Foodtruck software voor standplaatsen, bestellingen en kassa

Een foodtruck verliest zelden geld aan de kookplaat. Het lekt weg aan de rij die te lang wordt, de aanvraag die niemand beantwoordt, de standplaats die dubbel geboekt staat en de bak die in de verkeerde truck zit.

Wie al bij een event vaste prijzen per persoon geeft, herkent de puzzel van de evenementensector. Wie vanuit een keuken levert zonder truck, zit dichter bij een traiteur. Een foodtruck doet beide, en daarom past een standaardpakket zelden helemaal.

Een standplaats is meer dan een adres. Het is een uur van aankomst, een uur dat de markt sluit, een stroomaansluiting van 16 of 32 ampère, een organisator met een gsm-nummer, een vergunning of abonnement van de gemeente en soms een vergoeding per dag. Op het weekbord staat dat allemaal op de fiche van de standplaats, en zie je per dag welke truck, welke ploeg en welk menu waar staat.

Het bord bewaakt de regels die jij kiest: geen twee plaatsen voor dezelfde truck, genoeg mensen per truck, een standplaatsvergunning die nog geldig is. Komt er een privéfeest binnen op een dag dat beide trucks al op de baan zijn, dan zie je dat voor je ja zegt. Wie de ploeg zelf wil plannen, met beschikbaarheden en uren, koppelt het bord aan personeelsplanning-software.

De vaste lunchplaatsen staan er elke week op, de markten met hun abonnement, de festivals met hun eigen voorwaarden. Een truck die op een festival staat, krijgt daar vaak een eigen betaalsysteem of eigen bonnetjes opgelegd; het bord noteert dat bij de standplaats, zodat de ploeg niet ter plaatse ontdekt dat de kaartlezer niet mag.

Op een bedrijvenpark valt de hele lunch in vijf kwartier. Wie om tien uur bestelt, een slot van 12:15 kiest en meteen betaalt, staat om 12:15 niet in de rij. Zijn zak ligt klaar met zijn naam erop. Voor de ploeg betekent dat: om elf uur weet je al hoeveel porties weg zijn, en aan het loket blijft er tijd over voor wie spontaan langskomt.

Vooruitbestellen werkt via een link op je site, een QR-code op de truck of een bericht in de groep van het bedrijf. Het menu komt uit dezelfde lijst als je menubord, met prijzen in euro en met btw, zoals het moet. Is een gerecht op, dan verdwijnt het uit het bestelscherm.

De kassa neemt alles aan wat binnenkomt. Sinds 1 juli 2022 moet elke onderneming die aan consumenten verkoopt minstens een elektronische betaalmogelijkheid bieden, zonder toeslag. Cash mag je niet weigeren, op een paar uitzonderingen na, en bij een contante betaling rond je het totaal af op 0 of 5 cent. Een foodtruck die maaltijden serveert die ter plaatse worden opgegeten, kan boven een omzet van 25.000 euro uit maaltijden ook onder het geregistreerd kassasysteem vallen. Vraag je boekhouder of jouw omzet en jouw manier van verkopen eronder vallen; de software sluit aan op het kassasysteem dat je nodig hebt. Gebruik je al een kassa, dan lees je op Lightspeed kosten wat een kant-en-klaar pakket per maand vraagt.

Wil je dat het bestellen als een eigen app voelt, met een icoon op het startscherm van je vaste klanten, dan is dat een app laten maken. Voor de meeste trucks volstaat een webapp die je via een link of QR-code opent.

Een foodtruck heeft geen magazijn achter de winkel. Wat niet mee is, is er niet. Daarom kijkt de voorraad vooruit: welke standplaatsen staan er morgen, hoeveel porties verwacht je daar, en wat zit er al in de koelcel en in elke truck. Het verschil wordt een bestelling bij je bakker, je slager of je groothandel.

Elke bak die het atelier verlaat, krijgt een scan met het lot en de houdbaarheidsdatum. Dat is meer dan orde. Je autocontrole voor het FAVV vraagt dat je weet wat je bereidde, wanneer en waar het naartoe ging; wie zijn FAVV-toelating nog moet aanvragen, leest daar welk niveau bij zijn activiteit hoort. De allergenen per gerecht zitten in dezelfde lijst, zodat menu, bestelscherm en ticket hetzelfde zeggen. Wat je precies moet tonen, staat in de gids over allergenen verplicht.

Voor een zaak die naast de trucks ook een winkel of een atelier met vaste klanten heeft, gaat voorraadbeheer-software dieper in op locaties, scannen en bestelvoorstellen.

De lunch op een vaste plek brengt de vaste klanten. Het geld van het seizoen zit vaak in de privéfeesten: een huwelijk, een personeelsfeest, een communie, een opening. Die mensen zoeken in Google op foodtruck en hun stad, kijken naar de kaart met reviews en sturen een aanvraag naar wie meteen toont of de datum vrij is.

Daarvoor heb je drie dingen nodig. Een Google-profiel met de juiste categorie, je regio en foto's van de truck; de gids over een Google Bedrijfsprofiel aanmaken zet het op een rij. Reviews van feesten die goed liepen; lees meer Google-reviews krijgen. En een site die per soort feest een pagina heeft, met het menu, een prijs per persoon en de vrije data. Hoe zo'n site eruitziet en wat erop moet, staat op een foodtruck website.

Waar je deze week staat, verandert elke dag. Daarom komt de standplaatsenlijst op je site uit hetzelfde weekbord als de planning, en niet uit een pagina die iemand vergeet bij te werken. Wil je dat iemand je zichtbaarheid in je regio opvolgt, kijk dan naar lokale SEO; voor Instagram en Facebook, waar veel trucks hun week aankondigen, naar social media beheer.

Een aanvraag voor een feest is zelden volledig. Datum en ongeveer het aantal gasten staan erin, de rest moet je navragen: hoeveel vegetariërs, is er een allergie, waar staat de truck, is er stroom, hoe laat begint het. AI leest de mail, haalt eruit wat er staat, vraagt wat ontbreekt en zet een offerte klaar met je menu, je prijs per persoon en je voorwaarden. Jij leest na en verstuurt.

Gaat het om een bedrijfsfeest, dan factureer je aan een onderneming. Sinds 1 januari 2026 vertrekt zo'n factuur in België elektronisch via Peppol; aan particulieren niet. Wat dat voor je factuurprogramma betekent, staat in Peppol registratie.

Meer over wat AI in een keuken en aan een loket kan doen, lees je op AI in de horeca. Wil je dat aanvragen, offertes en bevestigingen vanzelf doorlopen, dan is dat AI-automatisatie. Een kalender waarin klanten zelf een vrije datum kiezen, beschrijft boekingssysteem website.

Niet elke foodtruck heeft hetzelfde nodig. Een uitbater die alleen werkt, wil vooral minder mails en geen rij. Een zaak met een atelier, drie trucks en een cateringtak wil overzicht over mensen, voorraad en facturen.

Wat de grootte ook is: je begint bij het stuk dat nu de meeste tijd of omzet kost. De rest bouwt erop verder, op dezelfde gegevens. Wie verder wil dan losse tools, leest op software op maat hoe een project verloopt.

Een foodtruck valt onder de regels van de ambulante handel, de voedselveiligheid en de horeca. Software verandert de regels niet, maar ze kan ervoor zorgen dat je ze niet vergeet.

De stappen om te starten, van KBO tot verzekering, staan in de gids foodtruck starten.

Dat is omzet, geen winst, en het hangt af van je plek en je menu. Reken je eigen marge na met de marge-calculator of kijk vanaf welk aantal porties een standplaats loont met break-even berekenen. Tegenover die cijfers staat een vaste prijs per project, die we na een eerste gesprek geven.

Een foodtruck staat nog niet bij onze klanten; de beschikbaarheidskalender met aanvraagformulier die we voor vakantiehuis No.4 Lange Ast bouwden, werkt zoals vrije data voor privéfeesten op je site.