Software voor de landbouw: hoevewinkel, pakketten en de automaat

Wie zelf verkoopt, doet alles tegelijk: telen, oogsten, verpakken, verkopen, leveren en de boekhouding. Het lekt op de plekken waar het ene in het andere overgaat.

Geen van die dingen vraagt een groot systeem. Vaak begint het met een bestelpagina en een lijst per afhaalpunt. Een app voor de abonnees komt later, als het eerste werkt.

In het seizoen werk je met plukkers. Veel hoeves gebruiken daarvoor gelegenheidsarbeid: een stelsel met lagere bijdragen, maar met een plafond. Een seizoenarbeider mag 50 dagen per jaar gelegenheidsarbeid doen in de landbouw en 100 dagen in de tuinbouw, samen nooit meer dan 100. Voor elke dag doe je een Dimona gelegenheidsarbeid met het begin- en einduur.

Het probleem is dat die dagen over werkgevers heen tellen. Wie in juni bij een buur aardbeien plukte, komt in september met minder dagen bij jou. Een planbord dat per plukker telt, laat je zien wie nog hoeveel dagen heeft en waarschuwt voor je iemand inplant die over de grens gaat. Hoe zo'n bord eruitziet, lees je bij personeelsplanning; of je schrift in Excel kan blijven, in planning in Excel of software. Uren registreren kan in dezelfde app met tijdsregistratie.

Werk je met studenten, dan geldt een ander plafond: 650 uur per jaar aan verminderde sociale bijdragen. Het bord houdt beide tellers apart.

Plukkers zoek je voor het seizoen begint. Wie solliciteert, doet dat op de gsm. Een kort formulier met de vraag hoeveel dagen gelegenheidsarbeid iemand dit jaar al deed, spaart je later een telefoontje naar het sociaal secretariaat. Waarom mensen graag terugkomen naar dezelfde hoeve, lees je bij employer branding.

Een hoeve verkoopt op meer plekken dan ze denkt. De winkel, de automaat, de koelcel met de pakketten, de markt, soms een restaurant in de buurt. Dezelfde bak aardbeien kan op elk van die plekken eindigen. Wie per plek ziet wat er staat, oogst beter en gooit minder weg.

We bouwen dat zo eenvoudig als het kan. Een scan of een tik op de gsm als je iets van de koelcel naar de automaat brengt, de kassa van de winkel die meetelt, en een melding als iets op een plek bijna op is. Laat je automaat een koppeling toe, dan meldt hij zelf een leeg vak of een te warm koelvak. Zo'n overzicht bouwen we als voorraadbeheer op maat of als dashboard voor de maandagochtend. Een kassa die werkt, vervangen we niet; een koppeling volstaat meestal.

Mensen zoeken een hoevewinkel in hun gemeente, verse aardbeien, een groentepakket, zelfoogst. Google toont eerst de kaart. Daar win je met een volledig Google-bedrijfsprofiel, de uren van de winkel en de automaat, foto's van wat er nu ligt en reviews die blijven komen.

De site doet de rest: wat er deze week is, waar je pakketten afhaalt, hoe een abonnement werkt en wanneer de zelfoogst open is. Wat een site voor een hoeve moet doen, staat uitgewerkt op de landbouw website. Laat je mensen een tijdslot kiezen om te komen plukken, dan is dat een klein boekingssysteem, hetzelfde dat een B&B gebruikt. Een site begint bij ons vanaf 1.500 euro, zie website laten maken.

Abonnees willen weten wat er in hun pakket zit, en het liefst een recept erbij. Die mail schrijven op vrijdagavond is het eerste wat sneuvelt in een druk seizoen. Spreek op het veld een paar notities in; AI maakt er de inhoud van de pakketten en een concept van de nieuwsbrief van. Jij leest na, past aan en verstuurt.

Het blijft jouw stem en jouw oogst: de AI verzint geen gewas dat niet op het veld staat, omdat ze alleen werkt met wat jij inspreekt en wat in de bestellingen zit. Meer over AI in een klein bedrijf lees je bij AI voor bedrijven. Hoe je een nieuwsbrief schrijft die gelezen wordt, staat in nieuwsbrief schrijven.

Niet elke hoeve heeft hetzelfde nodig. Een automaat aan de straat vraagt iets anders dan een bedrijf met tweehonderd abonnees en vijf plukkers.

De meeste hoeves beginnen bij de tweede rij. Het grootste verschil maakt de bestelpagina met een vast sluitingsuur: vanaf dan weet je de avond voor de oogst wat je moet plukken.

Wie zelf voeding verkoopt, valt onder het FAVV, en wie plukkers inzet, onder de regels van het sociaal recht. Dit zijn de regels die we het vaakst in de software inbouwen.

Begin je met hoeveverkoop of een automaat, lees dan eerst de FAVV-toelating. Voor de online kant staat alles in wettelijke verplichtingen van een webshop en de herroepingsknop. Bewaar je adressen van abonnees, kijk dan naar GDPR op je website.

Met een bestelpagina waar de klant zelf een pauze zet, lijsten die zichzelf maken en een nieuwsbrief uit je notities, valt het grootste deel daarvan weg. Reken het na met je eigen aantallen in de rekentool voor softwarekosten, en kijk of een subsidie voor digitalisering meetelt.

Een hoeve als klant hebben we nog niet; een site in twee talen met een boekingsformulier, een beschikbaarheidskalender en een kleine beheerpagina bouwden we wel voor Villa Lidia.