Op deze pagina
Planner tegenover kantoorpakket, op acht punten
Prijzen en functies zoals Calendly en Microsoft ze in november 2026 op hun eigen pagina's zetten.
- Prijs
- CalendlyGratis voor een afspraaktype. Standard 10 dollar, Teams 16 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling
- Microsoft BookingsIn Business Basic (6,07 euro), Standard (12,13 euro) en Premium, per gebruiker per maand excl. btw, op jaarbasis
- Agenda
- CalendlyKoppelt met Google, Outlook en Office 365; Standard leest tot zes agenda's
- Microsoft BookingsWerkt in Outlook en Exchange Online, de afspraak staat meteen in je Microsoft-agenda
- Online vergadering
- CalendlyZoom, Teams of Google Meet als locatie van de afspraak
- Microsoft BookingsEen Teams-vergadering bij elke afspraak, ingebouwd
- Team
- CalendlyRound robin en routeringsformulieren in Teams
- Microsoft BookingsGedeelde boekingspagina's voor een team, beheerd vanuit Teams of Outlook
- Betalen
- CalendlyStripe en PayPal vanaf Standard
- Microsoft BookingsGeen eigen betaalstap; een betaaldienst koppel je via Power Automate
- Meldingen
- CalendlyAutomatische herinneringen per mail vanaf Standard
- Microsoft BookingsMail; sms alleen voor nummers uit de VS, Canada en het VK
- Waar je beheert
- CalendlyIn de webapp en een browserextensie
- Microsoft BookingsIn een app in Teams en in Outlook
- Gegevens
- CalendlyVerwerkt en bewaard in de VS, met DPF en standaardcontractbepalingen
- Microsoft BookingsExchange Online, binnen de EU Data Boundary voor wie zich in de EU inschreef
Calendly is de beweeglijkere planner, Bookings de goedkopere als het pakket er al is. Op betalen en koppelingen wint Calendly, op gegevens in Europa en de prijs voor een kantoor wint Bookings.
Waar de rekening echt verschilt
De vraag 'Calendly vs Microsoft Bookings' is vaak een vraag over een tweede abonnement. Een team van vijf dat op Microsoft 365 Business Basic zit, betaalt voor Bookings niets extra. Hetzelfde team op Calendly Teams betaalt vijf keer 16 dollar per maand bij jaarbetaling, bovenop Microsoft 365.
| Team van vijf, per maand | Calendly Teams | Bookings in Business Basic | Google Agenda in Business Standard |
|---|---|---|---|
| Planner zelf | 5 x 16 dollar | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Mail en agenda | Apart te betalen | 5 x 6,07 euro excl. btw | 5 x 13,60 euro excl. btw |
| Munt | Dollar | Euro | Euro |
| Betaling | Jaarlijks | Jaarabonnement | Flexibel plan |
Bij Microsoft kan je ook per maand betalen: Business Basic kost dan 7,28 euro per gebruiker. Google geeft 16 procent korting op een contract van een jaar. Reken het voor je eigen team door met de rekentool voor softwarekosten, want het verschil groeit met elke persoon die boekbaar moet zijn.
Een buitenlandse leverancier factureert je zaak doorgaans zonder Belgische btw: je verlegt die btw zelf in je aangifte. Een Peppol-factuur hoef je van Calendly, Microsoft of Google niet te verwachten; de Belgische plicht van e-facturatie geldt voor facturen tussen Belgische ondernemingen.
Waar Google Agenda tussenin valt
Google Agenda doet voor Workspace wat Bookings doet voor Microsoft 365. Met een gratis account of Business Starter heb je een boekingspagina. Vanaf Business Standard komen er meer pagina's bij, herinneringen per mail, beschikbaarheid over meerdere agenda's, tot twintig mede-organisatoren en betalen via Stripe. Draait je kantoor op Google, dan is Bookings geen optie en is de keuze Calendly of Google Agenda.
Gegevens en GDPR bij elk van de drie
Bij Microsoft en Google kan je de gegevens in Europa houden: Bookings via de EU Data Boundary, Google via de dataregio Europa vanaf Business Standard. Calendly bewaart in de Verenigde Staten en steunt op het Data Privacy Framework. Dat is toegelaten, maar je noemt het in je privacyverklaring en je bewaart de verwerkersovereenkomst. Wat dat in de praktijk vraagt, lees je in de gids over data residency in Europa en in GDPR voor Amerikaanse bedrijven.
Voor een makelaar die bezichtigingen plant, of een verzekeringsmakelaar met klantgesprekken, gaat het om naam, adres en telefoon. Dat is persoonsgegeven, geen geheim, maar het hoort wel op een lijst van verwerkers.
Overstappen zonder afspraken te verliezen
Wie van Calendly naar Bookings gaat, of omgekeerd, verhuist geen klantenbestand maar een gewoonte. De afspraken die al vastliggen, blijven in je agenda staan. Wat je opnieuw maakt, zijn de diensten, de vragen in het formulier en de teksten van de mails. Laat de oude link een paar weken naar de nieuwe pagina wijzen, en pas je mailhandtekening, je site en je Google-bedrijfsprofiel aan op dezelfde dag. Zo boekt niemand nog via een pagina die je niet meer opvolgt.
Gebruik je de planner samen met een CRM, kijk dan eerst hoe de afspraak daar vandaag binnenkomt. Calendly schrijft rechtstreeks naar HubSpot; bij Bookings loopt dat via Power Automate of een API-koppeling. Dat verschil merk je pas na de overstap, en dan is het een week werk.
Als de afspraak maar een stap in het proces is
Voor een kantoor in vastgoedbeheer volgt na een plaatsbezoek een verslag, een offerte en een opvolging. Een planner regelt alleen de eerste stap. Staat de rest in mails en een Excel-lijst, dan helpt de gids planning in Excel of software je kiezen tussen nog een tool en een eigen systeem. Een lastenboek maken met het sjabloon voor software dwingt je om de hele flow op papier te zetten voor je iets koopt of laat bouwen.
Past geen van beide, dan vind je bij de alternatieven voor Calendly nog vijf andere boekingstools, ook Europese.
Zo zet je Bookings op in een namiddag
- Kies persoonlijk of gedeeldEen persoonlijke boekingspagina is voor een medewerker. Een gedeelde pagina is voor een team, met diensten die bij verschillende mensen passen.
- Leg je diensten vastGeef elke dienst een duur, een buffer en de mensen die hem doen. Zet een Teams-vergadering aan waar de afspraak online gebeurt.
- Schrijf de mails in je taalPas de bevestiging en de herinnering aan. Werk je tweetalig, test dan wat een Franstalige klant ziet.
- Zet de link op je sitePlaats de link of de knop op je contactpagina en in je mailhandtekening, en boek zelf een afspraak als test.
Welke past bij welk soort kantoor
| Onderdeel | Neem Calendly als | Neem Bookings als |
|---|---|---|
| Je klanten | Je met klanten afspreekt die elk een andere agenda gebruiken en je die verscheidenheid zelf ook hebt | Je klanten vooral met jou afspreken en je eigen agenda in Outlook staat |
| Je team | Aanvragen moeten via een formulier naar de juiste collega gaan | Iedereen in je team een Microsoft 365-licentie heeft |
| Betalen | Een klant bij de boeking moet betalen, via Stripe of PayPal | Betalen na de afspraak gebeurt, met een factuur uit je boekhouding |
| Koppelingen | Je HubSpot, Mailchimp of een ander CRM wil laten meeschrijven | Je workflows al in Power Automate bouwt |
Twijfel je, test dan Bookings eerst: het staat al in je pakket, en overstappen naar Calendly kan altijd nog.
Vijf vragen om vooraf te beantwoorden
- Kijk welke Microsoft 365- of Workspace-licentie elke collega heeft.
- Beslis of klanten bij de boeking betalen of achteraf een factuur krijgen.
- Noteer in welke taal elke klantengroep de bevestiging moet krijgen.
- Zet de planner in je verwerkersregister en je privacyverklaring.
- Test een annulering en een verplaatsing door een klant, niet door jezelf.
Wat mensen nog vragen over deze twee
Is Microsoft Bookings gratis?
Niet los, wel inbegrepen. Het zit in Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium, en in onder meer E3, E5, F1 en F3. Heb je zo'n licentie, dan betaal je er niets extra voor.
Kan Microsoft Bookings sms-herinneringen sturen in België?
Volgens Microsoft werken sms-meldingen in Bookings alleen met nummers uit de VS, Canada en het VK. Voor Belgische klanten reken je dus op de herinnering per mail.
Kan een klant betalen bij een afspraak in Bookings?
Niet ingebouwd. Je kan een betaaldienst koppelen via Power Automate. Wie dat soort flows bouwt, leest best eerst n8n of Power Automate. Wil je vooraf betalen met Bancontact als vast deel van de boeking, dan is een eigen boekingsmodule een optie.
Werkt Calendly met Outlook?
Ja. Calendly koppelt met Outlook, Office 365 en Google Agenda. In het gratis plan koppel je een agenda, in Standard tot zes. De boekingspagina en de meldingen zet je per afspraaktype in het Nederlands of het Frans.
Kan ik Calendly en Bookings naast elkaar gebruiken?
Dat kan, maar het loont zelden. Twee planners op dezelfde agenda betekent twee plekken om je beschikbaarheid te beheren en twee soorten bevestigingsmails voor je klanten. Kies er een per soort afspraak: bijvoorbeeld Bookings voor interne gesprekken met Teams, Calendly voor klanten die vooraf betalen.
Welke van de twee is veiliger voor GDPR?
Allebei kunnen ze GDPR-conform gebruikt worden. Bookings houdt de gegevens binnen de EU Data Boundary, Calendly bewaart in de VS met het Data Privacy Framework. Wie liever niets buiten Europa heeft, kiest Bookings of Google Agenda met de dataregio Europa.
Wat als ik ook een klantenportaal wil?
Dan is een planner meestal een deel van de oplossing, niet het geheel. Een klantenportaal toont afspraken, documenten en facturen op een plek, met een login per klant.