Een kassa in je winkel: niet verplicht, betalen met de kaart wel

Wie een winkel opent, krijgt van elke kassaverkoper hetzelfde verhaal: je hebt een kassa nodig. Juridisch klopt dat niet. Een kledingzaak, boekhandel, cadeauwinkel of fietsenwinkel mag zijn verkoop bijhouden in een kassaprogramma, in een schrift of in een rekenblad. Wat de wet wel vraagt, gaat over betalen, prijzen en je boekhouding, niet over het toestel op je toonbank.

Wat de wet van een gewone winkel vraagt

De regels die voor een winkel echt gelden, staan verspreid bij de FOD Economie, de FOD Financiën en Vlaanderen. Samengevat:

In de eerste rij zit het hele verschil. Alles daaronder geldt voor elke zaak die aan consumenten verkoopt.

Voor wie de witte kassa wel geldt

De witte kassa, officieel het geregistreerd kassasysteem of GKS, is ingevoerd om de omzet in de horeca beter te volgen. Ze geldt voor uitbaters van plaatsen waar maaltijden worden verbruikt, en voor traiteurs die regelmatig catering doen. De drempel ligt op 25.000 euro per jaar uit restaurant- en cateringdiensten. Die omzet tel je zonder btw en zonder dranken.

Wie daaronder valt, denkt meestal aan restaurants, brasserieën en eetcafés. Ook een traiteur met vaste cateringopdrachten valt eronder boven de drempel. Een foodtruck die maaltijden serveert die ter plaatse gegeten worden, kan eronder vallen: vraag je boekhouder of jouw omzet en jouw manier van verkopen meetellen. Meer daarover staat in onze gids over een foodtruck starten.

Twijfelgevallen zijn er altijd. Denk aan een delicatessenzaak met een paar tafels, of een bakker waar klanten een broodje ter plaatse eten. Of je onder de witte kassa valt, hangt dan af van wat je als restaurantdienst verkoopt en hoeveel. Dat is een vraag voor je boekhouder, niet voor de verkoper van een kassa. Wat zeker is: een winkel die alleen goederen meegeeft, valt er niet onder.

GKS 2.0: wat er vanaf juli 2026 verandert

Voor wie wel onder de witte kassa valt, komt er een nieuwe versie: GKS 2.0. Een nieuw systeem moet sinds 1 juli 2026 aan GKS 2.0 voldoen. Wie al een geregistreerd kassasysteem heeft, krijgt tijd om over te schakelen, afhankelijk van wanneer het gekocht is:

Voor een gewone winkel verandert hier niets. Koop je een kassapakket dat GKS 2.0 ondersteunt, dan betaal je soms voor een module die je niet nodig hebt. Vraag het na bij de offerte.

Elektronisch betalen is wel verplicht

De regel die elke winkel raakt, geldt sinds 1 juli 2022. Elke onderneming die aan consumenten verkoopt, moet minstens een elektronische betaalmogelijkheid aanbieden. De grootte van je zaak speelt geen rol. Een kraam op de markt, een kleine boekhandel en een grote kledingzaak vallen er alle drie onder.

Welke betaalmogelijkheid je kiest, mag je zelf beslissen. Een betaalterminal voor Bancontact en kredietkaarten, een QR-code die de klant met zijn bankapp scant, of een terminal in een app op je gsm: het telt allemaal. Een toeslag vragen voor de kaartbetaling mag niet. Wil je ook in je webshop meer dan een betaalmethode aanbieden, lees dan onze gids over betaalmethoden in Europa.

Contant geld, afronding en de grens van 3.000 euro

Contant geld blijft een wettig betaalmiddel. Een winkel mag cash niet zomaar weigeren, op enkele uitzonderingen na. Drie regels om te onthouden:

• Afronden op het totaalBij een contante betaling rond je het totaal af naar 0 of 5 cent. Een bedrag van 12,37 euro wordt 12,35 euro, een bedrag van 12,38 euro wordt 12,40 euro. Betaalt de klant met de kaart, dan rond je niet af.
• Hooguit 3.000 euro contantEen handelaar mag voor een aankoop niet meer dan 3.000 euro contant aannemen. Verkoop je meubels, juwelen of fietsen, dan kom je daar sneller aan dan je denkt.
• Een overzicht per dagHou je dagontvangsten bij, contant en elektronisch apart. Hoe je dat precies doet, spreek je af met je boekhouder.

Een kassaprogramma doet die afronding vanzelf en geeft je per dag een overzicht. Daarin zit het echte argument voor een kassa in een winkel: niet de wet, wel minder rekenwerk.

Prijzen tonen in de winkel en online

Prijzen in een winkel moeten schriftelijk, leesbaar, zichtbaar en ondubbelzinnig zijn. Je toont de totaalprijs met btw en verplichte taksen, in euro. Dat kan op een etiket, een bordje in het rek of een prijslijst bij de toonbank.

Heb je ook een webshop, dan mag een product online een andere prijs hebben dan in de winkel. Bij een aangekondigde korting moet je wel een referentieprijs tonen: de laagste prijs die je in de 30 dagen ervoor vroeg, in dat kanaal. Wie in winkel en webshop andere prijzen vraagt, houdt dus twee prijsgeschiedenissen bij. Bij controles in 2025 bleek 7 op 10 van de gecontroleerde webshops niet in orde met promoties.

De data van de solden en de sperperiode staan in onze blog over solden 2027. Wat een webshop daarnaast moet tonen, zoals je ondernemingsnummer, de leveringskosten en het herroepingsrecht, lees je in wettelijke verplichtingen voor een webshop.

Peppol voor wat je aan bedrijven verkoopt

Verkoop je ook aan andere ondernemingen, dan geldt sinds 1 januari 2026 de e-factuur via Peppol. Een architect die stoffen bestelt, een kantoor dat kerstpakketten koopt, een school die boeken haalt: wie zo'n klant een factuur stuurt, doet dat via Peppol. Een kassabon aan een particulier valt er niet onder. Hoe je je registreert, lees je in Peppol-registratie. Of het voor jou geldt, staat in Peppol verplicht voor wie, en het volledige kader in e-facturatie in België.

Waarom een winkel toch vaak een kassa kiest

Geen verplichting betekent niet dat je zonder kassa beter af bent. Een kassaprogramma doet een paar dingen die je anders met de hand doet:

De laatste twee rijen zijn waar het voor een groeiende winkel om draait. Zodra je ook online verkoopt, wil je dat een verkoop aan de toonbank meteen van de webshop afgaat. Welk pakket daarbij past, lees je in Shopify of Lightspeed, en wat zo'n pakket per maand kost in Lightspeed kosten. Heb je al een kassa en een webshop die los van elkaar draaien, dan is een koppeling vaak goedkoper dan alles vervangen. Hoe een kassasysteem voor winkel en webshop in de praktijk werkt, met click and collect en een klantenkaart, staat op onze pagina voor winkels.

Drie winkels, drie keuzes

Hoe de regels uitpakken, hangt af van wat je verkoopt en waar. Drie voorbeelden met verzonnen zaken:

Een boekhandel zonder webshop. Geen witte kassa, geen kassaplicht. Wel een betaalterminal of een QR-betaling, en een overzicht van de dagontvangsten voor de boekhouder. Een kassa-app op een tablet met een barcodescanner volstaat, en de voorraad zie je op je gsm. Verkoopt de boekhandel ook aan scholen, dan gaan die facturen via Peppol.

Een kledingzaak met een webshop. Ook hier geen kassaplicht. Het probleem zit elders: een broek die aan de toonbank verkocht is, mag online niet meer te koop staan, en een korting in de winkel heeft een andere referentieprijs dan een korting online. Een kassa die de voorraad en de prijzen per kanaal deelt met de webshop, bespaart hier het meeste werk. Click and collect komt er vaak vanzelf bij.

Een delicatessenzaak met een eethoek. Hier wordt het een vraag voor de boekhouder. Wat klanten meenemen, telt niet als restaurantdienst. Wat ze aan tafel eten, mogelijk wel. Ligt die omzet boven 25.000 euro per jaar, zonder btw en dranken, dan geldt de witte kassa, en voor een nieuw systeem dus GKS 2.0. Kies je in dat geval een kassa, vraag dan na of ze geregistreerd is en of ze ook met je webshop praat.

In alle drie de gevallen gelden dezelfde regels voor elektronisch betalen, afronden en prijzen tonen. Het verschil zit in de witte kassa, en die raakt alleen wie maaltijden ter plaatse serveert. Voor zaken in de horeca hebben we een aparte pagina over een website voor horeca.

Vier vragen voor je een kassa koopt

1. Valt mijn zaak onder de witte kassa? Voor een gewone winkel is het antwoord nee. Serveer je ook maaltijden ter plaatse, vraag het je boekhouder.
2. Praat de kassa met mijn webshop? Vraag welke koppelingen er zijn, en of de voorraad in beide richtingen loopt.
3. Wat kost het per maand, met de betaalkosten erbij? Een abonnement, een terminal en een kost per transactie tellen samen.
4. Kan ik mijn gegevens meenemen? Als je ooit overstapt, wil je je artikels, klanten en verkoopgeschiedenis exporteren.

Wil je liever een eigen webshop die op je kassa aansluit, dan bouwen we die als webshop op maat. Voor een uitgebreid magazijn met nabestellingen kijk je naar voorraadbeheer software.