Verhuur
Software voor verhuurbedrijven die elk toestel volgt
Een hoogwerker, een tent, een aanhangwagen of een e-bike: elk stuk heeft een agenda, een staat en een onderhoudsbeurt. Wij bouwen het systeem dat die drie bij elkaar houdt, van de reservatie tot de factuur.
Verhuur draait om een vraag: is het vrij?
Een klant belt voor een minigraver voor volgend weekend. Je kijkt in de agenda, op het whiteboard in de loods en in het boekje van de collega die gisteren de uitgifte deed. Pas dan weet je of het toestel vrij is, of het terug is van de vorige klant en of het onderhoud gedaan is. Dat is drie keer zoeken voor een vraag die een systeem in een seconde beantwoordt.
Software voor verhuurbedrijven houdt per stuk bij waar het is, wie het heeft, in welke staat het terugkwam en wanneer het naar de keuring moet. Daarop bouw je de rest: online reserveren, een contract dat de klant digitaal tekent, foto's bij de uitgifte en de retour, en een factuur die vanzelf de juiste dagen telt. Op deze pagina lopen we dat proces stap voor stap door.
Elk huurartikel heeft eigen regels
De basis is gelijk, maar wat je verhuurt bepaalt welke gegevens je bijhoudt.
Bouwmaterieel en machines
Draaiuren of kilometerstand bij uitgifte en retour, brandstofniveau, een keuring die op tijd moet gebeuren. Het systeem laat een machine met een vervallen keuring de loods niet uit. De kant van de aannemer lees je bij software voor bouwbedrijven.
Feest- en eventmateriaal
Tenten, tafels, stoelen, koelwagens en geluid. Je verhuurt in sets en aantallen, levert vaak zelf en haalt terug op een andere dag. Een planning per levering hoort erbij. Meer over die sector bij evenementen.
Aanhangwagens en voertuigen
Nummerplaat, verzekering, keuring en schade per voertuig. Hier lijkt verhuur sterk op vlootbeheer software, met een huurklant in plaats van een chauffeur.
Fietsen en e-bikes
Veel stuks van hetzelfde type, maten, batterijen en sloten. Een winkel die ook verhuurt, vindt meer in onze pagina voor fietsenwinkels en de website voor een fietsenwinkel.
Logies en ruimtes
Een vakantiehuis of een zaal verhuur je per nacht of per dagdeel. Daarvoor is een boekingssysteem op je website vaak al genoeg.
Beschikbaarheid per stuk, niet per soort
Veel verhuurpakketten tellen per soort: je hebt vijf hoogwerkers, er zijn er drie verhuurd, dus twee zijn vrij. Dat klopt tot een van die twee in onderhoud staat, of tot de klant een specifieke werkhoogte vraagt. Daarom volgt een goed systeem elk stuk apart, met een eigen nummer en een eigen agenda.
| Toestand van een stuk | Wat het systeem toont | Wat het blokkeert |
|---|---|---|
| Vrij | Beschikbaar voor reservatie | Niets |
| Gereserveerd | Klant, periode, levering of afhaling | Een tweede reservatie in dezelfde periode |
| Uitgegeven | Wie het heeft, sinds wanneer, verwachte retour | Uitgifte aan een andere klant |
| Terug, te controleren | Foto's van de retour, open opmerkingen | Nieuwe uitgifte tot de controle klaar is |
| In onderhoud of keuring | Datum terug, reden | Reservaties in die periode |
Zo ziet een klant online alleen wat echt vrij is. De agenda die we voor een vakantiehuis bouwden, werkt op dezelfde manier: dagen zijn vrij, bezet of gekozen. Voor een verhuurbedrijf voegen we de stukken, de sets en de leverritten toe.
Reserveren met een waarborg
Een reservatie wordt pas zeker als de klant betaalt of een waarborg geeft. Het systeem rekent de waarborg per artikel of per set, vraagt de betaling online en houdt bij wanneer je hem terugstort. Wordt er schade vastgesteld, dan zie je meteen welk bedrag je mag inhouden volgens je eigen voorwaarden. Welke betaalmethodes je klanten verwachten, lees je bij betaalmethodes in Europa.
Verhuur je ook aan bedrijven, dan wil je vaak geen waarborg maar een kredietlimiet per klant. Ook dat is een regel in het systeem: boven de limiet gaat de reservatie eerst langs iemand op kantoor. Voor vaste klanten bouwen we een klantenportaal waar ze zelf reserveren, hun contracten zien en verlengen. Werk je met reservaties per tafel of per kamer, kijk dan bij software voor horeca.
Uitgifte en retour, met foto's als bewijs
Discussies over schade beginnen bijna altijd bij een uitgifte zonder bewijs.
- Contract klaar voor de klant aankomtHet huurcontract staat klaar met de klantgegevens, het artikel, de periode en je voorwaarden. De klant tekent digitaal op een tablet aan de balie of vooraf via een link. Het getekende contract komt in het dossier van de klant.
- Uitgifte met foto's en meterstandenDe medewerker neemt foto's van het toestel, noteert draaiuren, kilometerstand of brandstof en vinkt de accessoires af. Alles krijgt een tijdstempel en hangt aan het contract. Dat werkt op een gsm, zoals een werkbon-app.
- Retour met dezelfde controleBij de retour herhaalt de app dezelfde lijst. Het systeem zet de foto's van uitgifte en retour naast elkaar en berekent de verbruikte uren of kilometers.
- Schade melden en afhandelenIs er schade, dan maakt de medewerker een melding met foto's. Het toestel gaat naar de status te herstellen, de klant krijgt een overzicht en het bedrag gaat naar de factuur of naar de waarborg.
- Vrijgeven voor de volgende klantPas na de controle wordt het stuk weer vrij in de agenda. Zo gaat er geen toestel met een open opmerking naar de volgende klant.
Onderhoud en keuring per toestel
Een verhuurbedrijf leeft van toestellen die werken. Daarom hoort het onderhoud in hetzelfde systeem als de agenda. Per toestel zie je de volgende beurt, de keuringsdatum en de verzekering, en het systeem waarschuwt op tijd. Een keuring die vervalt, blokkeert reservaties na die datum.
Voor DaTrans76 bouwden we een vlootbeheer met een dossier per voertuig: nummerplaat, kilometerstand, volgend onderhoud, keuring, verzekering en tachograaf, plus polissen en een rapport. Bij een verhuurder van aanhangwagens of bestelwagens is dat precies wat je nodig hebt. Voor technische dossiers en herstellingen kijk ook bij software voor onderhoudsbedrijven.
- Dossier per toestel of voertuig
- Waarschuwing voor keuring en verzekering
- Reservaties geblokkeerd na de vervaldatum
Factureren per dag, week of maand
De huurprijs is zelden een vast getal per dag. Een weekend kost minder dan twee losse dagen, een week minder dan vijf dagen, en een maand heeft een eigen tarief. Daar komen levering, schoonmaak, brandstof, verzekering en schade bij. Software rekent dat uit volgens jouw tabel, zodat de balie geen rekenmachine nodig heeft.
| Tariefregel | Voorbeeld van een regel in het systeem |
|---|---|
| Per dag | Elke begonnen dag telt, of pas na een vrij uur |
| Weekend | Vrijdagmiddag tot maandagochtend als een eenheid |
| Per week | Zeven dagen tegen een vast weektarief |
| Per maand | Lange huur met een maandfactuur tot de retour |
| Toeslagen | Levering, brandstof bijvullen, schoonmaak, verzekering |
| Verlenging | Een nieuwe periode op hetzelfde contract, zonder nieuw contract |
Voor lange huur stuurt het systeem elke maand vanzelf een factuur tot het toestel terug is. Wie zijn tarieven nog wil doorrekenen, vindt een hulp in de tool marge berekenen.
Facturen aan bedrijven via Peppol
Verhuur je aan aannemers, organisatoren of andere bedrijven, dan stuur je sinds 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een PDF in een mail is voor die klanten niet langer de wettelijke factuur. Het verhuursysteem maakt de factuur uit het contract en geeft ze door aan een Peppol-toegangspunt of aan je boekhoudpakket. Uitleg vind je bij e-facturatie in België, en of je al bereikbaar bent, test je met de Peppol-check. Hoe wij de factuurkant bouwen, staat bij facturatiesoftware op maat.
Verhuurpakket of eigen systeem
Er bestaan goede verhuurpakketten. De vraag is of jouw manier van verhuren erin past.
- Starten
- Een verhuurpakketSnel, met een vast model
- Een eigen systeemNa een bouwtraject op jouw proces
- Sets en combinaties
- Een verhuurpakketZoals het pakket ze kent
- Een eigen systeemZoals jij ze verhuurt
- Uitgifte op de werf of het event
- Een verhuurpakketVaak alleen aan de balie
- Een eigen systeemOp de gsm van je chauffeur
- Koppelingen
- Een verhuurpakketMet de partners van de leverancier
- Een eigen systeemMet je boekhouding, webshop en vloot
- Kosten
- Een verhuurpakketLicentie per maand en per gebruiker
- Een eigen systeemBouw en onderhoud, geen licentie per gebruiker
Verhuur je een standaardassortiment vanuit een balie, dan is een pakket vaak voldoende. Lever je zelf, verhuur je sets of combineer je verhuur met verkoop en onderhoud, dan loont een eigen systeem of een pakket met eigen modules ernaast.
Verkoop en verhuur in een agenda
Een verhuurbedrijf verkoopt vaak ook: verbruiksgoederen bij een machine, decoratie bij een tent, sloten en helmen bij een fiets. En het verhuurt in seizoenen. Beide horen in hetzelfde systeem, anders tel je dubbel.
Huren via je eigen site
De meeste klanten zoeken eerst online of een toestel vrij is. Toont je site de echte beschikbaarheid, met een prijs per periode en een knop om te reserveren, dan krijg je minder telefoons en meer reservaties buiten de openingsuren. Zo'n site leest rechtstreeks uit het verhuursysteem, dus wat online vrij staat, is ook vrij in de loods. Hoe we zo'n site opzetten, lees je bij een website laten bouwen. Een site die snel laadt op een gsm op de werf, beschrijven we bij een snelle website.
Verbruiksgoederen naast de huur
Schuurpapier, zaagbladen, brandstof, wegwerpbekers: wat de klant meeneemt en niet terugbrengt, is verkoop. Het systeem zet die artikels op dezelfde factuur als de huur en haalt ze uit de voorraad. Bij elke retour telt de medewerker wat er verbruikt is. Hoe je die voorraad op peil houdt, lees je bij voorraadbeheer software.
Een overzicht per seizoen
Een feestverhuurder draait in de zomer, een verhuurder van bouwmaterieel in het voorjaar, een fietsverhuur in de vakanties. Een dashboard toont per artikel hoeveel dagen het verhuurd was, wat het opbracht en wat het onderhoud kostte. Zo zie je welke toestellen je bijkoopt en welke je beter verkoopt. Een toestel dat de helft van het seizoen in de loods staat, verdient zijn plaats niet; een toestel dat elke week op een wachtlijst staat, vraagt een tweede exemplaar. Twijfel je tussen een pakket en een eigen systeem, lees dan software bouwen of kopen en reken een eerste orde van grootte uit met de rekentool voor softwarekosten. Hoe we bouwen, staat bij software op maat.
Gebouwd voor verhuur en beschikbaarheid
Villa Lidia: huurprijs, schoonmaak en borg in een totaal, voor de klant iets aanvraagt. 
No.4 Lange Ast: de beschikbaarheid volgt Airbnb en Booking, de gast boekt op de eigen site.
Verhuurders vragen ons vaak
- Kan een klant online reserveren en meteen betalen?
- Ja. De site toont de vrije stuks per periode, de klant kiest, tekent het contract en betaalt de huur of de waarborg online. Voor No.4 Lange Ast bouwden we een kalender die de bezetting van Airbnb en Booking inleest, voor Villa Lidia een kalender met een aanvraagformulier.
- Werkt het voor feestmateriaal in aantallen?
- Ja. Voor tafels, stoelen of glazen telt het systeem per aantal en per set, met een minimumvoorraad die achterblijft voor breuk. Grote stukken zoals een tent of een koelwagen volg je per stuk.
- Kunnen mijn chauffeurs de uitgifte op de werf doen?
- Ja. Uitgifte en retour werken in een app op de gsm, met foto's, handtekening en meterstanden. Waar er geen bereik is, werkt de app verder en synchroniseert later.
- Wat met de privacy van mijn huurklanten?
- Je bewaart alleen wat je nodig hebt voor het contract en de facturatie, en je legt vast hoe lang. Werkt een externe partij met die gegevens, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. Hoe dat op je site zit, lees je in GDPR op je website.
- Kan ik mijn bestaande pakket houden?
- Vaak wel. Als het een API of een export heeft, bouwen we de ontbrekende delen ernaast, bijvoorbeeld de uitgifte-app of de online reservatie, met een koppeling naar het pakket.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Laat ons je uitgifte een ochtend volgen
We kijken hoe een toestel de loods verlaat en terugkomt, en zeggen welke stap het eerst in een systeem moet. Plan een gesprek.
Liever meteen contact?