waarop je iets nakijkt of meldt. Deze tabel zet ze op een rij, met wat je bewaart.

Wie dit met de hand bijhoudt, doet het in een Excel met een kolom per factuur. Dat lukt bij twee onderaannemers. Bij acht onderaannemers op vier werven met maandelijkse vorderingsstaten zijn dat tientallen raadplegingen per maand, elk op de juiste dag. Dan is het geen kwestie meer van discipline maar van een systeem.

Software die elke onderaannemer bij elke factuur controleert

De controle zelf is eenvoudig. Het moeilijke is dat ze op de juiste dag gebeurt, bij elke factuur, en dat het bewijs terug te vinden is als iemand er twee jaar later naar vraagt. Daar helpt software, en dat is precies wat we bouwen voor aannemers.

Een systeem dat we voor een bouwbedrijf maken, doet de controle op het moment dat een betaling klaargezet wordt. Via de webservice vraagt het het resultaat op voor RSZ, fiscus en RSVZ. Staat een onderaannemer rood, dan zet het de inhouding op de betaalopdracht en maakt het de storting klaar. Het resultaat komt bij de factuur in het dossier van de werf, met datum en wie betaalde. Zo zit de regel in het systeem in plaats van in iemands hoofd.

Dat bouwen we niet als los programma, maar als deel van hoe je werkt: dezelfde werf, dezelfde onderaannemers, dezelfde facturen. Een paar voorbeelden per vak:

• Een renovatiebedrijf met vijf onderaannemers per woning ziet per werf wie groen staat en wie niet, naast de planning. Lees wat we bouwen op software en sites voor renovatiebedrijven.
• Een grondwerker die machinisten of een rioleringsploeg inhuurt, koppelt de controle aan de werkbon met uren en machines. Zie grondwerkers.
• Een dakwerker die met zelfstandige leggers werkt, merkt de nieuwe RSVZ-inhouding het eerst. Zie dakwerkers.
• Een schilder of tegelzetter die zelf onderaannemer is, ziet in hetzelfde systeem welke klanten nog moeten betalen. Zie schilders en tegelzetters.

Hoe zo'n systeem de hele werf dekt, van aanvraag tot factuur, lees je op software voor bouwbedrijven. Wil je beginnen met de planning van ploegen en onderaannemers, kijk dan naar planning software voor de bouw. Komen facturen van onderaannemers als pdf of e-factuur binnen, dan kan AI ze lezen en klaarzetten: zie facturen automatisch verwerken. En wie nu alles in Excel bijhoudt, vindt in van Excel naar een eigen platform hoe die overstap verloopt.

Vragen die aannemers over de controle stellen

Moet ik ook controleren als de onderaannemer een vaste partner is?

Ja. De regel kijkt niet naar hoe lang je samenwerkt, maar naar de dag van betaling. Juist bij vaste partners wordt de controle het eerst overgeslagen.

Kan ik bij de FOD Financiën apart controleren?

De fiscale en de sociale inhoudingsplicht gebruiken dezelfde raadpleging op checkinhoudingsplicht.be. Je ziet er het resultaat voor de fiscus naast dat van de RSZ en het RSVZ. Een aparte controle bij de FOD Financiën is dus niet nodig.

Wat als de onderaannemer na mijn betaling rood komt te staan?

Dan heb je niets fout gedaan voor die betaling, op voorwaarde dat je het resultaat van die dag bewaarde. Bij de volgende factuur kijk je opnieuw.

Ik werk alleen voor particulieren. Moet ik dan controleren?

Je klant niet, jij wel: zodra je zelf een onderaannemer betaalt voor werken in onroerende staat. Werk je alleen en huur je niemand in, dan heb je niemand te controleren. Wie jou inhuurt, controleert jou wel.

Geldt de btw-regeling voor renovatie hier ook?

Dat is een aparte regel. Of je 6 procent btw mag rekenen op een renovatie, lees je in de gids over 6 procent btw bij renovatie. De inhouding rekent altijd op het bedrag zonder btw.

Wil je dat de controle bij elke factuur vanzelf gebeurt, met het bewijs bij de juiste werf? Vertel ons hoe je nu betaalt en wie het nakijkt. Als software op maat bouwen we het rond je eigen werven, of plan meteen een gesprek.