Dansschool software voor inschrijvingen, lesgeld, groepen en de show

Een dansschool heeft geen gewone week. Het werk schuift mee met het schooljaar, en elke periode brengt zijn eigen papierwerk. Wie het met Excel, mails en groepschats doet, voelt het vooral op drie momenten: de inschrijvingen, de eerste betaalschijf en de show.

Een systeem lost die momenten niet op door meer schermen te geven. Het werkt omdat alles uit een leerlingenlijst komt: wie inschrijft, staat meteen in de juiste groep, met het juiste lesgeld en de juiste ouders. Wil je eerst weten wanneer een planning uit Excel moet, lees dan onze gids over planning in Excel of software.

Ouders kiezen een dansschool meestal dicht bij huis, en ze zoeken op hun gsm. Ze willen drie dingen weten: welke stijl past bij de leeftijd van hun kind, op welke dag en welk uur de les valt, en wat het lesgeld is. Staat dat niet op je site, dan bellen ze niet; ze tikken op de volgende school op de kaart.

Daarom hoort bij software voor een dansschool ook de voorkant: een pagina per stijl en leeftijdsgroep, een Google-bedrijfsprofiel met recente reviews van ouders, en een formulier voor een proefles dat meteen in je leerlingenlijst landt. Hoe je aan die reviews komt zonder te zeuren, staat in onze gids meer Google-reviews krijgen; de link voor in je nieuwsbrief maak je met onze tool voor een reviewlink. Wat een goede site voor een dansschool nog meer nodig heeft, lees je op onze pagina over de website van een dansschool. Gevonden worden in je eigen gemeente is een vak apart; dat doen we met lokale SEO.

Lesgeld innen is bij een dansschool lastiger dan bij een winkel. Een gezin heeft vaak twee kinderen in drie groepen, met een korting voor het tweede kind, en betaalt in twee of drie schijven. Daar komen het kostuum, de tickets voor de show en soms een examen bij. Wie dat met overschrijvingen en een rekenblad bijhoudt, zoekt elke maand welke betaling bij wie hoort.

In een dossier per leerling staat alles samen. Het lesgeld volgt uit de groepen, de korting rekent zichzelf, en per schijf vertrekt een betaallink met een gestructureerde mededeling. Wie niet betaalt, krijgt een herinnering die jij niet hoeft te schrijven. De ouders kijken mee via een link of een eigen klantenportaal, waar ze ook de medische fiche, de toestemming voor foto's en het attest voor het ziekenfonds terugvinden. Hoe we betalingen, betaalbewijzen en je boekhouding aan elkaar koppelen, lees je bij facturatiesoftware op maat.

Een dansschool plant niet alleen met mensen maar met groepen, lesgevers en studio's tegelijk. Een groep jazz voor 8 tot 10 jaar heeft een vaste dag, een vaste lesgever en een maximum aantal leerlingen, omdat een studio maar zoveel vloer heeft. Schuift er iets, zoals een extra repetitie voor de show of een zieke lesgever, dan raakt dat drie lijsten tegelijk.

Het bord houdt die drie samen. Het ziet dat twee groepen in dezelfde studio staan, stelt een vrije studio voor en verwittigt de ouders van de groep die verschuift. Het weet ook wanneer een groep vol zit: een nieuwe inschrijving komt op de wachtlijst, en wie afhaakt, maakt plaats voor de eerste op die lijst. Een leerling die een niveau hoger mag, schuif je naar een andere groep zonder dat het lesgeld opnieuw met de hand moet. Huur je een zaal van de gemeente of van een school, dan zet je die erbij als aparte ruimte, met de uren waarop je ze hebt. Voor de lesgevers zelf, met uren en vervangingen, werkt het samen met personeelsplanning.

De show is het moment waarvoor veel ouders inschrijven, en het moment waar het meeste werk in kruipt. Elke groep krijgt een kostuum, elke leerling een maat, en elke familie wil plaatsen naast elkaar. Met AI-automatisatie gaat het telwerk sneller: AI leest de maten uit de inschrijvingen, maakt een bestelling per maat en zet apart wie nog gemeten moet worden. De lerares kijkt na en beslist; de AI stelt alleen voor.

Tickets verkoop je in hetzelfde systeem. Een ouder kiest plaatsen voor de voorstelling van de groep van zijn kind, betaalt online en krijgt het ticket op de gsm. Aan de deur scant een helper. Houd je de show in een cultureel centrum met een eigen kassa, dan koppelen we alleen de lijst; verkoop je zelf, dan krijg je een boekingssysteem op je website dat ook proeflessen boekt. Organiseer je meer dan een show per jaar, kijk dan ook naar wat we bouwen voor evenementen.

Een lesgever met twee groepen heeft andere noden dan een school met twaalf lesgevers. Je hoeft geen zwaar pakket of ERP te kopen om ernstig te werken; begin bij wat vandaag de meeste uren kost.

Wil je een eerste idee van wat maatwerk kost, probeer dan onze rekentool voor softwarekosten. Is je dansschool een vzw met een bestuur en leden, dan staat de vzw-kant op onze pagina over software voor een vzw. Werkt je school als club met competitie en een bond, dan ligt onze pagina over sportclubs dichter bij je dagelijkse werk.

Een dansschool werkt met kinderen, filmt en fotografeert ze, speelt muziek en int geld. Deze regels komen het vaakst terug in de software. Kijk de details na bij de bevoegde dienst en bij je boekhouder voor je erop bouwt.

Een site die inschrijvingen vraagt, heeft ook een privacyverklaring nodig; lees is een privacyverklaring verplicht en onze gids over GDPR op je website. Werkt een externe partij met je leerlingengegevens, dan hoort er een verwerkersovereenkomst bij. Voor een vzw staat de Peppol-vraag uitgewerkt in is Peppol verplicht voor een vzw.

Een voorbeeld, geen meting. De aannames: een dansschool met 180 leerlingen, lesgeld in twee schijven, een op de vijf leerlingen betaalt te laat en krijgt twee herinneringen van 5 minuten elk, een betaling met de hand koppelen kost 2 minuten, en voor de show tel je de maten van 12 groepen, een kwartier per groep.

Met betaallinks die zichzelf koppelen, herinneringen die vanzelf vertrekken en een bestelling die AI voorbereidt, blijft vooral nakijken over. Jouw cijfers zijn anders; reken het na met je eigen aantallen en je eigen tijd per taak.

Een dansschool hebben we nog niet als klant, maar voor No.4 Lange Ast bouwden we een beschikbaarheidskalender met een aanvraagformulier, hetzelfde soort stuk dat bij een dansschool de proefles en de wachtlijst draagt. Wil je zien wat we voor ouders zouden bouwen, lees dan hoe we een klantenportaal maken, of bekijk wat software op maat bij ons inhoudt.