Marketing automation
Marketing automation bureau voor mails die vanzelf vertrekken en aankomen
Een mail die vertrekt op het moment dat een klant iets doet, naar het juiste adres, met zijn toestemming, en die niet in spam belandt. Wij bouwen de flows, koppelen je formulier aan je CRM en je mailtool, en zetten je domein zo dat Google en Yahoo je vertrouwen.
Automatisch mailen begint bij je formulier
Marketing automation klinkt groot, maar bij de meeste kmo's gaat het over een handvol mails die vanzelf vertrekken. Iemand schrijft zich in, vraagt een offerte, laat iets in zijn winkelmand liggen of koopt al een jaar niets meer. Op dat moment krijgt hij een mail die bij zijn situatie past, zonder dat iemand op je kantoor eraan moet denken. Wat de term precies dekt, lees je bij marketing automation.
Het werk zit niet in de mail zelf. Het zit in wat ervoor en erna komt: een formulier dat de gegevens juist doorgeeft, een CRM dat weet wie klant is, een toestemming die je kan bewijzen, en een domein dat zo is ingesteld dat Gmail en Yahoo je mail aannemen. Wie marketing automation uitbesteedt aan een bureau, besteedt vooral die keten uit. Dat is wat we op deze pagina beschrijven.
Flows die we het vaakst opzetten
Elke flow start op iets wat je klant doet, niet op een datum in je agenda.
Welkomstreeks
Wie zich inschrijft, krijgt meteen een bevestiging en daarna in een paar mails wie je bent, wat je doet en wat hij van je mag verwachten. Inclusief de bevestiging van zijn inschrijving, zodat je toestemming later kan aantonen.
Opvolging na een offerte of formulier
Een aanvraag via je site krijgt binnen de minuut een ontvangstbevestiging. Wie een offerte kreeg en niet reageerde, krijgt na een paar dagen een vriendelijke herinnering, en je verkoper een seintje in het CRM.
Verlaten winkelmand
Een klant die inlogde of zijn adres gaf en dan afhaakt, krijgt een mail met wat er in zijn mand zat. De flow stopt zodra hij toch bestelt.
Reactivatie
Klanten die lang niets kochten of geen mail meer openen, krijgen een laatste reeks. Reageren ze niet, dan haal je ze uit je lijst. Dat houdt je verzendcijfers gezond.
Segmenten
Particulier of bedrijf, klant of prospect, taal, interesse: we zetten de velden in je CRM zo dat elke flow alleen naar de juiste mensen gaat.
Formulier, CRM en mailtool aan elkaar
Een flow is zo goed als de gegevens die erin komen. Daarom beginnen we bij het formulier op je site en volgen we elk veld tot in je mailtool.
| Schakel | Wat er gebeurt | Waar het vaak misloopt |
|---|---|---|
| Formulier op je site | de bezoeker vult naam, adres en zijn vraag in, en vinkt aan waarvoor hij mail wil | een vinkje dat al aangevinkt staat, of geen vinkje |
| Koppeling | een webhook of een API-koppeling stuurt de gegevens door | velden die anders heten, dubbele contacten |
| CRM | het contact krijgt een status: lead, klant, oud-klant | elke afdeling houdt een eigen lijst bij |
| Mailtool | de flow start op de status of het segment | de mailtool weet niet dat iemand al klant werd |
| Afmelding | een klik zet het contact overal uit | afgemeld in de mailtool, maar niet in het CRM |
We werken met de tools die je al hebt. Gebruik je Teamleader of Odoo, dan koppelen we daaraan; zie de Teamleader-koppeling en de Odoo-koppeling. Heb je nog geen CRM, lees dan eerst wat een CRM kost. Voor de verbinding zelf kiezen we tussen een kant-en-klare tool en een eigen koppeling; de afweging staat in Make, Zapier of n8n, en wat een eigen koppeling inhoudt bij koppeling laten maken. Twijfel je over je mailtool, vergelijk dan wat Mailchimp kost en wat HubSpot kost, of bekijk een alternatief voor Mailchimp.
Toestemming en afmelden
In België mag je reclame per e-mail alleen sturen met voorafgaande toestemming. Die toestemming moet vrij, specifiek en geïnformeerd zijn, en jij moet kunnen bewijzen dat je ze kreeg. Zo staat het in artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht, en zo legt de FOD Economie het uit.
Er is een uitzondering voor bestaande klanten. Kreeg je het adres rechtstreeks van je klant bij een verkoop, dan mag je hem mailen over gelijkaardige producten of diensten, op voorwaarde dat hij zich kosteloos en eenvoudig kan verzetten, bij de verkoop en bij elke mail. Een algemeen bedrijfsadres zoals info@ mag je zonder toestemming aanschrijven; een persoonlijk adres op naam van een medewerker niet.
Elke reclamemail moet herkenbaar zijn als reclame, moet zeggen wie de afzender is, en moet een adres of link hebben waarmee de ontvanger zich afmeldt. De Gegevensbeschermingsautoriteit voegt eraan toe dat je het recht van bezwaar al bij het eerste contact moet melden, en dat het makkelijk en werkzaam moet zijn. Een afmelding die pas na drie klikken en een login werkt, voldoet niet.
In de praktijk bouwen we dat zo in: een vinkje dat niet vooraf aangevinkt staat, een bevestigingsmail met datum en bron van de inschrijving in je CRM, en een afmeldlink die het contact in alle tools tegelijk uitzet. Meer over opt-in, over de GDPR op je website en wanneer je een verwerkersovereenkomst met je mailtool nodig hebt. Wil je zelf nalopen wat er op je site moet staan, gebruik dan de GDPR-checklist voor je website.
Levering: SPF, DKIM en DMARC
Een mail die niet aankomt, telt niet. Sinds 1 februari 2024 stellen Google en Yahoo strengere eisen aan wie naar hun adressen mailt. De basis zijn drie DNS-records op je domein: SPF zegt welke servers namens jou mogen versturen, DKIM zet een digitale handtekening op elke mail, en DMARC zegt wat een ontvanger moet doen als die controles falen. Uitleg per record staat bij SPF, DKIM en DMARC.
| Eis | Google, alle afzenders | Google, meer dan 5.000 mails per dag | Yahoo |
|---|---|---|---|
| SPF en DKIM | SPF of DKIM | allebei | allebei |
| DMARC | aangeraden | verplicht, p=none mag | verplicht, minstens p=none |
| Afzenderadres in lijn met SPF of DKIM | verplicht | verplicht | |
| Afmelden met een klik | verplicht voor marketingmail | verplicht, verwerkt binnen twee dagen | |
| Klachten als spam | onder 0,3 procent | onder 0,3 procent | onder 0,3 procent |
| Verbinding en server | TLS en een geldig PTR-record | TLS en een geldig PTR-record | |
De drempel van 5.000 per dag haalt een kmo zelden. Toch zetten we bij elke klant DKIM, SPF en DMARC op, en de afmeldheader voor een klik. Zo ben je klaar als je lijst groeit, en kan niemand anders zomaar mail versturen in naam van je domein. Wil je weten hoe je domein er nu voor staat, doe dan de DMARC-check. Komt je mail in spam terecht, lees dan waarom je mail in spam komt.
Transactionele mail en marketingmail apart
Een ontvangstbevestiging van je formulier en een nieuwsbrief zijn twee verschillende soorten mail. De eerste verwacht je klant, de tweede niet altijd. Verstuur je ze via hetzelfde kanaal, dan kan een slechte nieuwsbrief je bevestigingsmails meesleuren naar spam. Wij houden ze daarom uit elkaar.
Voor transactionele mail draaien we een eigen dienst op Amazon SES, VBS Mail. Een kleine functie in de cloud verstuurt de mail, en de sjablonen zijn gegevens, geen code; een nieuwe mail of een nieuwe taal vraagt geen nieuwe build. Daarnaast verwerkt een gedeelde contactfunctie de formulieren van elf klantdomeinen, met een verborgen veld tegen bots, een controle op de herkomst, een filter tegen wartaal en een rem op het aantal aanvragen. Bij een klant hield dat filter een spamgolf tegen. Meer daarover in onze blog over spam via je contactformulier.
Voor marketingmail kiezen we een mailtool die bij je past, met je eigen domein ingesteld. Hoe je een nieuwsbrief opbouwt die mensen lezen, staat in een nieuwsbrief schrijven, en een sterke onderwerpregel test je met de onderwerpregeltester.
Wat je van ons krijgt
Aan het einde van een opdracht heb je een overzicht van elke flow: waarop hij start, welke mails erin zitten, na hoeveel tijd, en wanneer hij stopt. Je krijgt de instellingen van je domein op papier, met de SPF-, DKIM- en DMARC-records en welke diensten in je naam mogen versturen. Voor elke koppeling staat beschreven welk veld waar terechtkomt, zodat een nieuwe medewerker of een ander bureau het later kan overnemen. En je weet waar de bewijzen van toestemming staan, voor het geval iemand ernaar vraagt.
We testen elke flow met echte adressen bij Gmail, Outlook en Yahoo voor hij live gaat, en we kijken na of een afmelding in alle tools tegelijk doorkomt. Wil je daarna zelf verder, dan kan dat. Wil je dat we de flows mee opvolgen en bijsturen, dan kan dat ook, als deel van onze e-mailmarketing. Wil je ook de opvolging door je verkopers versnellen, lees dan AI voor sales; voor een adviesbureau dat voorstellen en verslagen laat voorbereiden, AI voor consultants. Mail werkt pas als er inschrijvingen binnenkomen; wie het zoekwerk dat bezoekers brengt niet zelf wil doen, leest bij SEO uitbesteden wat een bureau dan oppakt.
Formulier met een duidelijke belofte
Park & Wash poetst wagens aan huis in Gent. Voor bedrijven met een wagenpark bouwden we een vlootformulier dat via VBS Mail loopt. Onder de knop staat in een zin waarvoor de gegevens dienen: alleen om je aanvraag te beantwoorden.
Die zin is geen toestemming voor een nieuwsbrief, en dat is de bedoeling. Wie een offerte vraagt, krijgt een antwoord op die vraag. Wil je hem later ook nieuws sturen, dan vraag je dat apart, met een eigen vinkje. De Meta-pixel op de site laadt pas na toestemming via de cookiebanner. Meer over de site van Park & Wash.
Bedrijven die automation overwegen vragen ons
- Wat is het verschil tussen e-mailmarketing en marketing automation?
- Bij e-mailmarketing stuur jij een mail naar een lijst, op een moment dat jij kiest. Bij marketing automation vertrekt de mail vanzelf, op het moment dat een klant iets doet. De meeste bedrijven hebben beide nodig. Zie e-mailmarketing en onze gids over een strategie voor e-mailmarketing.
- Moet ik van mailtool veranderen?
- Meestal niet. We bouwen de flows in de tool die je al gebruikt, als die flows en koppelingen aankan. Kan dat niet, dan zeggen we waarom en welke tool beter past.
- Mag ik mijn bestaande klanten mailen zonder dat ze zich inschreven?
- Over gelijkaardige producten of diensten mag dat, als je het adres van hen kreeg bij een verkoop en ze zich bij elke mail eenvoudig kunnen afmelden. Voor alles daarbuiten heb je hun toestemming nodig.
- Wat als mijn mails nu al in spam komen?
- Dan kijken we eerst naar je domein: staan SPF, DKIM en DMARC goed, en verstuurt een andere dienst mail in je naam zonder dat het in je SPF staat. Daarna naar je lijst: oude adressen, mensen die nooit openen, en hoe snel afmeldingen verwerkt worden.
- Kan ik marketing automation uitbesteden en toch zelf mails schrijven?
- Ja. We bouwen de flows, de koppelingen en de instellingen van je domein. De teksten schrijven we met je samen of schrijf je zelf. Een flow aanpassen kan je daarna in je eigen mailtool.
- Werkt dit ook voor een bedrijf dat aan bedrijven verkoopt?
- Ja. Daar draait het vaak om de opvolging na een offerte of een demo, gekoppeld aan je CRM, zodat je verkoper ziet wie een mail opende en wie terugbelde. Een algemeen adres zoals info@ mag je aanschrijven, een persoonlijk adres op naam pas met toestemming.
E-mailmarketing
Hoe VBS je hiermee helpt
We schrijven en versturen je nieuwsbrieven en mailcampagnes, bouwen de lijst op met toestemming en laten welkomst- en opvolgmails vanzelf lopen.
- Een lijst met toestemming, opgesplitst per soort klant
- Nieuwsbrieven en campagnes in je huisstijl
- Welkomst- en opvolgmails die vanzelf vertrekken
Hoe we dat aanpakken, lees je bij E-mailmarketing.
Laat ons je mailketen nalopen
Vertel ons welke mails je nu verstuurt, met welke tools, en waar het hapert. Dan zeggen we welke flows en welke instellingen je eerst nodig hebt. Plan een gesprek.
Liever meteen contact?