Ledenadministratie voor een vereniging: Excel, gratis tools of software

Wat de ledenadministratie van een vereniging bijhoudt

Een ledenadministratie is meer dan een lijst met namen. In de meeste verenigingen houdt ze vier dingen bij: wie lid is, wat elk lid betaalt, wat het lid mag of doet, en hoe je het lid bereikt. Een sportclub voegt er ploegen en trainingen aan toe, een jeugdbeweging takken en kampen, een koor stemgroepen en repetities.

Het verschil tussen een goede en een slechte ledenadministratie zit niet in het programma. Het zit in de vraag of een gegeven op een plek staat. Een adres dat in de inschrijving, de lidgeldlijst en de mailinglijst apart staat, is na een verhuis op twee plekken fout. Begin daarom met een lijst van leden waar alles naar verwijst, ook als die lijst voorlopig in een spreadsheet staat.

Het ledenregister van een vzw: wat het WVV vraagt

Voor een vzw is een deel van de ledenadministratie wettelijk. Artikel 9:3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zegt wat het register moet bevatten en wie het bijhoudt.

Let op het verschil tussen leden en toegetreden leden. De leden in het register zijn de leden met stemrecht op de algemene vergadering. In veel sportclubs en jeugdbewegingen zijn de spelers en hun ouders toegetreden leden, met de rechten die de statuten hen geven. Wie wat is, staat in je statuten, niet in de wet. Lees ze na voor je het register opzet. De andere vzw-plichten, zoals het UBO-register en de boekhouding, staan op onze pagina over software voor een vzw.

Ledenadministratie van een vereniging in Excel

Voor een vereniging met een paar tientallen leden volstaat een spreadsheet. Excel of een gratis online rekenblad is vertrouwd, iedereen kan ermee werken en een export naar een mailinglijst is een kwestie van kopiëren. Wie het goed opzet, gebruikt een tabblad per onderwerp en een vast lidnummer dat in elk tabblad terugkomt.

Een spreadsheet loopt vast op drie plekken. Twee mensen werken tegelijk in verschillende versies. Een bestuurslid neemt het bestand mee als hij stopt. En niemand ziet wie wat heeft gewijzigd. Geef het lidgeld van elk lid een eigen gestructureerde mededeling, dan vind je elke betaling terug op je rekeninguittreksel. Houd je ook ploegen of shiften bij, lees dan eerst planning in Excel of software. Hoe je een spreadsheet verder rekt, lees je in Excel automatiseren. Wanneer het tijd is om over te stappen, staat in van Excel naar een eigen platform.

Gratis tools voor je ledenadministratie

Tussen een spreadsheet en betaalde software zit een middengebied. Een online formulier dat in een gedeeld rekenblad schrijft, een gratis versie van een clubpakket, of het pakket dat je federatie of koepel aanbiedt. Voor veel kleine verenigingen is dat het verstandigste begin.

Kijk bij een gratis tool naar vier dingen. Waar staan de gegevens, en sluit de aanbieder een verwerkersovereenkomst met je af? Kun je alles exporteren als je weggaat? Wat zit er straks achter de betaalmuur, zoals online betalen of meer dan een beheerder? En hoe verdient de aanbieder zijn geld, als het niet met jouw abonnement is? Een tool die met reclame of met de gegevens van je leden betaald wordt, past niet bij een vereniging met kinderen.

Software voor ledenadministratie: wanneer het loont

Software loont als je ledenadministratie meer werk vraagt dan de vrijwilligers die ze bijhouden. Dat gebeurt meestal bij een paar honderd leden, bij verschillende afdelingen of als het lidgeld per lid verschilt.

Software op maat bouwen we pas als een pakket je laat dubbel werken. Een omnisportclub die per afdeling een eigen lijst bijhoudt, of een club die zaalverhuur en lidgeld uit een systeem wil, is daar een voorbeeld van. Hoe dat eruitziet voor een sportclub, met ploegen, trainers en een bord voor velden, lees je bij sportclub software. Willen leden of ouders zelf hun gegevens bijwerken en hun betalingen zien, dan bouw je eigenlijk een ledenportaal. Wat zo'n project kost, lees je in software laten ontwikkelen: kosten.

Wat je mag bijhouden onder de GDPR

Een vereniging is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van haar leden, net als een bedrijf. De vraag is niet wat handig zou zijn, maar wat je nodig hebt voor een doel dat je kan uitleggen. Naam, adres en contactgegevens heb je nodig om iemand lid te maken. Een geboortedatum heb je nodig als je ploegen per leeftijd indeelt. Een rijksregisternummer heb je meestal niet nodig.

Houd ook een register van verwerkingsactiviteiten bij: een overzicht van welke gegevens je verwerkt, waarom, met wie je ze deelt en hoe lang je ze bewaart. De gegevensbeschermingsautoriteit kent maar weinig uitzonderingen op die plicht. Zet daarnaast een privacyverklaring op je site en link ze bij elk formulier. Hoe dat eruitziet op een website, lees je in onze gids over GDPR op je website.

Medische gegevens, foto's en het strafregister

Drie soorten gegevens vragen meer zorg. Medische gegevens, zoals een allergie of astma bij een jeugdspeler, zijn gezondheidsgegevens en dus gevoelig. Je mag ze in principe niet verwerken, tenzij een uitzondering geldt, zoals de uitdrukkelijke toestemming van de ouders. Vraag alleen wat de trainer nodig heeft om veilig te werken, en laat alleen die trainer het zien.

Foto's van leden vragen niet altijd toestemming. Een gericht beeld waarop iemand herkenbaar en specifiek in beeld komt en dat je buiten een gesloten kring gebruikt, zoals op je site of op sociale media, vraagt het wel. Toestemming om een foto te nemen en om ze te publiceren zijn twee aparte vragen, en voor kinderen beslissen de ouders zolang het kind dat zelf niet kan. Vraag het bij de inschrijving en noteer het per lid.

Wie met minderjarigen werkt, kan een uittreksel uit het strafregister nodig hebben in het model voor activiteiten met minderjarigen. De vereniging vult het formulier in, de vrijwilliger vraagt het uittreksel aan bij de gemeente waar hij woont. Of het verplicht is, hangt af van je federatie, koepel of subsidievoorwaarden. Noteer in je administratie dat je het zag en op welke datum; een kopie bewaren is meestal niet nodig.

Bewaarplicht: hoe lang je ledengegevens bewaart

De GDPR noemt geen vaste termijn. Je bewaart gegevens zolang je ze nodig hebt voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Andere wetten leggen wel termijnen op, vooral voor de boekhouding.

Of de boekhoudtermijnen voor jouw vereniging gelden en welke termijn voor de btw geldt, hangt af van je vorm en je statuut. Vraag het je boekhouder. Dat geldt ook voor facturen aan sponsors: of die met btw en via Peppol vertrekken, hangt af van je btw-statuut, zie is Peppol verplicht voor een vzw. Plan daarnaast een vast moment, bijvoorbeeld na de algemene vergadering, waarop het bestuur oude gegevens wist.

Overstappen van Excel naar een systeem

De beste overstap valt tussen twee seizoenen of werkjaren, voor de nieuwe inschrijvingen. Ruim eerst je spreadsheet op: een lidnummer per persoon, geen dubbele rijen, een kolom per gegeven. Kies daarna wat je in het nieuwe systeem eerst wil doen, meestal inschrijven en lidgeld. Laat de leden zelf hun gegevens nakijken bij hun eerste inschrijving. Zo heb je na een seizoen een lijst die klopt, zonder dat het secretariaat iedereen moet bellen.

Wil je weten wat een eigen systeem kost voor jouw vereniging, maak dan een schatting met onze rekentool voor softwarekosten of lees hoe we software op maat bouwen. Leden laten inschrijven via de site begint met een website voor je sportclub of een website voor je vzw.