Software voor horeca die de zaal en de keuken samen laat werken

Een reservatie komt binnen via je site, via de telefoon, via Google of via een platform. Als die kanalen elk hun eigen agenda hebben, boek je vroeg of laat twee keer dezelfde tafel of kamer. De oplossing is een agenda die de bron van de waarheid is, en kanalen die daarop lezen en schrijven.

Voor een restaurant is het formulier op je eigen site vaak het sterkste kanaal, omdat je er de vragen stelt die jouw keuken nodig heeft: allergieën, een kinderstoel, een verjaardag. Hoe zo'n formulier en kalender werken, lees je bij een boekingssysteem op je website. Voor kamers en gastenverblijven kijk je beter naar een boekingssysteem voor een B&B, waar nachten en minimumverblijf de regels bepalen.

Een beschikbaarheidskalender die live meeleest scheelt telefoons. De gast ziet welke dagen of shifts vrij zijn, kiest en stuurt een aanvraag. Jij bevestigt, of het systeem bevestigt automatisch binnen de grenzen die jij instelt. Voor verblijven die ook op platformen staan, komt de bezetting van Airbnb en Booking binnen via hun iCal-link. Welk platform bij jouw logies past, vergelijken we in Airbnb of Booking.

Wie logies aanbiedt, heeft in Vlaanderen ook administratieve plichten rond aanmelding; daarover gaat de gids logies aanmelden. Een site die gasten overtuigt om rechtstreeks te boeken, bouwen we op de manier van onze website voor horeca of een website voor hotels. Verhuur je naast kamers ook fietsen of materiaal, dan lees je bij software voor verhuurbedrijven hoe je de beschikbaarheid per stuk bijhoudt.

Een horecazaak waar maaltijden ter plaatse worden verbruikt, moet een geregistreerd kassasysteem gebruiken zodra de jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten hoger is dan 25.000 euro exclusief btw. Dat geldt ook voor traiteurs die regelmatig catering doen. Je kent het als de witte kassa. Wat er per sector geldt, ook voor winkels, staat in onze gids kassa verplicht in een winkel.

De nieuwe versie, GKS 2.0, is verplicht voor nieuwe horecazaken vanaf 1 juli 2026. Bestaande zaken schakelen over volgens de aankoopdatum van hun kassa:

Heb je meerdere kassa's op verschillende momenten gekocht, dan telt de meest recente aankoopdatum.

De gecertificeerde kassa bouwen we niet zelf. Dat is een product met een eigen certificering, en het heeft geen zin om dat na te bouwen. Wat we wel doen, is de kassa laten praten met de rest: de omzet per dienst naar je dashboard, de verkochte gerechten naar je voorraad, de couverts naar je planning. Die verbinding heet een koppeling. Gebruik je Lightspeed of een vergelijkbaar systeem, dan lees je in Lightspeed kosten wat een licentie per maand vraagt, zodat je de totale kost van je kassa kent voor je iets bijbouwt.

Factureer je aan bedrijven, bijvoorbeeld voor catering of een groepsdiner, dan geldt sinds 1 januari 2026 de verplichting om gestructureerde elektronische facturen te sturen via het Peppol-netwerk. Hoe dat werkt, staat in e-facturatie in België.

Het FAVV verwacht dat je bij niet-voorverpakte gerechten informatie over allergenen geeft. Het koninklijk besluit van 17 juli 2014 regelt hoe. De standaard is schriftelijk: duidelijk leesbaar, op een fysieke of elektronische drager, op de plaats waar je verkoopt en voor de klant bestelt. Mondeling mag ook, als je aan vijf voorwaarden voldoet:

• de informatie wordt op verzoek meteen gegeven, ter plaatse en voor de aankoop;
• er is een schriftelijke procedure die vastlegt hoe je dat correct doet;
• die procedure ligt ter plaatse en is bereikbaar voor het personeel en voor het FAVV;
• het personeel is voldoende opgeleid over allergenen en over de procedure;
• je rekent geen kost aan voor die informatie.

De volledige uitleg, met de 14 groepen allergenen, lees je in allergenen verplicht. Start je een nieuwe zaak, dan begint het bij de FAVV-toelating.

Software helpt hier op een eenvoudige manier. Elk gerecht krijgt een fiche met zijn ingrediënten, en elk ingrediënt weet welke allergenen het bevat. Verandert de chef een saus, dan past de allergenenlijst zich aan in de keuken, op de kaart en in de bediening tegelijk. De procedure die het FAVV vraagt, staat er digitaal naast. Wil je dat gasten hun vraag zelf stellen, op een tablet of op je site, dan helpt AI daarbij, met de regels die we beschrijven in AI in de horeca.

Dezelfde fiche maakt voorraad eenvoudiger. Weet het systeem welke gerechten verkocht zijn, dan weet het ook wat er uit de koelcel ging. Je ziet per week wat je verbruikt, wat je weggooit en wanneer je moet bestellen. Een eigen voorraadbeheer loont vooral voor zaken met een vaste kaart, traiteurs en zaken met meerdere vestigingen. Voor een kleine bistro met een wisselende kaart is een goed spreadsheet soms genoeg.

De kern is dezelfde, de knelpunten verschillen per type zaak. Een hotel draait op nachten en kamers, een traiteur op offertes en leverdata, een foodtruck op locaties en een beperkte voorraad.

Organiseer je zelf evenementen, dan komen daar tickets, capaciteit en personeel per shift bij. Voor gasten die bij een zelfbedieningszuil bestellen of inchecken, bouwen we kiosksoftware.

Voor software noemen we vooraf geen vaste prijs, omdat het verschil tussen een koppeling en een volledig platform groot is. Met de rekentool voor softwarekosten krijg je een eerste beeld van de orde van grootte. Een site voor je zaak begint bij 1.500 euro. Wil je meteen weten wat er bij jou past, plan een gesprek of lees hoe we software op maat aanpakken. Twijfel je tussen een pakket en maatwerk, lees dan software bouwen of kopen.