Een kassasysteem voor je winkel dat ook je webshop kent

Het hart van een kassasysteem voor winkel en webshop is een enkele voorraad. Elk artikel bestaat een keer, met een barcode, een aantal per plek en een status: in de winkel, in het magazijn, gereserveerd voor een online bestelling. Wat aan de kassa gescand wordt, gaat er meteen af. Wat online besteld wordt, staat meteen als gereserveerd en verdwijnt uit wat de winkel nog mag verkopen.

De meeste kassasystemen voor retail hebben vandaag een eigen webshop of een koppeling met Shopify of WooCommerce. Kies je een pakket waarin kassa en webshop al samenzitten, dan is dat vaak de eenvoudigste weg. In onze gids Shopify of Lightspeed zetten we de twee bekendste naast elkaar, en wat zo'n pakket per maand kost lees je in Lightspeed kosten.

Heb je al een kassa en een webshop die niet met elkaar praten, dan is een koppeling op maat vaak goedkoper dan alles vervangen. Wordt de voorraad zelf het probleem, met meerdere magazijnen, leveranciers en nabestellingen, dan kijk je beter naar voorraadbeheer software die boven je kassa staat.

Click and collect klinkt eenvoudig: online bestellen, in de winkel afhalen. In de praktijk loopt het mis aan de toonbank. De bestelling ligt ergens achteraan, niemand weet of ze betaald is, en de klant wacht terwijl twee mensen zoeken.

Wat het verschil maakt:

• Een reservatie in de voorraadWat online besteld is, kan in de winkel niet meer verkocht worden.
• Een vak en een codeElke afhaling krijgt een vaste plek en een QR-code die de klant in zijn mail of sms krijgt.
• Betaald of nietDe kassa ziet meteen of er nog iets te betalen valt, of dat alles online geregeld is.
• Een bericht als het klaarligtPas dan komt de klant, niet als jij nog moet zoeken.
• Wat niet afgehaald wordtNa een termijn die jij kiest, krijgt de klant een herinnering, en daarna gaat het artikel terug in de verkoop.

Een eigen webshop of uitbreiding bouwen we in een webshop op maat of als Shopify-webshop, met afhalen als volwaardige leveroptie. Twijfel je of een webshop voor jouw winkel loont, lees dan eerst wanneer een webshop loont.

Wie een cadeau zoekt in zijn eigen stad, typt de soort winkel en de gemeente in Google. Wat dan bovenaan staat, is de kaart met drie zaken en hun reviews. Een Google Bedrijfsprofiel met de juiste categorie, de uren op zondag in december en echte foto's van de winkel is daar de basis. Hoe je aan meer reviews komt zonder te kopen, lees je in meer Google-reviews krijgen.

Daarna telt je site. Een pagina per productgroep, met wat nu in de winkel ligt en of je het vandaag kan afhalen, trekt zoekers die iets willen kopen in plaats van iets willen lezen. Uit een gedeelde voorraad komt die informatie vanzelf. Voor de vindbaarheid in je eigen regio werken we met lokale SEO; voor een grotere webshop met SEO voor webshops.

Een product mag in de winkel een andere prijs hebben dan in je webshop. De FOD Economie zegt dat uitdrukkelijk. Wel moet elke prijs schriftelijk, leesbaar en ondubbelzinnig zijn, als totaalprijs met btw, in euro. Voor de kassa en de webshop betekent dat: een prijs per kanaal, en geen verrassing aan de kassa.

Bij korting wordt het strenger. Kondig je een prijsvermindering aan, dan is de referentieprijs de laagste prijs die je in de 30 dagen ervoor vroeg, per verkoopkanaal. Wie in de winkel en online andere prijzen hanteert, heeft dus twee geschiedenissen nodig. Bij controles in 2025 bleek 7 op 10 gecontroleerde webshops niet in orde met promoties.

Een systeem dat de prijsgeschiedenis per kanaal bijhoudt, toont bij elke korting de juiste referentieprijs. Meer over wat een webshop moet tonen, staat in wettelijke verplichtingen voor een webshop en in onze gids over de herroepingsknop.

Een kassa kiezen is ook kiezen hoe je klanten betalen. Sinds 1 juli 2022 moet elke onderneming die aan consumenten verkoopt minstens een elektronische betaalmogelijkheid aanbieden, ongeacht haar grootte, en zonder toeslag. Een betaalterminal of een QR-betaling is dus geen keuze meer, wel welke.

Tegelijk blijft contant geld een wettig betaalmiddel. Een winkel mag cash niet zomaar weigeren, op enkele uitzonderingen na. Bij contante betaling rond je het totaal af naar 0 of 5 cent, en een handelaar mag hooguit 3.000 euro contant aannemen. Een goede kassa doet die afronding zelf en houdt het contante totaal per dag bij.

Verkoop je ook aan bedrijven, zoals een architect die stoffen bestelt of een kantoor dat kerstpakketten koopt, dan geldt sinds 1 januari 2026 de e-factuur via Peppol voor die verkoop. Een kassabon aan een particulier valt er niet onder. Hoe je je registreert, lees je in Peppol-registratie, en of het voor jou geldt in Peppol verplicht voor wie.

Een winkel met een paar honderd artikels krijgt elke week leveringen. Elke pakbon tik je over: naam, aantal, inkoopprijs, barcode, en daarna nog eens in de webshop met een foto en een tekst. AI neemt dat overtikken weg. Het leest de pakbon, herkent artikels die al bestaan, stelt voor nieuwe artikels een verkoopprijs voor op basis van jouw marge, en schrijft een eerste producttekst. Jij kijkt na en zet het live. Hoe we dat veilig opzetten, lees je bij AI voor bedrijven; met welke marge je rekent, kan je narekenen met onze margecalculator.

De drukste dagen van een winkel zijn de dagen waarop de vaste ploeg het niet alleen redt: zaterdagen, de zondagen voor Kerstmis, de eerste soldenweek. Studenten en weekendhulp vinden lukt beter met een korte vacature op je eigen site dan met een bord aan de deur. Wie reageert, staat in een lijst, en wie start, staat in het rooster op de gsm. Voor het rooster zelf werken we met personeelsplanning, voor de uren met een tijdsregistratie-app.

Een kassasysteem voor een kleine winkel moet vooral eenvoudig zijn: een terminal die snel betaalt, een barcode-scanner en een voorraad die je op je gsm ziet. Meer heb je vaak niet nodig.

De kost van een webshop zelf lees je in wat kost een webshop. Heb je een handelspand dat je opknapt, check dan de premie voor een handelspand en de subsidie voor digitalisering.

Dit is een voorbeeld, geen meting. Reken het na met je eigen cijfers in onze break-evencalculator of met de margecalculator.

Een winkel staat nog niet op onze klantenlijst. Wat we wel bouwden, lijkt erop: voor No.4 Lange Ast leest de site de kalenders van Airbnb en Booking, zodat een kamer nooit twee keer verkocht wordt. Dezelfde gedachte zit achter een voorraad die winkel en webshop voedt. Heb je een gespecialiseerde zaak, kijk dan ook bij fietsenwinkels, tuincentra, een webshop voor een bloemist of een webshop voor een bakkerij. Verkoop je ook in het groot, dan past groothandel beter.