Sportclub software voor leden, lidgeld, ploegen en het werk naast het veld

In de meeste clubs zit het werk niet in een groot project, maar in tientallen kleine handelingen die elke week terugkomen. Ze lijken klein, tot je ze optelt over een seizoen met vijftien ploegen.

Geen club heeft alles tegelijk nodig. Een club met twee seniorenploegen wint het meest bij een propere ledenlijst en het lidgeld. Een club met een grote jeugdwerking wint bij de trainersapp en het contact met ouders. Begin bij wat elke week het meeste tijd vraagt. Twijfel je of je Excel nog volstaat, lees dan eerst onze gids over planning in Excel of software.

Een club plant twee dingen tegelijk: welke ploeg traint, en op welk veld of in welke zaal. Een veld kan maar een ploeg tegelijk aan, en een kunstgrasveld met verlichting is in de winter goud waard. Het bord kent elk veld, elke zaal en elke ploeg, en houdt tegen dat twee trainers dezelfde plek boeken.

Wedstrijden van de bond komen erbij. Wordt een thuismatch verplaatst, dan schuift het bord de training die daar stond en verwittigt het de trainer en de ouders van die ploeg. Een trainer ziet op zijn gsm alleen zijn eigen ploeg, met wie er is, wie afgemeld heeft en wie zaterdag mee kan. Zo'n app werkt in de browser als PWA, zonder dat iemand iets uit een appwinkel hoeft te halen.

Verhuurt je club een zaal of een veld aan andere verenigingen of aan bedrijven, dan hoort die verhuur op hetzelfde bord. Een aanvraag via de site komt binnen als voorstel en botst nooit met een training. Hoe zo'n aanvraag werkt, lees je bij ons boekingssysteem voor je website.

Lidgeld is voor de meeste clubs de grootste inkomst, en het innen ervan het meest ondankbare werk. Wie betaalt zonder mededeling, betaalt voor twee kinderen in een keer of betaalt in drie keer, maakt van het afpunten een avondvullende puzzel.

In de ledenadministratie krijgt elk lid een betaalverzoek met een eigen gestructureerde mededeling. Komt de betaling binnen, dan zet de software het lid op betaald. Een herinnering vertrekt vanzelf na de termijn die jij kiest, met een vriendelijke toon en een betaallink. Gezinskorting, een afbetalingsplan of een sociaal tarief stel je een keer in. De penningmeester ziet per ploeg wat er openstaat, de trainer alleen een stip naast de naam.

Veel ziekenfondsen betalen een deel van het lidgeld terug als de club een attest invult. Welk bedrag en onder welke voorwaarden, bepaalt het ziekenfonds van het lid, dus check dat bij het ziekenfonds zelf. Wat de software wel doet, is het attest vooraf invullen met naam, periode en betaald bedrag, zodat de secretaris alleen nog nakijkt en tekent. Facturen aan bedrijven, zoals sponsors of huurders van je zaal, maak je met facturatiesoftware op maat uit dezelfde gegevens.

AI neemt het werk van je jeugdcoördinator niet over. Het haalt het overtikken weg: een kalenderexport van de bond, een mail van een tegenstander die een match verplaatst of een lijst met inschrijvingen voor een kamp wordt een voorstel dat iemand nakijkt en doorzet. De coördinator beslist, de software doet het schrijfwerk. Hoe we zulke stappen bouwen, lees je bij AI-automatisatie.

Een sportclub werkt met persoonsgegevens van kinderen, met vrijwilligers die een vergoeding krijgen en vaak met een kantine. Dit zijn de regels die het vaakst in de software terechtkomen. De algemene vzw-regels, zoals de boekhouding en het UBO-register, vind je bij software voor een vzw.

Serveert je kantine maaltijden, zoals op een eetfestijn of een spaghettiavond, vraag dan je boekhouder of je onder de regels voor de geregistreerde kassa valt. Die gelden voor plaatsen waar maaltijden worden verbruikt, boven 25.000 euro omzet uit maaltijden zonder dranken. Voor de vrijwilligersbedragen en de kilometervergoeding check je de actuele cijfers bij je sociaal secretariaat of je federatie.

Bijna elke club zoekt dezelfde mensen: een trainer voor de jongste ploegen, iemand voor de kantine op zaterdag en een paar ouders die willen rijden. Een oproep op je site met een kort formulier werkt beter dan een bericht in een groep dat na een uur wegzakt. Wie zich aanmeldt, kiest zelf wat hij wil doen en op welke dagen, en de coördinator ziet meteen wie nog een uittreksel uit het strafregister moet binnenbrengen.

Voor de kantine en evenementen tekenen vrijwilligers zelf in op shiften. De software toont welke shift nog leeg staat en stuurt de dag ervoor een herinnering. Dat is hetzelfde principe als in onze personeelsplanning op maat, alleen zonder contracten en met meer begrip voor wie afzegt.

Sponsors krijgen een eigen plek: welk bord langs welk veld, welk logo op welk shirt, welk contract loopt af en welke factuur moet nog weg. Of je sponsorfacturen met btw en via Peppol verstuurt, hangt af van het btw-statuut van je club; lees of Peppol verplicht is voor een vzw en vraag het bij twijfel aan je boekhouder.

Een club met een ploeg heeft geen ERP nodig. Een omnisportclub met zes afdelingen heeft meer nodig dan een gedeelde spreadsheet. Wat we zouden opzetten, hangt af van je aantal leden en van wat je naast het sporten organiseert.

Voor veel kleine clubs is een kant-en-klaar pakket, al dan niet via de federatie, het verstandigste begin. Maatwerk loont pas als je pakket je laat dubbel werken, als afdelingen elk hun eigen lijst bijhouden of als je iets wil dat geen pakket kan, zoals verhuur en lidgeld in een systeem. Hoe je dat afweegt, staat in onze gids van Excel naar een eigen platform.

De winst zit niet alleen in de uren. Een penningmeester die in november ziet welke ploeg nog openstaat, belt gericht, en de trainer hoeft geen geld meer te vragen langs de lijn. Wil je zelf een schatting maken van wat software op maat kost, gebruik dan onze rekentool voor softwarekosten.

Een sportclub hebben we nog niet als klant, maar voor Business Centrum bouwden we een beheerplatform dat hun Excel vervangt, met dossiers, documenten, taken en een portaal voor hun klanten.